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Rose Druck GmbH ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen der Druckindustrie. Entgegen dem Branchentrend wächst die Firma: 2021 wurden knapp 50 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt und das Maschinenkontigent erweitert. Den Personalbereich verantwortet Timo Krause. Unterstützt und vertreten wird er zeitweise von einer Kollegin aus der Finanzbuchhaltung. Zudem verantwortet er die Themen Qualitätsmanagement sowie die Koordination des EHS-Managements (Environment, Health and Safety).
Das Problem der manuellen Personalverwaltung
Im Bereich der Zeiterfassung sowie bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen kommen bei Rose Druck professionelle Software-Lösungen zum Einsatz. Daneben nutzte Timo Krause bis Ende 2021 vor allem Excel und Lotus Notes. Aufgrund der damit zusammenhängenden händischen Datenpflege bedeutete dies einen erheblichen Arbeitsaufwand, da die Aktualisierung einer Datei die Pflege zahlreicher weiterer nach sich zog. Diese Aktualisierungsprozesse waren somit meist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Die Mitarbeitersuche 2021 erhöhte den Verwaltungsaufwand nochmals, denn auch die eingehenden Bewerbungen erfasste Timo Krause manuell in Excel-Tabellen. Bei Neueinstellungen musste die Zustimmung des Betriebsrats manuell eingeholt werden. Und es galt, den Datenschutz „manuell“ zu gewährleisten. Zum Beispiel wurden bei der Kommunikation über Lotus Notes die sensiblen Bewerberdaten, den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO entsprechend, nach Abschluss des Bewerbungsprozesses händisch gelöscht.
All dies hatte zur Folge, dass operative Verwaltungsaufgaben Timo Krause immer mehr zeitliche Ressourcen für seine eigentlichen Aufgaben nahmen: für die Mitarbeiter da zu sein. Genauso sah es die Geschäftsführung, deren Ziel es immer war und ist, die Mitarbeiter bestmöglich in sämtlichen Belangen zu unterstützen.
Die „Digitale Personalakte“ rückt in den Fokus
Um Entlastung zu finden und operative Standardaufgaben effizienter bearbeiten zu können, recherchierte Timo Krause nach einer geeigneten Software. Zu Beginn stand dabei noch ein digitales Tool zur Bewältigung des Bewerbermanagements mitsamt des Onboarding-Prozesses im Mittelpunkt. In der Geschäftsleitung wurde dann beschlossen, eine digitale Gesamtlösung mit dem Kernmodul „Digitale Personalakte“ anzuschaffen. Mit dem Ziel, sämtliche Personaldokumente verwalten, sicher und datenschutzkonform aufbewahren und archivieren zu können. Wobei Timo Krause nochmals betont, dass man nicht softwareverliebt sei. Vielmehr gehe es um den Einsatz digitaler Technologien zum richtigen Zweck.
Die Suche nach der passenden HR-Software
Bei der Suche nach einer bedarfsgerechten HR-Software stellte Timo Krause schnell fest, dass der HR-Softwaremarkt unübersichtlich und intransparent ist. Das Vergleichsportal HRNeeds erwies sich bei Suche und Auswahl als kompetenter und verlässlicher Partner. Das Softwarevergleichsportal gleicht unternehmensspezifische Anforderungen mit über 60 Softwarelösungen ab und erstellt seinen Kunden eine Anbieterliste. Mit einem eigens entwickelten Fragenkatalog werden passgenaue Softwarelösungen anhand der individuellen Kundenanforderungen identifiziert. In einem kurzen telefonischen Beratungsgespräch zwischen den HR-Experten von HRNeeds und dem Kunden wird schließlich sichergestellt, dass alle Belange besprochen und noch offene Punkte abgeklärt sind. Denn: Auch wenn es den Anschein macht, eine Lösung könnte passen, liegen Probleme oft im Detail. Danach erhält der Kunde kostenlos und unverbindlich eine Liste der identifizierten Softwarelösungen mit einer detaillierten Zusammenfassung sowie den jeweiligen Vor- und Nachteilen der empfohlenen Softwarelösungen. Hierbei wird auch darauf hingewiesen, ob die vorgeschlagenen Lösungen Schnittstellen zu bereits im Einsatz befindlicher Software haben – beispielsweise zur Zeit- und Gehaltsabrechnung. Suchende kommen über diesen Prozess schnell in die Entscheidungsfindung und umgehen den ansonsten notwendigen und zeitaufwendigen Rechercheaufwand. So verlief der Prozess auch bei der Zusammenarbeit mit Rose Druck. Das Druckunternehmen fand mit HRNeeds zügig eine passende Software und befindet sich nun bereits in der Implementierungsphase.
In den folgenden HR-Bereichen führt HRNeeds Vergleiche durch:
- Gehaltsabrechnung
- Recruiting
- Personalmanagement u.a. digitale Personalakte
- Personalentwicklung
- Bildungsmanagement & eLearning
- Personalzeitwirtschaft
- Personaleinsatzplanung
Weitere Information unterwww.hrneeds.de
