Viel Organisation, wenig Emotionen

Keine Wertschätzung, fehlende kulturelle Integration: Die Auslandsentsendung der meisten deutschen Unternehmen ist nicht ohne Probleme. Worauf sie besonders achten sollten, zeigt eine Studie.

In Zeiten der Globalisierung sind Unternehmen weltweit vernetzt. Insbesondere in Deutschland als Technologie- und Exportnation gilt dies nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Im Rahmen ihrer Globalisierungsstrategien rücken die Unternehmen näher an Absatzmärkte heran und eröffnen Produktions- und Vertriebsstandorte in aller Welt. Als Begleiterscheinung sind Mitarbeiter-Auslandsentsendungen für nahezu jedes Unternehmen ein relevantes Thema: Ihre Anzahl und ihre Bedeutung werden in Zukunft weiter zunehmen.

Jedoch mangelt es in vielen Unternehmen an einem zentralen Entsendungsmanagement, das über Mittel und Wege  verfügt, die Qualität und den Erfolg von Entsendungen sicherzustellen. Nur wenige Unternehmen erheben und analysieren systematisch Daten zu eigenen Auslandsentsendungen. Das Expat-Management ist häufig nicht in strategische Überlegungen der Unternehmen eingebunden.

Ein intransparenter Markt

Folglich liegen auch aggregiert für den deutschen Markt keine belastbaren Daten vor: Es existieren keine genauen Angaben zur Anzahl an Expats, die von deutschen Unternehmen pro Jahr entsendet oder empfangen werden. Aussagen zu den Investitionen, die in diesem Bereich von Unternehmen getätigt werden, sind nicht möglich. Weder Arbeitsministerium oder Sozialversicherungsträger noch die Industrie- und Handelskammern (IHKs) verfügen über entsprechende Statistiken. Auch die KPMG-Studie Global Assignment Policies and Practices (2015) und die ältere Deloitte & Touche-Studie Entsendungsmanagement im Wandel (2008) liefern keine relevanten Erkenntnisse speziell für Deutschland. Um an dieser Stelle Transparenz zu schaffen, wurden Expat-Manager und entsendete Mitarbeiter in den 200 umsatzstärksten deutschen Unternehmen befragt. Ziel war, für den deutschen Markt aktuelle Erkenntnisse über Auslandsentsendungen zu generieren und zu verstehen, wie Unternehmenssicht und Mitarbeiterevaluation auseinanderfallen.

Vielfalt an Gründen vernebelt Sicht auf Probleme

Die Gründe für die Entsendungen von Mitarbeitern sind unterschiedlichster Natur und basieren auf völlig verschiedenen Einflussfaktoren. Mehr als drei von vier Unternehmen nennen Know-how-Mangel im Gastland, die Durchführung eines spezifischen Projekts und die Personalentwicklung als Gründe. Bei Auslandsentsendungen deutscher Unternehmen handelt es sich keineswegs mehr um eine Einbahnstraße: Neben der Entsendung von Mitarbeitern von deutschen an internationale Standorte werden bei fast 90 Prozent der befragten Unternehmen auch Mitarbeiter aus dem Ausland an deutsche Standorte entsendet. Es herrscht also ein reger Austausch von Personal und damit einhergehend von Know-how, Expertise und Spezialfähigkeiten.

Gefragt nach dem wahrgenommenen Erfolg von Auslandsentsendungen, sehen Unternehmen diese grundsätzlich als gelungen sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen an. Dabei schätzen sie den Erfolg für die entsendeten Mitarbeiter sogar geringfügig höher als den Erfolg fürs Unternehmen ein. Mitarbeiter hingegen sind bei diesem Punkt kritischer: Gescheiterte oder weniger erfolgreich als erhofft verlaufende Entsendungen stellen aus Mitarbeitersicht keine Ausnahme da.

Die Gründe für das Scheitern sind wiederum zahlreich und vielschichtig. Probleme beim Sprachverständnis spielen für mehr als die Hälfte der Expats eine entscheidende Rolle, jedoch nur aus Sicht von weniger als 20 Prozent der Unternehmen. Expats nennen ferner eine mangelhafte Integration durch den Standort im Gastland sowie private Probleme beim interkulturellen Verständnis. Berufliche Probleme beim interkulturellen Verständnis sowie Integrationsprobleme des Partners und der Familie hingegen werden von den Unternehmen als gravierender eingeschätzt als von den Mitarbeitern. Die Organisation des Auslandsaufenthaltes an sich oder mangelhafte Kenntnisse für die Ausführung der vor Ort erforderlichen Tätigkeiten spielen keine Rolle.

Bei der Repatriierung sehen Unternehmen die Schwierigkeiten vor allem darin, dass der Entsendete nach der Rückkehr nicht mehr mit seiner einstigen Position in der Heimat zufrieden ist, die von ihm gewünschte Stelle nicht unmittelbar verfügbar ist und unterschiedliche Vorstellungen bezüglich der weiteren Karriereplanung vorliegen. Völlig konträr dazu verhält sich die Wahrnehmung der Expats: Die von Unternehmen benannten Aspekte sind nachrangig. Ehemalige Entsendete werden vor allem durch Probleme bei der privaten Wiedereingliederung im Heimatland überrascht. Dies wird aber nur von einem Bruchteil der Unternehmen erkannt, sodass sich hieraus ein akuter Handlungsbedarf für die Unternehmen ableiten lässt.

Offenkundig kommt es bei der Evaluation von Auslandsentsendungen zu Fehleinschätzungen seitens der Unternehmen. Eine systematische Analyse erfolgter Entsendungen sowie eine detaillierte Auseinandersetzung mit den Expat-Bedürfnissen birgt die Chance zur Steigerung des Return on Investment von Entsendungen – nicht zu vernachlässigen angesichts der hohen Kosten. Aber was können Unternehmen besser machen?

Emotionen in drei Phasen adressieren

Betrachtet man den Status quo in den deutschen Unternehmen, so sind Sprach- und interkulturelle Trainings der Regelfall. Mehr als vier von fünf Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern eine Orientierungsreise an, die Kosten für diese übernimmt der Arbeitgeber dabei meist komplett. Nicht anders sieht es bezüglich der Leistungen für eine eventuell begleitende Familie aus: Im Normalfall werden auch hier Sprachtraining, interkulturelle Vorbereitung, eine Orientierungsreise oder Heimatreisen bei länger andauernden Entsendungen offeriert. Fast zwei Drittel der Unternehmen bieten dem Partner beziehungsweise der Partnerin Unterstützung bei der Jobsuche im Gastland. Im Ausland anfallende Schulgebühren für Kinder werden so gut wie immer vom Unternehmen übernommen. Auch bei der Wohnraumsuche im Gastland und bei Organisation und Finanzierung des Umzugs offerieren die allermeisten deutschen Unternehmen Unterstützung.

Die organisatorische und finanzielle Abwicklung der Entsendung ist über die vorgenannten Aspekte gewährleistet, wohingegen die emotionale Komponente vernachlässigt wird. Dabei geht es um das Mehr an Angebot zur Differenzierung und Abgrenzung im Wettbewerb, mit dem Ziel, die Wertschätzung für die Expats deutlich zu machen.

Die Befragung zeigt einen immensen Zeitdruck vor der Entsendung: Die Mehrzahl der Entsendungen ergeben sich erst ein bis drei Monate vor Beginn der Entsendung. Dies bedeutet, dass dem Expat mitsamt Familie nur ein sehr kurzer Vorbereitungszeitraum zur Verfügung steht. In dieser äußerst begrenzten Vorbereitungsphase konzentrieren sich Unternehmen und Expat auf die Abwicklung organisatorischer Dinge, weiche Aspekte werden dabei jedoch oftmals vernachlässigt. Dabei sind es gerade diese Faktoren, die für den Erfolg einer Entsendung von herausragender Bedeutung sein können und häufig auch eine sorgfältige Vorbereitung benötigen.

Insbesondere in Fällen mit Familien-Mitzug ergeben sich besondere Herausforderungen: Beispielsweise mangelt es an Programmen, die den Freundeskreis betroffener Kinder einbinden und den Familien bei der Eingewöhnung in den neuen, ungewohnten Alltag helfen. Auch bieten die befragten Unternehmen mit Verweis auf den Mietzuschuss im Ausland in der Regel keine Unterstützung bei der Zwischenvermietung des privaten Wohnraums des Mitarbeiters an. Gerade bei kurzfristig veranlassten Entsendungen sind solche emotionalen Hilfestellungen wertvoll für den Expat und gegebenenfalls die Familie und zeugen von besonderer Wertschätzung durchs Unternehmen.

Während der Entsendung stellt circa die Hälfte der Unternehmen ihren Expats grundsätzlich einen Mentor im Heimatland als Kontaktperson zur Seite. Ein Mentor im Gastland während der Entsendungsphase ist hingegen die Ausnahme. Dabei haben die wenigen Unternehmen, die ein Mentoring im Gastland praktizieren, positive Erfahrungswerte: Häufig auftretende Schwierigkeiten wie berufliche Probleme – ausgelöst durch interkulturelle Verständigungsschwierigkeiten – oder eine mangelhafte Integration des Expats am ausländischen Standort können so effektiv angegangen und beseitigt werden. Sofern die Bezugsperson am Einsatzort über die berufliche Integration hinaus auch die private Integration unterstützt (Socialising) und so bei der Integration des Partners oder der Partnerin mitwirkt, kann eine wesentliche emotionale Hürde genommen werden. Beispielsweise können initiierte Willkommens- oder Kulturfeste für den Expat mitsamt Familie gleich zu Beginn der Entsendung Berührungspunkte generieren.

Nach der Entsendung geht es insbesondere um das Thema Repatriierung, das in der Fachliteratur häufig als entscheidender Knackpunkt dargestellt wird, aber von Unternehmen vernachlässigt und scheinbar unterschätzt wird. Ältere Studien zeigen, dass mehr als ein Drittel der Rückkehrer das entsendende Unternehmen innerhalb eines Jahres nach der Rückkehr verlässt. Diesem – angesichts der getätigten Investition sowie der im Rahmen der Entsendung gewonnenen Erfahrungen und Kenntnisse – alarmierenden Wert, liegen handfeste und regelmäßig auftretende Schwierigkeiten bei der Wiedereingliederung zugrunde: Eine gewisse Bedeutung haben dabei unterschiedliche Vorstellungen über die weitere Karriereplanung oder der Mitarbeiterwunsch zur beruflichen Neuorientierung. Viel entscheidender sind aber enttäuschte Erwartungen oder eine mangelnde emotionale Verbindung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Neben der Organisation, beispielsweise durch vorbereitende Trainings für die Repatriierung, sind auch in dieser Phase der Entsendung wieder emotionale Aspekte von herausragender Bedeutung. Beispielsweise wirkt die Unterstützung bei der Zwischenvermietung des Mitarbeiter-Wohnraums für einen vorab definierten Zeitraum für den Expat als klares Signal, dass das Unternehmen nach der Rückkehr auf den Mitarbeiter baut. Grundsätzlich zeigt sich, dass durch ein Vertrauensklima und verlässliche Absprachen frühzeitig die emotionale Bindung des Mitarbeiters ans Unternehmen sichergestellt werden kann.

Nicht Pflicht, sondern Kür

Die Berücksichtigung der emotionalen Komponente bei Auslandsentsendungen erleichtert Mitarbeitern die Entscheidung, da die Umsetzung – insbesondere auch bei Mitzug der Familie – geschmeidiger verläuft und so zusätzliche Anreize für Mitarbeiter zur Entsendung geschaffen werden.

Im Durchschnitt sind circa 13 Prozent der Expats deutscher Unternehmen Frauen; bei etwas mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen liegt der Frauenanteil bei zehn Prozent oder weniger. Auffallend ist, dass sich die Unternehmen mit höherem Frauenanteil unter den Expats bei emotionalen Faktoren stärker engagieren. Die Daten deuten an, dass eine bessere Berücksichtigung emotionaler Aspekte bei Auslandsentsendungen gleichzeitig Katalysator für mehr Frauen in Führungspositionen sein kann: Zusätzliche Anreize und Hilfestellungen ermutigen Frauen, den Karriereschritt der Auslandsentsendung zu nehmen und sich so für Führungspositionen zu qualifizieren.

Angesichts der Diskrepanz zwischen der Bedeutung von Auslandsentsendungen und ihrer nur mäßig erfolgreichen Umsetzung bedarf es einer Professionalisierung des Entsendungsmanagements deutscher Unternehmen. Während die Abwicklung von Auslandsentsendungen bereits weitgehend gut zu funktionieren scheint, hinkt die Berücksichtigung von Emotionen hinterher.

Unternehmen müssen erkennen, dass es um Ideen und Maßnahmen zur Differenzierung geht, um so dem Status der Auslandsentsendung die nötige Wertschätzung zuteil werden zu lassen und damit Anreize für Mitarbeiter zu setzen. Das Management von Auslandsentsendungen ist nicht Pflicht, sondern Kür. So werden Mitarbeiter-Auslandsentsendungen ein Erfolgsfaktor für Global Player.