Tschüss, alte Personalarbeit. Hallo New Age HR

Die technologischen Entwicklungen wirbeln die HR-Welt durcheinander. Prozesse werden automatisiert und Social Media und Co. bestimmen die Arbeit der Personalmanager.

Die jungen Leute gehen voran – und das auch noch in der Schweiz. Dort lernen nämlich die Auszubildenden im Bankwesen von nun an papierfrei und mobil mit dem Tablet-PC. Es ist ein bemerkenswertes Projekt des Schweizer Centre for Young Professionals in Banking (CYP). Auf einer virtuellen Lernplattform im Internet sind alle Lehr- und Lernunterlagen gespeichert. Die Lehrlinge bearbeiten sie mit Hilfe des Tablets und speichern sie wieder auf der Plattform. Die wichtigen Daten befinden sich also im Netz, in der Cloud, wie man heute auch sagt. Eine weitere Applikation, die die Azubis nutzen, ist zum Beispiel die Chat-Funktion, die den Austausch untereinander erleichtern soll. Das nennt man wohl modernes Lernen.

Mit dem neuen Konzept will das CYP Medienbrüche vermeiden, nachhaltiges Lernen ermöglichen und gleichzeitig die Effizienz in Teilbereichen der Ausbildung steigern – und es macht drei der großen IT-Trends sichtbar, die die Arbeitswelt nachhaltig beeinflussen werden: Cloud Computing, Social Media und mobile Anwendungen. Über 5.000 Auszubildende nahezu aller großen Schweizer Banken werden also irgendwann daran gewöhnt sein, orts- und zeitunabhängig zu lernen. „Damit wird der Druck größer, dass wir das Lernen weiter umstellen“, sagt Daniel Stoller-Schai, der bei der UBS für e-Learning-Entwicklungen verantwortlich ist.

Dabei kann man nicht sagen, dass die Schweizer Großbank Neuem gegenüber verschlossen wäre. Was das Lernen angeht, befindet man sich schon jetzt in einer Umbruchphase – weniger Seminare, mehr webbasiertes Lernen am Arbeitsplatz. „Wir sind dabei das aufzubauen“, sagt Stoller-Schai. E-Learning gibt es schon länger, doch nun sollen die Lernenden noch stärker zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen in sogenannten Web-Konferenzen und Learning Communities.

Experten sagen, dass das die Zukunft ist: Gelernt wird, wenn ein akuter Bedarf besteht. Und die Mitarbeiter bestimmen selbst, wann das ist.

Die Grenzen zwischen Lerner und Lehrer werden verschwinden. In den Communities beispielsweise der Programmierer, Designer oder Webentwickler sind alle alles. Das webbasierte Lernen ist ein Trend, der nicht mehr zu stoppen ist. Laut einer Studie des MMB-Instituts für Medien- und Kompetenzforschung wird es von 55 Prozent der Top-500-Unternehmen in Deutschland eingesetzt.

Intensiver Austausch

Die UBS will den Entwicklungen rund um die sozialen Netzwerke mehr Rechnung tragen, nicht nur in Sachen Lernen, auch was die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter angeht. Vor einem Jahr hat die Bank eine Social Computing Platform eingeführt, mit Hilfe dieser die Mitarbeiter netzwerken können. Alle der etwa 64.000 Mitarbeiter haben theoretisch Zugriff auf das System. Ein Drittel von ihnen hat sich schon angemeldet.

„Wir wollen die Mitarbeiter miteinander in Kontakt bringen und den Austausch untereinander intensivieren, gerade weil die Teams immer globaler werden“, erklärt Daniel Stoller-Schai. Für ihn ist der Vorteil der Netzwerke gegenüber E-Mail klar: „In den Communities steht die Antwort nicht nur einem einzelnen Fragenden zur Verfügung, sondern mehreren Personen. Zudem können sie sich zusätzlich miteinander vernetzen und Dokumente einfach verlinken oder verschlagworten.“

Die Dominanz der E-Mail ist zwar noch groß. Doch mit dem eigenen Netzwerk befriedigt die UBS das Bedürfnis einer neuen Generation, die kaum noch in Form von Mails kommuniziert. Allerdings hat eine verstärkte Netzwerkkollaboration enorme Auswirkungen – vor allem für die Kultur eines Unternehmens. Hierarchien verlieren aufgrund der Zunahme an Diskussionen an Bedeutung. „Mit der Zeit ist nicht mehr die Rangordnung, sondern die Qualität des Arguments entscheidend“, ist sich Daniel Stoller-Schai sicher.

Und zukünftig wird zusätzlich noch alles mobiler – lernen von unterwegs aus und mit Zugriff auf die Social Communities, auf das jeweilige firmeninterne Netzwerk. Das wird der Berufsalltag sein. Viele Branchen sind da schon weiter als die Banken. Die Treiber solcher technologischen Entwicklungen sind selten die Personalabteilungen, eher die Softwarehersteller und die Mitarbeiter – und auch die Bewerber. „In Sachen Recruiting machen die Kandidaten den Markt“, sagt Sven Dormann, der bei der Talent-Management-Beratung Promerit die Sparte HR-IT-Consulting leitet. Wie gut lässt sich beispielsweise die Karrierewebseite auf dem Smartphone anschauen? Ist die Navigation einfach? Kann man sich leicht online bewerben? Kann die Bewerbung mit dem eigenen Xing-Profil verknüpft werden? Viele junge Menschen sind offen und neugierig was die Möglichkeiten in der modernen Kommunikation angeht. Und sie erwarten zunehmend, dass sich diese Möglichkeiten auch im Rahmen des Bewerbungsprozesses wiederfinden.

Und HR? Die Personaler mögen nicht die Treiber sein. Doch wie wichtig die IT-Unterstützung für ihre Arbeit geworden ist, das wissen sie wohl. Personalsoftware kommt heutzutage in allen Firmen zum Einsatz. Und es gibt kaum einen Prozess im HR-Bereich, der sich nicht durch die IT unterstützen lässt – von der Entgeltabrechnung über das Employer Branding, die Leistungsbeurteilung und das Performance Management bis hin zum allumfassenden und integrierten Talent Management. Das Ziel ist zumeist, effizienter und produktiver zu werden. Und natürlich geht es oft um die Einsparung von Kosten.

Verlagern in die Linie

Nach einer Befragung von SoftSelect aus dem Jahr 2011 von mehr als 4000 Unternehmen findet die IT-Unterstützung in der Personalabrechnung – wenig überraschend – die größte Verbreitung. Wobei ein Drittel der Studienteilnehmer dabei auf externe Dienstleister zurückgreift. Das Reisekostenmanagement sowie die Zeiterfassung werden in den meisten Unternehmen ebenfalls durch entsprechende HR-Lösungen organisiert. Doch bei allen anderen Prozessen ist noch Luft nach oben. Der Trend zur IT-Unterstützung ist aber eindeutig. Erst waren nur die administrativen Prozesse betroffen, nach und nach kommen in den Unternehmen mehr Prozesse dazu. Recruiting, Talent Management sowie e-Learning sind die Bereiche, die momentan die größte Aufmerksamkeit hinsichtlich der Softwareunterstützung genießen. Das sagt Wolfgang Jäger, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule RheinMain. „Und Cloud Computing, Social Media und Mobile HR werden die Entwicklung weiter vorantreiben.“

Auch bei den Personalern von Novartis ist die IT-Unterstützung aktuell ein großes Thema. „Die Möglichkeiten der IT eröffnen uns die Chance, einen bisher wesentlichen Anteil der Personalarbeit zu automatisieren und direkt in die Linie zu verlagern“, sagt Wolfgang Stehle, Head of Human Resources bei Novartis Pharma. Seit zwei Jahren gibt es in dem Unternehmen eine automatisierte Administration. Zurzeit ist eine IT-Unterstützung bei der Personalentwicklung und bei der Gehaltsabwicklung im Entstehen. Danach sollen das Bewerbermanagement und das Onboarding dazu kommen.

Oftmals heißt Automatisierung gleichzeitig eine Zunahme des Self Service – ein weiterer großer Trend. Mitarbeiter und Führungskräfte sollen vermehrt Zugriff auf ihre Daten haben und die relevanten Prozesse selbst bearbeiten können, mehr Verantwortung übernehmen, ohne dass ein aufwändiger Austausch mit einem Personaler notwendig ist. Lohnabrechnung einsehen, schauen, wie viel Urlaub noch übrig ist oder das Ändern der eigenen Stammdaten – wenn die Mitarbeiter das selbst über ein webbasiertes Portal machen, werden die HR-Leute von Verwaltungsaufgaben entlastet und – so zumindest die Idee – können sich mehr den beratenden und strategischen Aufgaben widmen. Die Möglichkeiten des Self Service scheinen grenzenlos und die Unternehmen sind dabei die Standardisierung der Prozesse weiter voranzutreiben. Da ist nicht nur Potenzial bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen und Fehlzeiten, die bei einem Drittel der Unternehmen immer noch manuell oder mit Excel bearbeitet werden.

Möchte eine Führungskraft beispielsweise einem verdienten Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung geben, bekommt er durch das IT-System ein genaues Bild, was nach Berücksichtigung des Gehaltsbandes und sonstiger Kriterien noch in seinem Ermessen liegt. Auch im Rahmen des Talent Management unterstützt die Software eine stärkere Einbeziehung der Führungskraft: Wo liegen die Stärken des Mitarbeiters A? Welches Potenzial hat Mitarbeiter B?

Keine Papierberge mehr hin und her tragen zu müssen, spart Zeit. IT-Unterstützung ist aber auch eine Frage der Professionalisierung. Wenn ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt, muss nicht alles mühsam zusammengesucht werden. Im System kann man erkennen, was noch zu tun ist: zum Beispiel E-Mail-Account einrichten, Betriebsrat informieren. Und beim elektronischen Bewerbermanagement können sich die Fachabteilungen die Bewerbungen im System anschauen, und müssen sich nicht mit E-Mails und riesigen Anhängen rumärgern.

Ungenutztes Potenzial

Laut Wolfgang Witte, Geschäftsführender Gesellschafter der perbit Software GmbH, hat die breite Masse der Unternehmen allerdings noch gar kein IT-gestütztes Bewerbermanagement. Die große Welle der Automatisierung steht also aus. „Im Mittelstand ist hier bislang viel Potenzial ungenutzt“, so Wittes Erfahrung. „Viele Unternehmen haben ihre HR-Prozesse zwar bereits dokumentiert, beginnen aber gerade erst damit, sie durchgängig zu automatisieren.“

von Jan C. Weilbacher

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