Was bei Learning Management Systemen wichtig ist

Vor der Einführung eines Learning Management Systems (LMS) stehen viele Fragen: nach Kosten und Verfügbarkeit, dem Serverstandort und, wichtiger noch, der eigenen Qualifizierungsstrategie und der Nutzerfreundlichkeit. Ein Leitfaden.

Die Auswahl an Learning Management Systemen (LMS) ist groß: Analysten zählen über 300 verschiedene Angebote. Ihre Bandbreite reicht von einfachen Systemen mit klarem Schwerpunkt bis zu komplexen Varianten, die sich vielfach mit HR- und Business-Intelligence-Anwendungen vernetzen lassen. Es gibt sowohl Open-Source-Angebote als auch Lösungen großer Software-Häuser; Cloud-basierte Lösungen (SaaS) und lokal bei der eigenen IT des Unternehmens gehostete Systeme.

Bei der Auswahl eines LMS sollten Unternehmen drei Dimensionen beachten, die die Anforderungen bestimmen:

  1. die Qualifizierungsstrategie des Unternehmens
  2. die Technik und Infrastruktur, in denen die Software eingesetzt werden soll
  3. die User Experience.

1. Qualifizierungsstrategie

Ausgangspunkt für die Auswahl eines Learning Management Systems sollten immer die konkreten Ziele eines Unternehmens für die Qualifizierung von Mitarbeitern, Partnern oder auch Kunden und die daraus abgeleitete Strategie sein.

Wer soll qualifiziert werden? Welchen Lernbedarf hat die Zielgruppe? Welche Inhalte und Fähigkeiten sollen vermittelt werden, um diesen Bedarf zu decken? Welche unterschiedlichen Lernangebote bietet das Unternehmen den Lernern dafür an? Stehen weiterhin die klassischen Trainingsformate wie Präsenztrainings und E-Training im Vordergrund? Welche Bedeutung haben neue Lernformen wie Micro-Learning, On-demand-Learning, Social Learning & Collaboration und Employee Generated Content (EGC)? Welche Rolle spielen Themen wie Talent Management oder Performance-Steuerung – heute und in der Vision des Unternehmens?

Nur auf Grundlage einer Qualifizierungsstrategie lassen sich sinnvoll die funktionalen Anforderungen des gesuchten LMS ableiten: Wie komplex ist die (internationale) interne und externe Organisationsstruktur, die das LMS abbilden muss? Welche Lernformate müssen unterstützt werden? Welche Trainingsszenarien? Welche Ressourcen sind dafür zu verwalten? Welche Prozesse bei der Verwaltung der Qualifizierung müssen eingehalten werden? Welche Berichte und Daten benötigen Management, Abteilungen und Mitarbeiter für ihre Trainingsplanung und Erfolgsmessung? Dies sind nur einige der Fragen, die es für eine vorausschauende Entscheidung zu beantworten gilt.

Grundsätzlich gilt: Je umfassender das Unternehmen Qualifizierung versteht und je vielschichtiger die Lernangebote für die Mitarbeiter sind, umso wichtiger ist, dass das System flexible Lösungen auch für komplexe Qualifizierungsszenarien bietet.

2. Technik

Die Frage, in wieweit in Frage kommende Learning Management Systeme in die IT-Strategie und Infrastruktur des eigenen Unternehmens passen, ist ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium.

LMS existieren als Open Source und als proprietäre Software. Letztere stammen von  großen Software-Anbietern wie SAP und Oracle oder von unabhängigen Anbietern wie Cornerstone, NetDimensions, Saba oder SumTotal. Auch deutsche Anbieter, darunter IMC und time4you, bieten ihre Produkte auf dem immer größer werdenden Markt an.

Der Vorteil von Open-Source-Software liegt in erster Linie darin, dass ihre Nutzung nicht mit Lizenzgebühren verbunden ist. Zudem hat das Unternehmen vollen Zugriff auf den Code der Software und kann diesen auch verändern. Was auf den ersten Blick verlockend klingt, verursacht bei genauerem Hinsehen jedoch interne Entwicklungskosten – ein finanzieller und organisatorischer Aufwand, der unbedingt berücksichtigt werden sollte. Oft entstehen dadurch Kosten in ähnlicher Höhe wie die Lizenzkosten einer proprietären Lösung.

Eine proprietäre Software ermöglicht im Gegenzug für sehr viele Anforderungen bereits Out-of-the-box-Lösungen in einem vom Anbieter gepflegten und regelmäßig aktualisierten System. Der grundlegende Anwendersupport ist bereits im Lizenzpreis enthalten.

Eine weitere Grundsatzfrage, die es im Bereich Technik zu klären gilt, ist die nach dem Hosting. Einige Systeme gibt es nur als Software-as-a-Service (SaaS), Programm und die Informationen werden in der Cloud gespeichert. Für die meisten Systeme stehen den Unternehmen sowohl SaaS als auch ein Hosting auf Servern der eigenen IT zur Auswahl – dies gilt auch für Open Source Systeme, bei denen spezialisierte Dienstleister das Hosting für Unternehmen übernehmen.

Ein externes Hosting bietet oft Kostenvorteile für das Unternehmen, da keine eigene IT-Infrastruktur und Pflege für das System vorgehalten werden muss. Ist dies mit der IT-Strategie des Unternehmens vereinbar, sollte unbedingt geprüft werden, in welchem Land sich die Server befinden und ob der Software-Anbieter entsprechende Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 nachweisen kann, die für die externe Speicherung von Unternehmensdaten unerlässlich sind. Auch die Verfügbarkeit und der Aufwand für benötigte Schnittstellen des LMS zu internen IT-Systemen (wie zum Beispiel HR, Intranet, Business Analytics) sind zu bedenken.

Das interne Hosting auf eigenen Servern bringt zwar die komplette Kontrolle über System und die erhobenen Daten mit sich, erfordert jedoch einen internen IT-Aufwand und entsprechende Kapazitäten bei technischer Infrastruktur und Personal.

Entscheidet sich ein Unternehmen für ein eigenes Hosting, muss bei der Auswahl des LMS zudem beachtet werden, ob die benötigte Serverinfrastruktur zur eigenen IT-Infrastruktur passt und ob es über Kompetenzen für die verwendeten Technologien und Programmierplattformen verfügt.

3. User Experience

Die User Experience entscheidet darüber, wie gerne und intensiv die Lerner ein ausgewähltes LMS nutzen – und damit die Lernangebote des Unternehmens: Ist die Bedienung des Systems für die Nutzer intuitiv? Ermöglicht es das System, den Mitarbeitern bedarfsorientiert und intuitiv genau die Lernangebote zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen? Lässt sich das System von den Lernern im Büro, unterwegs und wo immer sie wünschen effektiv nutzen, weil es durch Responsive Design auf verschiedenen Endgeräten eine gute User Experience bietet? Können Bedienkonzepte und Oberfläche an gewohnte Standards des Corporate Designs angepasst werden?

Learning Management Systeme variieren stark darin, wie weit sich die User Experience des Lerners gestalten lässt. Flexible Systeme geben einem Unternehmen die Möglichkeit, die Oberfläche für die Lerner in Design und User Experience an das Corporate Design anzugleichen. Sie stellen Werkzeuge bereit, einer Zielgruppe relevante Lerninhalte zu präsentieren. Über Schnittstellen werden Inhalte in individuelle Portalen im Intranet oder Internet eingegliedert. Das erleichtert die Nutzung sowie die Integration in andere Angebote des Unternehmens, während das LMS im Hintergrund für die Verwaltung, Pflege und das Tracking zuständig bleibt.

Diese Faktoren spielen eine große Rolle für den Erfolg einer Lernplattform bei der eigentlichen Zielgruppe: den Lernern. Wer sie bei seiner Auswahl außen vor lässt, verspielt die Möglichkeit, ein System zu wählen, dass sich nicht nur auf die Verwaltung und Pflege von Lerninhalten beschränkt, sondern für die Nutzer ein effektives Werkzeug ist, Lernen zu vereinfachen und ihnen neue Möglichkeiten für Ihre Weiterentwicklung zu bieten.

In die Zukunft gerichtet denken

Unternehmen, die ein Learning Management System einführen oder ein vorhandenes System ablösen möchten, sollten bei der Auswahl also nicht als erstes die unterschiedlichen Systeme und deren Funktionen, Vor- und Nachteile und Kosten betrachten, sondern die eigenen Strategien und Bedürfnisse sowie die technischen Erfordernisse und Gegebenheiten analysieren: Wie sollen und wollen unsere Zielgruppen lernen, um bestmöglich zum Unternehmenserfolg beizutragen?

Aus der Analyse der Antworten ergeben sich die Kriterien, anhand derer ein neues LMS ausgewählt werden muss. Entscheidend ist hierbei, das LMS nicht am Stand der aktuellen Qualifizierungsmaßnahmen, sondern an der Strategie für die kommenden Jahre auszurichten.

Zehn Fragen für die Auswahl eines LMS

  1. Wie sieht die aktuelle Qualifizierungsstrategie des Unternehmens aus?
  2. Wie wird sie in fünf Jahren aussehen?
  3. Wer sind die (verschiedenen) Zielgruppen?
  4. Welche Lernangebote soll das LMS unterstützen?
  5. Welche administrativen Werkzeuge soll das System bieten?
  6. Open Source oder proprietäre Lösung?
  7. Software-as-a-Service oder Hosting auf eigenen Servern?
  8. Welches sind die geplanten Nutzungsszenarien: Wo und wie nutzen die Lerner das LMS heute und in Zukunft?
  9. Welche Prioritäten gibt es hinsichtlich der Anpassung an Corporate Design?
  10. Macht die Nutzung der Software Spaß?