Wie Onboarding aus dem Homeoffice gelingt

Wegen der Corona-Krise muss das Onboarding neuer Kollegen nun auch vom Homeoffice aus funktionieren. Veit Lemke von Haufe hat sechs Tipps.
© gettyimages / Khosrork

Viele Beschäftige sitzen wegen des Corona-Virus im Homeoffice. Dennoch starten neue Kollegen in den Job und müssen eingearbeitet werden. Sechs Tipps.

Viele Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, den intern ohnehin oftmals schon mangelhaften Onboarding-Prozess in der aktuellen Krise fortzuführen. Ohne gutes Onboarding keine (engagierten) Mitarbeiter – eigentlich eine einfache Rechnung. Doch wie kann gutes Onboarding in Zeiten gelingen, in denen Social Distancing oberste Bürgerpflicht ist?

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Sowohl in Krisenzeiten als auch im allgemeinen Onboarding-Knigge gilt: Niemals den Onboardee verunsichern. Um Unsicherheiten erst gar nicht aufkommen zu lassen, ist es wichtig, vorzubeugen. Egal ob der Onboardee schon aktiv arbeitet oder ob er seinen ersten Arbeitstag noch vor sich hat – bestehende Ängste müssen wahrgenommen und schnellstmöglich abgebaut werden. Transparenz und eine ehrliche, offene Kommunikation sind hier gefordert.

Passende Infrastruktur schaffen

Apropos Kommunikation – wie kommuniziert man richtig aus dem Homeoffice? Es geht darum, Inhalte und Strategien des Onboarding-Prozesses mittels technischer Hilfsmittel umzusetzen und fortzuführen. Ohne die richtige technische Ausrüstung gestaltet sich Homeoffice allerdings schwierig. Es sollte sichergestellt sein, dass jedem neuen Mitarbeiter ein Laptop mit VPN-Zugang zur Verfügung gestellt wird – zur Not auf postalischem Wege im Zuge eines Welcome Packages. Ebenso muss, meist in Kooperation mit der IT-Abteilung, darauf geachtet werden, dass alle wichtigen Standard- und mitarbeiterspezifischen Programme wie z. B. Mail-Client, Aufgabenplaner sowie Tools zur Kommunikation installiert sind.

Teamaktivitäten wie das gemeinsame Mittagessen oder regelmäßige Kaffeepausen fallen in Zeiten wie der Corona-Krise, die das Homeoffice und damit gleichzeitig das Vermeiden sozialer Kontakte erfordert, weg. Die Integration des neuen Mitarbeiters wird so erheblich gestört. Hier einige Punkte, die helfen, diese Schwierigkeiten aufzufangen und die neuen MitarbeiterInnen auch aus der Ferne gut ins Boot zu holen:

1. Onboarding-App

Die digitale Transformation hat längst auch HR erreicht, so sollte man zumindest meinen. Die Zahlen sprechen eine andere Sprache: nur 12 Prozent der Unternehmen setzen bislang auf Software-Unterstützung. Wenn nicht jetzt, wann dann: Die neuen Mitarbeiter werden zum oder vor dem Start via Onboarding-App virtuell abgeholt und lernen so in ersten Schritten die Firmenkultur kennen. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können Informationen, Aufgaben und Termine remote hochgeladen werden, um so einen lückenlosen Prozess der Einarbeitung zu garantieren – voll umfänglich beim mobilen Arbeiten oder als Unterstützung für das Büro. Die Vorteile einer digitalen Lösung liegen auf der Hand: Die einzelnen Aufgabenpakete können von verschiedenen Personen Schritt für Schritt abgearbeitet und kontrolliert werden. Neben dieser Workflow-Unterstützung können relevante Informationen, Aufgaben oder News optimal zeitpunktgesteuert ausgespielt werden.

2. Remote-Kommunikation via Team-Chat

Die Offline-Dynamik des Teams wird sich automatisch auch in den Online-Meetings und Chats widerspiegeln und dem Onboardee so ein Gefühl für das neue Team vermitteln. Wichtig: Neben dem Fokus auf die Arbeit sollten auch das Zwischenmenschliche und der Humor nicht zu kurz kommen. Tipp: Beiträge gerne mit Smileys oder GIFs aufhübschen – hier aber bitte nicht übertreiben und authentisch bleiben. Die Einrichtung eines »Onboardee-Networking-Circles« bietet ebenfalls eine gute Möglichkeit zur weiteren Vernetzung. Solche Netzwerke unter Neuankömmlingen halten sich oft noch Jahre nach der Einarbeitungsphase und bieten die Möglichkeit zu abteilungsübergreifendem Austausch.

3. Welcome Day mal anders

In größeren Unternehmen finden üblicherweise in den ersten Tagen Begrüßungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter statt, die ungefähr zeitgleich beginnen. An einem gemeinsamen Welcome Day kann das Unternehmen allen Neuen die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten vorstellen. Vertreter aus den einzelnen Bereichen stellen kurz ihre Abteilung mit den wichtigsten Aufgaben vor. Über eine Live-Übertragung oder als Teilnehmer einer Videokonferenz können die neuen Kollegen hier remote problemlos integriert werden.

4. Pate

Der in der Preboarding-Phase begonnene Dialog mit Chef, HR oder dem Buddy sollte weitergeführt werden. Ein täglicher Anruf, wie es dem neuen Kollegen geht, ist Pflicht – abseits von allem Operativem. Es empfiehlt sich, dem Onboardee einen erfahrenen Mitarbeiter in Form eines Paten zur Seite zu stellen. An diesen kann er sich jederzeit bei Fragen wenden. Dabei ist es auch sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen wie etwa den Zeitpunkt und die Dauer für einen regelmäßigen Austausch zu fixieren, die am besten per Videochat stattfinden.

5. Know-how aufbauen

Damit die neuen Mitarbeiter sich nötiges Wissen aneignen oder vertiefen können, sind E-Learning-Angebote in der aktuellen Lage eine sehr gute Hilfe. Hier bieten sich externe Weiterbildungsangebote wie Webinare an. Geht es konkret um bestimmte interne Workflows, sollten Tutorials im Videoformat oder als Skript zur Verfügung gestellt werden.

6. Feedback & Mitarbeitergespräche

Am besten vermittelt man Feedback via Videochat, allein schon, um die Mimik des Gegenübers besser wahrzunehmen. Im Mitarbeitergespräch werden beispielsweise Aufgaben und Ziele besprochen und bisherige Arbeitsergebnisse ausgetauscht. Konstruktives Feedback ist hier ganz besonders wichtig und fördert die Motivation des Onboardees. Natürlich sollte das Ganze keine Einbahnstraße sein: Feedback des neuen Mitarbeiters ist für Unternehmen ein unschätzbares Gut, denn dieser bringt einen neuen und frischen Blick auf eingefahrene Workflows mit und liefert Ihnen vielleicht die ein oder andere Möglichkeit zur Prozessoptimierung.

In Ausnahmesituationen wie der derzeitigen ist eines besonders wichtig: Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter zu haben und auch Onboardees, trotz erschwerter Bedingungen den Einstieg so leicht wie möglich zu machen.

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