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Die Vorstellungsrunden sind abgeschlossen, der Wunschkandidat hat zugesagt. Jetzt beginnt die Personalabteilung mit dem Onboarding-Prozess, um den neuen Mitarbeiter schnell und effektiv zu integrieren. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies besonders wichtig, um eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen und die Fluktuation in der Probezeit zu reduzieren. Die Verantwortung für das Onboarding liegt nicht nur bei der HR-Abteilung, sondern betrifft das gesamte Team. Mit einfachen, aber wirkungsvollen Maßnahmen nach der Zusage können alle im Unternehmen einen reibungslosen Start gewährleisten.
Nach Zusage Vorabinfos schicken
Der Kandidat hat seine Zusage erteilt. Jetzt sollte die Personalabteilung in eine Willkommens-E-Mail mit allen nützlichen Informationen schicken. Insbesondere für Mitarbeiter, die aus einer anderen Stadt oder einem anderen Land anreisen, sind Details wie Kontakten für die Wohnungssuche oder Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln sehr hilfreich. Außerdem werden sämtliche Daten für den ersten Arbeitstag sowie Kontaktdaten mitgeteilt, um dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, bestens unterstützt zu werden. So weiß er bei Fragen stets, an wen er sich zu wenden hat.
Arbeitsplatz sorgfältig vorbereiten
Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz so vorfindet, dass er sofort mit seiner Arbeit beginnen kann. Deshalb sollten alle technischen Geräte, wie Laptop oder Telefon, einsatzbereit sein. Passwörter und Zugangsdaten für Systeme und Programme sollten korrekt funktionieren. Innerhalb des Unternehmens sollte klar definiert sein, wer für die Ausstattung des Arbeitsplatzes bis zum Start des neuen Kollegen verantwortlich ist. Ein reibungsloser Arbeitsbeginn muss unbedingt gewährleistet sein.
Willkommen heißen
Am ersten Arbeitstag ist ein herzliches Willkommen von Seiten der Personalabteilung, aber auch des gesamten Teams wichtig. Der neue Kollege soll ein Gefühl der Wertschätzung erfahren. Willkommenspakete sind dabei eine schöne Geste, die auf dem Schreibtisch platziert werden können. Diese enthalten nützliche Arbeitsutensilien, wie USB-Sticks, Kugelschreiber oder Trinkflaschen. Notizbücher mit Logo des Unternehmens fördern die Identifikation mit dem neuen Arbeitsgeber. Geschenke überraschen und bereiten Freude. Diese positiven Gefühle tragen zur angenehmen Atmosphäre im Arbeitsumfeld bei.
Orientierung geben
Insbesondere in Großkonzernen ist es entscheidend, die Unternehmensstrukturen und Hierarchien zu kennen. Diese sind oft im Intranet abgebildet. Der neue Kollege sollte Einblick in Positionen und interne Abläufe erhalten. Eine Telefonliste mit Namen und Funktionen ist eine wichtige Orientierungshilfe, um einen umfassenden Überblick zu gewinnen.
Mentorenprogramm
Vom ersten Arbeitstag an steht dem neuen Kollegen ein Mentor aus dem Team zur Seite. Dieser macht eine Vorstellungsrunde und stellt die anderen Teammitglieder vor. Darüber hinaus bietet der Mentor Unterstützung, indem er ihn zum Beispiel in die Kantine begleitet. Auch an kleine Dinge, wie Kaffeemaschine, sollte gedacht werden. Der Mentor steht für die kommenden Wochen dem neuen Kollegen zur Seite.
Diese vielseitigen Willkommensgesten fördern eine schnelle Integration und tragen zur Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter bei.
