Seit Monaten kursieren Berichte, die A1-Bescheinigung werde für Geschäftsreisen abgeschafft. Die Realität ist differenzierter. Nach fast einem Jahrzehnt Verhandlungen hat der Ausschuss für Beschäftigung und soziale Angelegenheiten des Europäischen Parlaments eine vorläufige Einigung zu den EU-Verordnungen 883/2004 und 987/2009 erzielt. Bevor die Änderungen gelten, müssen aber noch Parlament und Rat formell zustimmen. Ob und wann das passiert, ist offen.
Rechtlicher Rahmen der EU-Reform der A1-Bescheinigung
Die beiden Verordnungen regeln, in welchem Land Arbeitnehmende sozialversicherungspflichtig sind, wenn sie grenzüberschreitend tätig sind. Die Reform modernisiert diesen Rahmen, behält die Grundprinzipien aber bei. Wichtig: Die Änderungen betreffen nur EU-Verordnungen, nicht die bilateralen Abkommen, auf denen CoCs für Nicht-EU-Staaten basieren.
Was sich nach der EU-Reform der A1-Bescheinigung ändern soll
Der Entwurf sieht drei wesentliche Anpassungen vor. Erstens sollen Kurzreisen von der A1-Pflicht ausgenommen werden – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen, und mit der Möglichkeit, dass die Ausnahme rückwirkend entfällt. Der Bausektor bleibt vollständig ausgenommen.
Zweitens sollen bestimmte Geschäftsreisen ohne A1 möglich sein, wenn sie ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers stattfinden, etwa für Konferenzen oder interne Meetings. Sobald Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert werden, greift die Ausnahme nicht mehr. Auch Workations fallen nicht darunter.
Drittens wird die Vorab-Beantragung verbindliche Pflicht, und der Informationsaustausch zwischen den Staaten wird deutlich ausgebaut. ETIAS, digitale Grenzkontrollen und eine Welle an Social Security Audits zeigen: Die Behörden intensivieren die Kontrollen schon jetzt.
Weniger A1-Bescheinigungen, mehr Prüfaufwand
Auf den ersten Blick klingt die Reform nach weniger Bürokratie. In der Praxis verschiebt sich der Aufwand jedoch: Statt Bescheinigungen zu beantragen, müssen Arbeitgeber künftig mehr Compliance Aspekte dokumentieren und bewerten, wie Zweck, Dauer und Häufigkeit jeder einzelnen Reise. Für Unternehmen mit vielen kurzen oder gemischten Reisen ist das aufwändiger als heute.
Wie die Schwellenwerte für Kurzreisen genau berechnet werden, welche Geschäftsreisen wirklich ausgenommen sind, ab wann die Regeln gelten und wie sie mit bestehenden Entsendepflichten zusammenwirken – diese Fragen entscheiden darüber, ob Ihr Unternehmen vorbereitet ist. Solange die Reform nicht verabschiedet ist, gelten die aktuellen Regeln unverändert.
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Pieter Manden LLM MBA
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