Die Arbeitswelt befindet sich in fundamentalen Umbrüchen. Während Handwerks- und Facharbeiterberufe seit längerem unter einem dramatischen Mangel an qualifizierten Arbeitskräften leiden, sind klassische White-Collar-Professionen wie Verwaltungs-, Finanz- und HR-Tätigkeiten von zwei Seiten unter Druck: Zum einen laufen in der aktuellen konjunkturellen Lage umfangreiche Kostensenkungsprogramme für diese Bereiche an. Zum anderen sind diese Bereiche durch die Auswirkungen von künstlicher Intelligenz (KI) grundlegender infrage gestellt als jemals zuvor.
Das Offshoring von Shared Services oder die Automatisierung durch Technologien wie Robotic Process Automation sollen schon länger den Aufwand für administrative Aufgaben (zum Beispiel Datenerfassung) mindern – nicht zuletzt in den HR-Bereichen. Durch KI können aber nun auch informatorische und beratende Tätigkeiten durch Technologie ersetzt werden.
Für Personalerinnen und Personaler bedeutet dies: Der technologische Wandel muss aktiv gestaltet werden – sozialverträglich, zukunftsgerichtet und mit einem klaren Fokus auf die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Es gilt, sich der großen Aufgabe der Arbeits(neu)organisation zu stellen und einen neuen Kompetenzmix zu entwickeln, der die Belegschaft fit für die Herausforderungen der Zukunft macht.
KI ersetzt rund drei Millionen Jobs in Deutschland
Mit dem Einsatz von KI begründete große Abbauprogramme sind bisher vor allem aus den USA bekannt. Der Logistikdienstleister UPS etwa streicht ein Siebtel seiner Managementjobs aufgrund von Effizienzgewinnen durch den Einsatz von KI-Tools, etwa bei der Preiskalkulation. Die Unternehmensberatung McKinsey sagt voraus, dass bis zum Jahr 2030 sowohl in den USA wie auch Europa jeweils bis zu zwölf Millionen Arbeitnehmer, in Deutschland drei Millionen, ihren Beruf wechseln müssen, da ihre bisherige Tätigkeit überflüssig geworden sein wird. Das nahezu Verschwinden ganzer Berufsbilder wie Bauzeichner, Buchhalter oder Sachbearbeiter führt dann dazu, dass die Betroffenen sich ganz neuen Tätigkeiten öffnen müssen.
Ein Jahr der Entscheidungen für HR? – Die Serie zu den HR-Thesen 2025:
Wie bleibt HR in turbulenten Zeiten am Puls der Veränderung? Die HR-Thesen des Bundesverbands der Personalmanager*innen liefern klare Antworten und beleuchten die drängendsten Herausforderungen, vor denen modernes Personalmanagement heute steht – praxisnah, zukunftsorientiert und realistisch. In der dritten Folge geht es um Workforce Transformation
Stark verlängerte Einarbeitungen in neue Jobs oder Umschulungen sind die Folge. Bisweilen führt dies auch andere Gehaltsgefüge mit sich. Diese Unsicherheiten sind es wohl, die dazu führen, dass Beschäftigte für ein geringeres Risiko, durch Technologie ersetzt zu werden, einen Lohnverzicht von 20 Prozent hinnehmen würden, wie eine Studie der Universität Bern zeigt.
Dabei ist klar, dass die Mehrzahl der Berufsbilder nicht völlig verschwinden, sondern sich vielmehr durch den Einsatz von KI verändern werden. Neue Berufsbilder entstehen. Und es werden sogar mehr Führungskräfte gebraucht. Studien der Harvard Business School zeigen: Die Integration künstlicher Intelligenz in den Arbeitsalltag von Wissensarbeitern steigert deren Produktivität – und erfordert eine Neudefinition der Arbeitsprozesse, einen durchdachten Aufgabensplit zwischen Mensch und Maschine sowie neue Rollen in der Qualitätskontrolle der zugelieferten KI-Ergebnisse.
Die Wahrscheinlichkeit der Automatisierung lässt sich berechnen
Einen guten Überblick darüber, wie sich einzelne Berufe im Detail verändern dürften, gibt der Futuromat des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB). Das interaktive Online-Tool hilft Berufstätigen, Unternehmen und Forschenden, genau einzuschätzen, welche Tätigkeiten eines Berufsbildes sich automatisieren lassen. Als Datenbasis nutzt das Tool wissenschaftliche Studien, Arbeitsmarktdaten und Experteneinschätzungen, um die Wahrscheinlichkeit der Automatisierung von Tätigkeiten zu berechnen. Am Beispiel des Berufs „Personaldisponent/in“ zeigt sich, dass – Stand heute – nahezu alle Kerntätigkeiten in diesem Beruf automatisierbar sind: Von der Personalplanung über die Personalverwaltung bis hin zu arbeitsrechtlichen Tätigkeiten ist eine Arbeitsübertragung von Menschen auf Maschine möglich.
Auch bei der Berufsgruppe „Controller/in“ sind wesentliche Kernelemente der Tätigkeit wie zum Beispiel Kalkulation und Berichtswesen automatisierbar. Der Futuromat bildet aber nicht nur ab, welche bisher manuellen Aufgaben digitalisiert werden können, sondern auch, welche neuen Chancen durch den Einsatz von digitalen Technologien entstehen. So werden geeignete Anpassungsweiterbildungen und relevante Aufstiegsweiterbildungen zum gesuchten Beruf mitgeliefert.
Der Weg in die KI-Arbeitswelt: Menschen, Prozesse und Kultur
Eine ganzheitliche Personalstrategie und -planung ist in diesem Umfeld wichtiger denn je. Denn Arbeiten mit KI ist viel mehr als ein Projekt für IT-Beraterinnen und -Berater. Laut einer Studie der Boston Consulting Group ist die Wertschöpfung durch den Einsatz von KI dann am größten, wenn Unternehmen zehn Prozent der Anstrengungen auf die genutzten Algorithmen, 20 Prozent
auf Daten und Technologie und 70 Prozent auf Mitarbeitende und Prozessdesign verwenden. Die (Neu-)Gestaltung der Arbeitsorganisation wird zur zentralen Aufgabe – und das inkludiert nicht nur Aufbau- und Ablauforganisation (aka Workflows), sondern auch Kompetenzaufbau und Kulturveränderung.
Seit dem Inkrafttreten des EU AI-Act ist die Vermittlung von technischem und regulatorischem Know-how für alle KI-Anwendenden verpflichtend. Doch im KI-Büroalltag warten weitere Herausforderungen: Die Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessen verschafft mehr Raum für anspruchsvollere Tätigkeiten – für die gegebenenfalls wieder neue Qualifikationen erforderlich sind. Und auch Ausbildungsprogramme müssen neu durchdacht werden, wenn einfache Aufgaben von KI-Agenten verrichtet werden.
KI ist dabei, unsere Arbeitswelt nachhaltig zu verändern. Unternehmen und Personalabteilungen werden diesen Wandel in der Arbeitsorganisation aktiv gestalten und unterstützen – durch gezielte Weiterbildung in der Breite, den Aufbau neuer Kompetenzen und die Schaffung einer Kultur, die Technologie als Chance begreift.
Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe Fake. Das Heft können Sie hier bestellen.
Katrin Krömer
Katharina Herrmann
