Wie der Urlaub wirklich zur Auszeit wird

19.09.2019  |  Andrew Filev
Erreichbarkeit im Urlaub geht auf Kosten der Erholung; wie wird er wirklich zur Auszeit?
© gettyimages / grinvalds

Ob Anrufe oder E-Mails: Viele Arbeitnehmer sind auch im Urlaub erreichbar – auf Kosten der Erholung. Wie lässt sich das vermeiden?

Für Menschen, die in wettbewerbsreichen Branchen oder stark wachsenden Unternehmen arbeiten, ist gefühlt nie ein guter Zeitpunkt für Urlaub. Projekte wollen abgeschlossen, Mitarbeiter motiviert, Kunden und Investoren zufriedengestellt werden. Mittlerweile ist das „Nicht-abschalten-können“ ein so großes Problem, dass die WHO „Burnout“ als Berufsphänomen in die 11. Internationale Klassifikation der Krankheiten aufnehmen wird.

Entsprechend wird der Einfluss von Technologie und Work-Life-Balance seit dem Aufstieg von Cloud und Mobile heftig diskutiert. Einige sagen, dass Technologien wie mobile Geräte es unmöglich machen, unserer Arbeit zu entkommen. Andere sagen, dass sie uns freier und flexiblerer machen und befähigen, Arbeit und Leben zu verbinden. Eine Umfrage aus dem Jahr 2018 wirft ein wenig Licht auf die Debatte: Einige der Daten scheinen das Argument zu stützen, dass Technologie uns zwingt, „always on“ zu sein: 22 Prozent der Befragten gaben an, dass sie während des Urlaubs jeden Tag ein paar Minuten arbeiten. Weitere 24 Prozent beabsichtigen laut Studie zwar nicht, im Urlaub zu arbeiten, würden aber auf E-Mails oder Anrufe ihres Chefs antworten. Ein wirklich erholsamer Urlaub ist angesichts dieser Entwicklung nur schwer möglich.

+++Sie bekommen von HR nicht genug? (heart) Dann melden Sie sich jetzt für unsere Newsletter an. Hier geht es zur Anmeldung!+++

Eine andere Umfrage vom Juli 2019 zahlt auf die Sicht der Technologiebefürworter ein: Darin gaben 62 Prozent der Befragten an, dass die digitalen Tools, die sie am Arbeitsplatz einsetzen, gut oder sehr gut geholfen haben, ihr Team auf die Urlaubszeit vorzubereiten. Digitale Technologien können offenbar vor dem Urlaub so unterstützen, dass man sich im Urlaub dann getrost von Ihnen trennen kann.

Hier sind einige Tipps, wie Technologie einen erholsamen Urlaub unterstützen kann:

Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem wirklich erholsamen Urlaub

Auch im Zeitalter der digitalen Arbeit erfordert Urlaub Vorbereitung. Wie schnell diese in Stress ausarten kann, zeigt wiederum oben erwähnte Studie von 2019: Die Mehrheit (54 Prozent) der befragten Mitarbeiter gab an, dass ihr Stresslevel sehr hoch oder extrem hoch ist, wenn es an die Urlaubsvorbereitung geht. Damit Mitarbeiter alle Informationen zu den Aufgaben, die sie in Vertretung übernehmen sollen, schnell finden können, sollten diese von vielen digitalen Standorten an einen zentralen Ort zusammengeführt werden. Das erleichtert auch demjenigen, der in Urlaub geht, schnelle und exakte Übergaben zu machen. Er wird dann weder den Drang verspüren, im Urlaub erreichbar zu sein, noch wird dies nötig sein, da seine Kolleginnen und Kollegen die komplette Übersicht haben.

Der einfachste Weg ist, Projektdaten jederzeit zentral zu verwalten, zum Beispiel mit einem Arbeitsmanagement-System, das alle Informationen von Beginn eines Projekts an organisiert und für alle zugänglich macht. So fallen zeitraubende Übergaben samt Stress aus.

Im Urlaub wirklich abschalten: Das Management muss mit gutem Beispiel vorangehen

Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter im Urlaub arbeiten, ist höher, wenn ihre Vorgesetzten im Urlaub arbeiten. Daher gilt es für Chefs und Teamleiter in punkto Urlaub ganz besonders, die Vorbildfunktion zu wahren. Setzen Sie klare Regeln fest, zu welchen Zeiten gearbeitet wird, und wann nicht. Wenn Sie sich mitten in einem kritischen Projekt befinden und das völlige Ausklinken partout nicht möglich ist, legen Sie im Voraus definierte Zeiten fest, wann Sie erreichbar sind, und legen Sie Regeln fest, in welchen Fällen ein Anruf ok ist. So bleiben im Notfall alle auf dem Laufenden. Gleichzeitig gelingt es damit den Urlaubern, ihre Tage in „Arbeitszeit“ und „Entspannungszeit“ einzuteilen.

Vorausschauende Planung im gesamten Team

Einer der vermeidbarsten Gründe, dass Mitarbeiter im Urlaub nicht ungestört bleiben können, ist schlechte Planung. Oft planen Manager und Teamleiter nicht so weit vorausschauend, dass alle Urlaube sinnvoll abgestimmt sind. Wenn bestimmtes Fachwissen oder Fähigkeiten nicht durch die verbleibenden Mitarbeiter abgedeckt sind, muss fast zwangsweise jemand im Urlaub gestört werden. Manager sollten ihrem Team zuliebe nicht nur in das digitale Projektmanagement, sondern auch in eine zentrale Zeit- und Abwesenheitserfassung investieren und entsprechende digitale Werkzeuge zur Verfügung nutzen. Mitarbeiter können diesen Prozess unterstützen, indem sie frühzeitig und regelmäßig an ihre Urlaubspläne erinnern, so dass es keine bösen Überraschungen im Team gibt. Wenn das gesamte Team Einblick in anstehende Projekte und die Ressourcenplanung hat, können Mitarbeiter auch selbständig Arbeit frühzeitig delegieren, und so zu reibungslosen Abläufen beitragen.

Kommunikation: Bitte an einem Ort kanalisieren

Ist der Urlaub zu Ende, ist die Erholung oft schneller verpufft, als einem lieb ist: 45 Prozent der Befragten der oben genannten Studie gaben an, dass die Rückkehr an den Arbeitsplatz eine deutlich höhere Belastung mit sich bringt als üblich. Und natürlich ist es purer Stress, in kürzester Zeit seine Nachrichten auf sämtlichen Kanälen überprüfen zu müssen, damit sicher nichts Kritisches liegen bleibt. Reduzieren Sie diese Art von Stress, indem Sie Ihre Kommunikation an einem einzigen Ort kanalisieren. So müssen Sie nur einen einzigen Kanal bei Ihrer Rückkehr überprüfen. Sie können zum Beispiel Zapier nutzen, um diesen Prozess zu automatisieren. Oder Sie können Ihr Team dazu anhalten, wichtige Nachrichten ausschließlich über den Kanal zu senden, den alle Teammitglieder am häufigsten verwenden, zum Beispiel gängige Kommunikationstools wie Slack.

Urlaub ist für die Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil ihrer Work-Life-Balance. Um Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, sollten Sie als Führungskraft alles daran setzen, dass er erholsam wird. Zeigen Sie ihrem Team, dass Technologie dieses Bestreben fördert, wenn sie richtig eingesetzt wird.

Lesetipp: Konkrete Tipps zum Thema finden Sie auch in unserem Ratgeber „Urlaubsübergabe im Job: In 7 Schritten bereit für die Ferien“.