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Als „Einflüsterin der Internen Kommunikation“ kann HR Teamleiterinnen und Teamleitern die Arbeit erleichtern. Wie das funktioniert, erklärt Andrea Montua.
Teamleiterinnen und Teamleiter sind in ihrer „Sandwich-Funktion“ enorm gefordert und sollen in alle Richtungen zielgruppengerecht kommunizieren. Im Tagesgeschäft sind sie zudem Prozesssteuerer, Ressourcenbeschaffer, Planerinnen, Vermittler und Motivatorinnen. Auf klare und schnelle Informationen aus dem mittleren Management angewiesen, müssen sie gleichzeitig jederzeit auskunftsfähig sein, was die Ergebnisse ihrer Teams angeht. Kommt eine Veränderungssituation hinzu, wird erwartet, dass sie noch mehr Orientierung geben und zusätzlich mit Unzufriedenheiten und Ängsten umgehen – auch mit den eigenen.
Wer so gefordert ist, braucht Unterstützung. Ihre Rolle macht Teamleitungen zu einer besonderen Zielgruppe kommunikativer Maßnahmen. Denn gerade in Bezug auf Kommunikation und den Umgang mit Veränderungsprozessen können Teamleiterinnen und Teamleiter zwar Naturtalente sein, in der Regel stoßen aber auch sie an die Grenzen ihrer Möglichkeiten.
Hier kann HR im Schulterschluss mit der Internen Kommunikation (IK) eine verlässliche Partnerin sein. Dabei ist die direkte Kommunikation in Teams natürlich nicht zu ersetzen, HR und IK können Teamleitungen aber mit Maßnahmen und Tools unterstützen und auch den besseren Informationsfluss im Unternehmen fördern – insbesondere den aus Geschäftsführung und mittlerem Management auf die operative Ebene.
Mit diesen Maßnahmen können HR und IK Teamleitungen in ihrer Rolle unterstützen:
1. Informationen zielgruppengerecht aufbereiten
Definieren Sie im Tandem mit der IK und gemeinsam mit den Teamleitern ihre Zielgruppen und überlegen, wie Sie diese am besten erreichen. Wie groß ist das Interesse, wie ist die Stimmung? Wie viel Informationstiefe brauchen sie, wie weit müssen Themen heruntergebrochen werden, sind Beispiele sinnvoll, Visualisierungen oder das gesprochene Wort? Wie kann eine stimmige Kombination aus unterschiedlichen Formaten aussehen? Was bekommen die Teamleitungen an die Hand, was kann zentral kommuniziert werden? Je öfter Sie kommunikativ unterstützen, desto versierter werden diese in der Ansprache der Zielgruppen. Das Gute ist – die Botschaft kommt an.
2. Themen aufspüren und aufbereiten
Wenn Informationen auf den obersten Ebenen hängenbleiben, kann das verschiedenste Gründe haben, oft sind sie ziemlich banal. „Das interessiert doch niemanden“ ist eine Annahme, die zutreffen kann – muss aber nicht. HR kann in ihrer Funktion als vertrauensvolle Beraterin der Geschäftsführung, kombiniert mit dem Ohr der IK in die Belegschaft, gut einschätzen, was wen interessiert und diese Informationen so aufbereiten, dass sie weitergegeben werden können. Ein internes Redaktionsteam kann im Wechsel an den Sitzungen der Geschäftsleitung teilnehmen oder einen ähnlichen, direkten Kanal aufbauen. So ist sichergestellt, dass Infos nicht durch stille Post verlorengehen. Das Ergebnis kann ein Newsletter sein, der breit gestreut wird, oder aber ein Onepager als Kommunikationshilfe für die Teamleitungen.
Das funktioniert auch andersrum: Was bewegt die Teams und ihre Teamleitungen? Welche Themen sollte die IK aufgreifen und aufbereiten, damit diese bewegt, geklärt oder diskutiert werden? Jedes Thema, das zentral aufgegriffen wird, entlastet die Teamleitung in der direkten Kommunikation und hier sollte HR zur Einflüsterin der IK werden. Beide Abteilungen sind in der Regel gut vernetzt und können ihren ganz eigenen Newsroom schaffen. Richten Sie eine Routine ein, in der entschieden wird, was auf den Redaktionsplan kommt und was nicht.
3. Austausch
Wo werden die Teamleitungen eigentlich ihre Fragen los? Hier gilt es, geeignete Räume für Austausch und Kommunikation mit den oberen Ebenen zu schaffen. Auch da kann Teamwork zwischen HR und IK für Lösungen sorgen: Welche Formate kann man schaffen, die passen und etwas bringen? Vielleicht ist es ein normaler Jour Fixe, vielleicht aber auch ein monatliches Kamingespräch. Oder ein Tag des offenen Büros, an dem die Teamleitungen ganz zwanglos ihre Fragen loswerden können. Hier sind kreative Ideen gefragt, die zur Kultur des Unternehmens passen, damit sie angenommen werden.
4. Lücken füllen
Richtig kommunizieren, angemessen reagieren, Veränderungen moderieren – für Führungskräfte ist das Tagesgeschäft. Wer hier Nachholbedarf hat, sollte sich schulen lassen und so das Leben leichter machen. Was passiert mit Menschen (und damit auch mit mir selbst) in Veränderungen? Wie gehe ich in Mitarbeitergespräche? Die Fachleute für diese Themen sitzen nebenan: HR und IK können Coachings übernehmen und damit Sicherheit geben. Bei größeren Unternehmen lohnt es sich, ein internes Netz an Change-Agents, Moderatorinnen und Moderatoren aufzubauen. Die können Führungskräften viel Arbeit abnehmen, damit diese sich auf ihren Job konzentrieren können.
5. Kommunikative Begleitung im Alltag
Schwächen und Unsicherheiten hat jede und jeder, diese zuzugeben fällt manchmal jedoch schwer. Um Führungskräfte optimal unterstützen zu können, muss HR an die Schwächen ran und die passende Begleitung anbieten. Durch regelmäßige Treffen, vielleicht als fixen Lunch-Termin, bauen Sie Vertrauen auf, erfahren, wo es hakt und werden zum Unterstützer oder zur Unterstützerin. Machen Sie eine Umfrage unter den Teamleitern, um zu erfahren, wo sie Bedarf sehen. Oder laden Sie zum Speed-Coaching ein, aus dem sich dann vertiefende One-on-one-Termine ergeben können. Die Hürde sollte anfangs niedrig sein, auch um die inneren Hürden zu überwinden.
Ohne Frage: Die Teamleiter-Ebene hat maßgeblichen Einfluss auf Motivation und Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit auf den Kern jedes Unternehmens. Um ihren Job gut machen zu können, ist sie auf Informationen und Einordnungen von Themen angewiesen. HR profitiert, wenn sie diese Zielgruppe aktiv betreut – mit Unterstützung von IK und im engen Austausch mit anderen Führungsebenen.
