5 Dos und Don’ts für die Zusammenarbeit mit Headhunting

Viele Unternehmen finden nicht schnell genug die passenden Talente, der eigene Pool ist leer gefischt und AAA-Player sind schwer zu erreichen. Genau deshalb setzen sie immer häufiger auf Headhunterinnen und Headhunter, die unter anderem auch dank ihres lebendigen Netzwerks ganz andere Möglichkeiten haben als die Unternehmen selbst – besonders, wenn es um Führungs- und Schlüsselpositionen geht. Klingt erst mal nach einer Win-win-Situation. Doch die Zusammenarbeit zwischen HR-Abteilungen und Headhunting-Unternehmen birgt oft auch Stolperfallen. Konkurrenzdenken, unklare Budgetverteilung und Hidden Agendas können die Kollaboration erschweren. Dabei sollten beide Parteien doch an einem Strang ziehen. Wie entsteht also eine echte Partnerschaft mit einer gemeinsamen Mission?

Fünf Dos

1. Erwartungshaltungen checken
   Noch vor Beginn der Zusammenarbeit sollten klare Ziele und Erwartungen seitens HR und Headhunting formuliert werden – und das von allen am Prozess beteiligten Personen. Nur so können widersprüchliche Zielsetzungen, die eine erfolgreiche Besetzung erschweren oder sogar verhindern, früh genug aufgedeckt werden.
2. Umfangreich briefen
   Headhunterinnen und Headhunter müssen die Positionen und Unternehmen nicht nur kennen, sondern auch verstehen. Eine verständliche Jobbeschreibung bildet hier die Basis. Nur so können widersprüchliche Zielsetzungen, die eine erfolgreiche Besetzung erschweren oder sogar verhindern, früh genug aufgedeckt werden.
3. Offen und direkt kommunizieren
   Die Beziehung zwischen HR und Headhunting sollte auf Vertrauen und Respekt beruhen. Bekannte Schwächen in der Organisation, interne Konkurrenz und besondere Führungsherausforderungen sollten transparent kommuniziert werden. Aber auch kurze Abstimmungswege und ein aussagekräftiges Feedback für Kandidatinnen und Kandidaten gehören dazu.
4. Ownership übernehmen
   Der Prozess sollte klar strukturiert und abgestimmt sein. Wer ist wofür bis wann verantwortlich? Wer kann was entscheiden? Wichtig ist zusätzlich eine klare und abgestimmte Sprachregelung für die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten.
5. In Jour fixes regelmäßig austauschen
   Headhunting funktioniert nur im Austausch und mit kontinuierlichen Feedbackschleifen. In regelmäßigen Jour fixes können beide Seiten Feedback zu Kandidatinnen und Kandidaten, zum Interview-Prozess und zur Zusammenarbeit geben. So können beispielsweise auch die Suchkriterien regelmäßig nachgeschärft werden.

Fünf Dont’s

1. Headhunterinnen und Headhunter als Konkurrenz sehen
   Headhunting-Unternehmen werden nur beauftragt, weil das Recruiting-Team im Unternehmen selbst zu schlecht ist? Natürlich nicht, dennoch kann eine solche Veränderung Fragen im HR-Team aufwerfen. Entsprechend ist Transparenz der Schlüssel zu Erfolg und Vertrauen gleichermaßen, wenn es um die Gründe für externen Support geht.
2. Als Gatekeeper fungieren
   Fürs Headhunting ist der direkte Kontakt in die Fachabteilung beziehungsweise zum Hiring Manager erfolgsentscheidend. Nur so kennen die Headhunting-Unternehmen alle Anforderungen und halten nach den richtigen Kandidatinnen und Kandidaten Ausschau. Das HR-Team sollte dabei zwar im Loop bleiben, darf aber nicht zum Bottleneck werden – die Abstimmungsprozesse sollten so schnell wie nur möglich statt „über Bande“ laufen.
3. Unaufrichtig sein
   Nicht nur offen und direkt kommunizieren, sondern auch transparent und ehrlich – die Grundlage für eine partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit. Das bedeutet aber auch, über vergangene Misserfolge zu sprechen. So beispielsweise über Suchaufträge für Positionen, die vom zuvor engagierten Headhunting-Unternehmen – vermutlich sogar aus guten Gründen – nicht besetzt werden konnten. Ohne dieses Vorwissen ist die Zusammenarbeit ebenso wie die Suche nach passenden Persönlichkeiten quasi zum Scheitern verurteilt. Beispielsweise allein schon deshalb, da die Gefahr sehr hoch ist, die gleichen Kandidatinnen und Kandidaten mehrmals anzusprechen.
4. Das Headhunting-Honorar vom HR-Budget bezahlen
   Einer der häufigsten Gründe für Unmut: Wenn Headhunting-Unternehmen von der HR bezahlt werden, kann es zu Zielkonflikten kommen. Denn wenn dadurch Geld für Stellenanzeigen oder HR-Tools fehlt, schürt dies das Konkurrenzdenken. Besser: Headhunting wird von der  Business Unit bezahlt. Gleichzeitig wird so Ownership für die Besetzung sichtbar.
5. Die eigenen Werte missachten
   Headhunterinnen und Personalberater fungieren als „Gesicht“ des beauftragenden Unternehmens. Entsprechend sollten die Unternehmen darauf achten, dass die engagierten Experten und Beraterinnen die entsprechenden Unternehmenswerte verkörpern und diese auch im Gespräch mit den Kandidatinnen und Kandidaten authentisch widerspiegeln können.

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