„Wissen entsteht durch den Faktor Zufall, durch Begegnungen“

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Peter Schwehr entwickelt an der Hochschule Luzern neue Raum- und Architekturkonzepte für Bürolandschaften und Gebäude. Für ihn ist das Büro ein Arbeitsplatz mit Zukunft, wenn es neu gedacht werden kann.

Herr Professor Schwehr, Sie sagen: Das Büro ist tot, es lebe das Büro. Wie ist das zu verstehen, muss sich das Büro als solches neu erfinden?
Ich glaube, wir sind in einer Zeit, in der sehr viele Mitarbeiter denken, dass sie gar nicht mehr ins Büro kommen müssen, weil die Tools ja zur Verfügung stehen. Homeoffice wird immer attraktiver. Wir können überall arbeiten und müssen nicht mehr unbedingt ins Mainoffice. Wir arbeiten im Auto, am Flughafen und für verschiedene Arbeitgeber. Das Problem ist, wie dabei dann überhaupt Identität entstehen kann. Aus diesem Grund denke ich, dass sich das Büro insofern neu erfinden muss, dass es nicht nur der Ort sein wird, an dem still und konzentriert Routinearbeit erfolgt, sondern der Ort, an dem vermehrt Kooperation, Begegnung und Austausch stattfindet, ein Ort, an dem das Unternehmen die Chance hat, Committment von Mitarbeitern zu bekommen, indem es eben vernünftige Arbeitsplätze schafft. Das neue Büro wird der Ort sein, an dem Firmenkultur vermittelt und gelebt wird. Und dass geht nicht, wenn man alleine draußen arbeitet.

Warum ist es nötig, das abzubilden? Ist ein Punkt erreicht, an dem konventionelle Bürostrukturen dem nicht mehr gerecht werden?
Durch was sind denn aktuelle Bürostrukturen geprägt? Das ist jetzt natürlich schwierig, weil es eine Schwarz-Weiß-Darstellung ist, aber häufig sind sie geprägt durch den Effizienzgedanken und einem Festhalten an Arbeitswelten von vor dreißig, vierzig Jahren, in denen man konzentriert über lange Zeit den gleichen Job gemacht hat und sich nicht groß mit Kollegen austauschen musste. Die Zeiten haben sich aber geändert. Viele Arbeiten, die standardisiert sind, die Routine beinhalten, werden in Zukunft von Computern übernommen werden. Was bleibt, werden die Jobs sein, die Kreativität, Empathie und Improvisationsgabe erfordern. In diese Richtung müssen wir auch Büroräumlichkeiten schaffen, die Möglichkeiten für Workshops, Interaktion, informelle Begegnungen und Austausch bieten. Das bieten zurzeit sehr viele Büros noch nicht, weil sie einfach noch aus dem Effizienzgedanken heraus getrieben sind. Die Qualität des Büros wird an der Knappheit der Quadratmeter pro Mitarbeiter definiert und das halte ich für einen sehr gefährlichen Fakt.

Was ist daran gefährlich?
Wenn man Maßstäbe, die eigentlich für Maschinen gedacht sind, auf Menschen überträgt, dann halte ich das per se für problematisch. Der Mensch arbeitet nicht wie eine Maschine. Ich kann nicht sagen, dass jemand, der vierzig Kundenkontakte hat, besser ist als jemand der nur zwei Kundenkontakte hat, weil genau die vielleicht erfolgreich waren. Wie bilde ich denn mit dem ganzen Benchmark und dem ganzen Messen eigentlich Qualität ab? Wir versuchen Qualität zu quantifizieren. Der Aspekt der Qualität leidet aber darunter.

Wie kann eine Bürostruktur aussehen, die modernen Arbeitswelten gerecht wird?
Ich denke, das ist gar nicht so schwierig. Was wir brauchen ist eine räumliche Vielfalt – weg vom starren Raum hin zu Raumszenarien. Dann können diese Räume sehr viel leisten, dann kann auch ein Großraum sehr viel leisten. Aber er muss verschiedene Zonen geben für Rückzug, Begegnung, konzentriertes Arbeiten und für Austausch. Wir müssen in unserer Büroplanung viel mehr berücksichtigen, wie die Arbeitsprozesse und die Bedürfnisse der Mitarbeiter sind, und dann dieses Raumsetting zur Verfügung zu stellen. Wir sind jetzt in einer Zeit, in der wir nur von unserem Schreibtisch verlangen, dass er alles kann. Er muss Begegnungsstätte und Aufenthaltsort sein, er muss Platz bieten für konzentriertes Arbeiten und er dient häufig auch noch Ablage. Darum verschwenden wir auch sehr viel Zeit in der Diskussion, ob ein Schreibtisch achtzig, hundert oder sechzig Zentimeter breit sein muss. Das können wir uns sparen, wenn wir wissen, der Schreibtisch ist der Ort, an dem ich konzentriert arbeite, der Ort für die Begegnung ist  woanders. Das spart im Endeffekt auch sehr viel Geld, weil man die Produktivität dadurch erhöht, dass man vernünftige Arbeitsmöglichkeiten schafft.

Das klingt alles sehr aufwendig und kostspielig. Ist das nur denkbar für neugebaute Unternehmenszentralen, oder lässt sich das auch in typischen Behördenräumen umsetzen?
Wir hören dieses Argument sehr häufig. Es ist immer dann kostspielig, wenn man das Konzept der fertigen Planung verfolgt und das Büro so hundert Prozent perfekt gestaltet sein muss. Und auch dann werden Sie enttäuscht sein, weil Sie feststellen, dass sich das Unternehmen verändert und sich Arbeitsprozesse ändern. Also müssen wir Strukturen schaffen, die sich anpassen lassen können. Ich bin eher ein Freund der unfertigen Planung. Also Möglichkeiten zu schaffen, in denen auch Mitarbeiter Hand anlegen können, die sie sich aneignen können. Es ist überhaupt nicht aufwendig, in eine Ecke ein Sofa zu stellen oder einen Tisch, und das optisch abzutrennen. Man kann mit relativ wenig Aufwand bei einem Umbau viel erzielen. Und da sind wir wieder bei dieser Kostenfrage. Was kostet denn eigentlich eine Büroumgebung, die nicht richtig funktioniert, in der nur effizient Schreibtisch an Schreibtisch gestapelt ist, die aber eigentlich keinen Raum bieten, um vernünftig das Leistungspotenzial der Mitarbeiter abzurufen. Das wird nie erfasst. Es wird immer nur erfasst, was der Schreibtisch auf wie viel Quadratmeter kostet.

Ich finde es bei der ganzen Diskussion schwierig, maximale Flexibilität zu erreichen ohne gleichzeitig den Mitarbeitern ihr Identifikationspotenzial zu nehmen.
Das ist immer ein Spagat. Ich denke, es gibt drei Sachen, die wir auf jeden Fall berücksichtigen müssen. Wir müssen Möglichkeiten des Privaten bieten, das heißt, der Mitarbeiter muss soziale Nähe steuern und kontrollieren können. Ich kann nicht immer nur auf einer Bühne arbeiten. Ich brauche Möglichkeiten, wo ich mich zurückziehen kann. Das andere ist, es muss Möglichkeiten geben, dass der Mitarbeiter sein Territorium „markieren“ darf. Und was wir immer wieder feststellen vor allem in großraumähnlichen Strukturen, ist, Einfluss zu haben auf den bauphysikalischen Komfort. Also individuelles Licht beispielsweise, bei der Heizung wird es schon schwierig. Das ist wirklich ein Spagat zwischen den individuellen Bedürfnissen und der kollektiven Verantwortung. Deswegen muss die Büroplanung zusammen mit den Mitarbeitern und der Direktion erfolgen. Das ist Organisationsentwicklung. Häufig verwechselt man Büroplanung mit Möbelkatalogstudieren. Und das ist es eben nicht.

Wenn wir Organisationstrukturen und Arbeitswelten weiterdenken, wie wird sich das alles entwickeln? Viele Unternehmen arbeiten ja schon jetzt mit Freelancern, die in verschiedenen Projekten für verschiedene Firmen arbeiten. Löst sich dann nicht das Unternehmen als Struktur auf?
Das sind wir wieder bei Ihrer Ausgangsfrage. Gerade weil es diese Tendenz gibt, braucht es das Büro immer mehr. Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir alle die großen Einzelkämpfer draußen auf der rauen See sind. Wir brauchen ein Stück Heimat, ein Stück Verbundenheit. Es ist auch ein Zeichen unserer Zeit, dass wir eher öfter den Arbeitgeber und einen Wechsel von Qualifikationsgrundlagen haben werden. Das führt natürlich auch zu einer gewissen Orientierungslosigkeit. Wenn ich draußen auf rauer See bin, brauche ich den Hafen, wo ich ankern kann, wieder auftanken, wo ich Austausch habe und wo ich auch mein Wissen weitergeben kann. Das ist ja auch ein Problem. Wie kann ein Unternehmen, das völlig dezentral organisiert ist, das Wissen der Mitarbeitenden sammeln und weitergeben? Es ist für mich immer noch ein Rätsel, wie das geht. Wissen entsteht häufig immer noch durch den Faktor Zufall, durch Begegnungen. Ich kenn keine IT-Tools, die das ermöglichen. Ich muss den anderen sehen, ich muss ihn spüren. Das ist der Grund, warum wir in unserem Institut zwei Tage Anwesenheitspflicht haben. Ich sehe doch einem Mitarbeiter dadurch, wie er läuft, an, ob es ihm gut geht oder nicht. Und die Ebene fehlt. Darum denke ich, wird das Büro in Zukunft noch viel wichtiger, als es jetzt ist.