4 Aufgaben, die Sie bequem auslagern können

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Den Begriff „Human Resources“ verbinden viele Menschen alleinig mit administrativen HR-Prozessen statt dem gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Doch Personalwesen umfasst erheblich mehr: auch Aufgabenbereiche wie Entgelt- und Reisekostenabrechnungen und die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter stellen wichtige Schwerpunkte dar. All diese Bereiche bedeuten einen erheblichen administrativen Aufwand für Unternehmen. Wie kann dieses Problem also am effektivsten gelöst werden? Mittlerweile stellt Outsourcing nicht mehr nur für die großen Player am Markt, sondern auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen jeglicher Branchen eine Lösung dar.

Die Entgeltabrechnung – Willkommen im Pa­ra­gra­fen­dschun­gel

Was früher der Lohnstreifen war, ist heute die Entgeltabrechnung. Doch mit den Jahren ist sie nicht nur digitalisiert worden, sondern bringt nun auch eine Vielzahl an Tücken mit sich. Fakt ist: es gibt keinen Bereich in einem Unternehmen, der sich so oft mit Steuer-und Arbeitsgesetzen sowie der Änderung (ca. 20.000 Änderungen pro Jahr weltweit) von diesen befassen muss. Wer allein den Überblick über all dies behalten möchte, ist schnell überfordert. Outsourcing kann also vor allem bedeuten, sich Expertenwissen zu beschaffen, um über alle fortlaufenden Veränderungen von Gesetzen und Vorschriften informiert zu sein.

Fachwissen im Bereich Datenschutz und rechtlichen Angelegenheiten ist nur eines der Beispiele, wieso eine Auslagerung von Prozessen hier sinnvoll ist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Unternehmen zwingend alle Aufgaben abgeben muss. Vielmehr ist es möglich, auch nur einen Teil an einen Dienstleister auszulagern, der sich flexibel an die gegebenen Umstände anpassen kann. Auch ein reines Softwarepaket kann unter Umständen schon Abhilfe schaffen, um mehr Zeit für andere Dinge ermöglichen.

One Day I’ll Fly Away – Doch was tun mit der Reisekostenabrechnung?

Ob Kundentermin oder Messebesuch: um eine Reisekostenabrechnung kommen viele Unternehmen nicht herum. Und auch dort gibt es eine Menge zu beachten. Doch wer kümmert sich darum, dass Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Auslandsspesensätze auf Geschäftsreisen richtig abgerechnet werden?

Schnell stehen Mitarbeiter ebenso wie das HR-Team vor Fragen, die nicht immer sofort beantwortet werden können. Und wem sind nicht schon einmal Rechnungsbelege verloren gegangen? Hier können Webanwendungen helfen. Ob Reiseanträge, die von den Mitarbeitern selbst gestellt werden, oder ob Einzelbelege einfacher der jeweiligen Reise zugeordnet werden können – die Anwendungen mit integriertem Workflow sind oft mit allen gängigen Browsern und Betriebssystemen kompatibel und können mit nur minimalem Aufwand bedient werden.

Recruiting – Der Kampf um Talente ist in vollem Gange

Im heutigen War for Talents ist eine überzeugende Performance von Unternehmen ausschlaggebend. Doch Personalabteilungen sind oft damit überfordert, die gesamte Bandbreite eines optimalen Bewerbermanagements abzudecken. Denn es fehlt schlicht die Zeit. Dies kann im schlimmsten Fall zu einem Imageverlust des gesamten Unternehmens führen. Dabei ist es relativ einfach möglich, bei Bewerbern und am Stellenmarkt einen guten Eindruck zu hinterlassen. Den Recruiting-Prozess auszulagern, bedeutet dabei nicht, vollkommen fremden Personen die komplette Personalsuche zu überlassen. Vielmehr geht es um den Einsatz von (Software-)Anwendungen, um zum Beispiel Stellenausschreibungen zu vereinheitlichen, interne Bewerbungen besser zu berücksichtigen und Vertragsangebote individuell zu erstellen. Auch Matching-Tools, die den Abgleich von Bewerber- und Stellenprofilen vereinfachen und so zu einer gezielteren Ansprache von Bewerbern führen, können zur Prozessoptimierung beitragen.

Die Arbeitswelt ändert sich – Die Arbeitszeiterfassung muss mitziehen

Regelmäßige Arbeitszeiten von 9 – 17 Uhr mit immer gleichen Mitarbeitern sind längst überholt. Stattdessen müssen Unternehmen sich heutzutage mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und saisonalen Mitarbeiterzahlen ebenso befassen wie mit unterschiedlichen Tarifmodellen. Damit ändern sich auch die Anforderungen an Zeiterfassung und Dienstplanung. Der Verwaltungsaufwand steigt. Um die Ansprüche an eine moderne Zeitwirtschaft zu erfüllen, ist es deshalb notwendig, den Zeitaufwand so gering wie möglich zu halten.

Es geht aber nicht nur darum, die immer komplexer werdenden Vorgänge schlicht durch eine Software regeln zu lassen. Besondere Vorteile ergeben sich aus der Vernetzung verschiedener Bereiche. Mussten zuvor alle Sektoren einzeln gemanagt werden, können mit modernen (Software-)Anwendungen Verbindungen zwischen beispielweise Arbeitszeiterfassung und Verdienstabrechnung eines Mitarbeiters hergestellt werden. Die doppelte Dateneingabe entfällt, was die Aufgaben weit weniger zeitintensiv gestaltet und Prozesse erheblich optimiert.

Anhand der vier beschriebenen Beispiele zeigt sich, dass Outsourcing im Bereich Human Resources viele Vorteile mit sich bringen kann. Egal ob punktuelle Unterstützung oder die Übernahme kompletter Prozesse – mit einem Experten an der Seite werden Unternehmen bei Herausforderungen im Personalwesen nicht länger im Regen stehen.