Warum Multitasking unproduktiv macht

Multitasking gehört zur modernen Arbeitswelt dazu, führt aber auch zur Überforderung.
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Multitasking gehört zur modernen Arbeitswelt dazu, macht auf Dauer aber mürbe. Konzentration, bitte!

Wie kommt es, dass fast die Hälfte aller im Beruf stehenden Personen zumindest zeitweise an Überforderung oder gar Burnout leidet? Ein Hauptproblem ist, dass – salopp gesagt – zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten sind. Simultan Dinge zu tun, gehört zu unserem Leben. Weil dadurch Zeit gespart wird, macht Sich-gleichzeitig-mehreren-Aufgaben-widmen unseren Alltag scheinbar effizienter. Wir surfen während einer Telefonkonferenz im Internet, nutzen den Laptop bei Meetings nicht nur zur Mitschrift, sondern parallel zur Beantwortung der neuesten E-Mails. Auf Dauer frisst Multitasking uns aber auf. Aus diesen Gründen:

Geteilte Aufmerksamkeit frisst Energiereserven

Unsere Arbeit folgt uns überall hin, unsere digitalen Geräte lassen uns keine Ruhe. Natürlich muss es nicht gleich zu einem Zusammenbruch aufgrund dieses dauernden Multitaskings kommen. Doch die persönliche Produktivität zahlt im Endeffekt den höchsten Preis dafür. Geschuldet wird dies der geteilten Aufmerksamkeit. Wer sich mit mehreren Aufgaben beschäftigt, kann unmöglich einer Tätigkeit volle Aufmerksamkeit widmen. Besonders tückisch ist, dass durch dieses ständige Jonglieren mehrerer Aufgaben ohne jegliche Atempause die Energiereserven langsam aber sicher aufgebraucht werden.

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Ständige Verfügbarkeit schadet

Dank der digitalen Kommunikation sind wir für den Job auch außerhalb der Arbeitszeit nahezu ständig erreich- und verfügbar. Anfangs als Segen bejubelt, wird dies inzwischen von vielen als Fluch gesehen – weil es mehr Stress verursacht, was letztendlich den Beschäftigten, den Unternehmen und der Gesellschaft schadet. Zu jeder Tageszeit sofort eine Antwort zu erwarten oder gar zu verlangen, muss hinterfragt werden, weil es die Mitarbeiter dazu zwingt, ständig reaktiv zu sein und deren Aufmerksamkeit fortwährend unterbricht.

Zeitvorgaben diszipliniert einhalten

In den Unternehmen müssen vom Management neue Rahmenbedingungen geschaffen werden. Besprechungen sind oft wahre Zeitfresser und fordern die Teilnehmer zum Multitasking förmlich heraus. Werden sie jedoch grundsätzlich als kurze, disziplinierte Meetings mit maximal 45 Minuten statt einer Stunde oder mit „open end“ angesetzt, bleiben die Teilnehmer leichter fokussiert. Wichtig ist, dass alle Meetings zu einer präzisen Uhrzeit beginnen und auch enden. Während dieser Zeit sollte die Nutzung digitaler Geräte tabu sein. Anschließend bleibt so Zeit, über das Besprochene zu reflektieren. Von einem kurzen Break profitiert auch die nächste Aufgabe.

Der bessere Weg zu mehr Produktivität

Jede Aufgabe, die mit voller Aufmerksamkeit erledigt wird, punktet mit einem besseren Ergebnis, als wenn mehrere Projekte parallel erledigt werden. Durch die volle Konzentration auf eine Sache kann im gleichen Zeitraum ein wesentlich größeres Pensum erbracht werden. Manche Mitarbeiter schaffen sogar das doppelte. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass intensiven Arbeitsphasen echte Erholungsphasen folgen, also Pausen, die auch wirklich als Pausen zur Regeneration genutzt werden und nicht, um E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten zu checken. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter dazu ermutigen und den Rahmen dafür schaffen. Es ist eindeutig der gesündere Weg zur höheren Produktivität.

Erhöhter Stellenwert für Erholung

Der Erholung kommt als Gegengewicht zur konzentrierten Arbeit erhöhter Stellenwert zu. Jeder Mitarbeiter sollte mindestens eine verbindliche Auszeit am Tag wahrnehmen. Ein Regenerationsraum, in dem Mitarbeiter sich ausruhen oder auftanken können, ist ebenso möglich wie eine Sport-, Yoga oder Meditationsstunde oder der gemeinsame Mittagsspaziergang um den Block. Auch regelmäßiger Urlaub muss sein, also möglichst mehrmals im Jahr, auch wenn es ein paarmal nur ein verlängertes Wochenende ist. Untersuchungen lassen keinen Zweifel: Menschen, die Ihre gesamte Urlaubszeit in Anspruch nehmen, sind gesünder – und produktiver obendrauf. Aber nur wer vollkommen von der Arbeit abschaltet, kann sich regenerieren.

Persönliche Strukturen schaffen

Auch jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, klare Grenzen für sich zu setzen. Eine gut strukturierte Arbeitsweise hilft dabei. Idealerweise wird das Wichtigste ohne Unterbrechung gleich morgens erledigt. Mehr als 60 bis 90 Minuten mit fester Start- und Endzeit sollten es aber nicht sein. Der vordefinierte Endpunkt hilft Ablenkungsversuchungen zu widerstehen. Je intensiver sich jemand in die Aufgabe vertiefen kann, umso produktiver wird er sein. Anschließend sind ein paar Minuten zur Erholung obligatorisch! Regelmäßige Zeiten für langfristige, kreative oder strategische Planung verhindern der ständigen Tyrannei des “Jetzt, jetzt, jetzt“ ausgeliefert zu sein.

All diesen Empfehlungen liegt ein einfaches Prinzip zugrunde: Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, dann fokussieren Sie sich während eines definierten Zeitraums vollständig darauf. Wenn Sie sich erholen, dann erholen Sie sich richtig. Seien Sie immer vollständig bei der Sache und hören Sie auf, in der Grauzone dazwischen zu leben.

Schnelltest zum Selbermachen

Um den eigenen Multitasking Score herauszufinden, gibt es eine einfache und schnelle Möglichkeit. Die neun Fragen zum Multitasking und zum Potenzial stehen in Form eines Onlinetests zur Verfügung.  Das Ergebnis erhält man nach Angabe einer Emailadresse. Hier geht’s zum Selbsttest.