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Insbesondere HR -, Personal-, IT- und Office-Manager stehen vor der Aufgabe, ein effizientes und mitarbeiterfreundliches Büro der Zukunft zu gestalten. Mit Hilfe der FlexWhere Desk-Sharing-Software ist hierfür ein ideales Tool vorhanden.
Damit Mitarbeitende einfach und spontan einen Platz im Büro reservieren können, ist ein intuitives und einfach zu bedienendes Reservierungssystem unabdingbar. Mit der Büroreservierungs-App FlexWhere erfassen Mitarbeitende schnell und einfach ihren Arbeitsplatz für den nächsten Tag oder die nächsten Tage. Aber das ist nicht der einzige Vorteil dieses Arbeitsplatzmanagementtools.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von diesem digitalen Büroplaner. In Zeiten, in denen Talente knapp sind, möchten Arbeitgeber es den Mitarbeitenden so angenehm wie möglich machen. Ein Schreibtisch am Fenster? Ein ruhiger Ort im vierten Stock? Ein Stehplatz für ein paar Stunden in der Nähe eines Kollegen, einer Kollegin? Oder wird lieber in der gemütlichen Atmosphäre der Kaffee-Ecke gearbeitet? Mit wenigen Klicks ist die Buchung erledigt. Gleiches gilt für die Reservierung eines Besprechungsraums oder eines großen Raumes. Und in einem Zug kann ein Parkplatz reserviert werden.
Wie es funktioniert?
Die FlexWhere Raumbuchungsapp funktioniert auf jedem Endgerät und allen bekannten Betriebssystemen. Der Grundriss des Büros zeigt die verfügbaren Schreibtische in Echtzeit an. Nach der Reservierung färbt sich ein grüner
Arbeitsplatz gelb (reserviert). Sobald sich ein Mitarbeitender an einem Desktop anmeldet oder den Laptop über eine Dockingstation anschließt, registriert FlexWhere automatisch seinen Standort. Jemand, der einen Schreibtisch ohne Desktop oder Dockingstation verwendet, kann dies in der App angeben. Von diesem Moment an färbt sich der Arbeitsplatz rot (besetzt). Wenn Sie nicht im Büro sind, schalten Sie „Remote-Arbeit“ ein, damit die Kollegen wissen, dass Sie nicht physisch anwesend sind. Anwesende Kollegen können auf der Karte schnell nachvollzogen werden, wie z.B. ein Ersthelfer oder ein Einsatzbeauftragter im Notfall. Wer lieber ungestört an einem Projekt arbeiten möchte, kann sich mit dem „Hide me“-Button unauffindbar machen.
Große Einsparungen
Kosten für ungenutzte Flächen möchte niemand. Wichtig ist es also zu wissen, welche und wie viele Räumlichkeiten (nicht) gebraucht werden. Durch die Einführung von FlexWhere Desk-Sharing Buchungssystem können Unternehmen Büroarbeitsplätze und somit Kosten einsparen. Diese Funktion hilft zu entscheiden, ob mehr oder weniger Arbeitsflächen gebraucht werden und wo somit Kosten eingespart werden können.
Darüber hinaus können Gebäude- bzw. Facility-Manager dank des Desk-Sharing
Tools sowohl die belegten Arbeitsplätze, als auch die tatsächliche Raumauslastung einsehen und analysieren. In der Software wird eine Heatmap bereitgestellt, diese visualisiert, welche Arbeitsplätze beliebt sind und welche nicht. Genaue Daten erhält man außerdem im Kontrollzentrum, welches HR- und Office-Manager für die Raumplanung und das Kostenmanagement nutzen können.
Ein Standortmanager oder Administrator kann Sensoren, Laser oder intelligente Kameras mit FlexWhere verknüpfen. Dies ermöglicht ein umfassendes Gebäude- und Arbeitsplatzmanagement. Zum Beispiel wäre eine Analyse des Wohlbefindens im Gebäude nach Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder des CO2 -Gehalts in einem Besprechungsraum möglich. Die anonymen Statistiken sind eine Informationsquelle für Facility Manager und Abteilungsleiter. Mit einem Einblick in die Auslastung der Besprechungsräume, der Büroaufteilung, der Beliebtheit der verschiedenen Arbeitsplätze, sind erhebliche Einsparungen bei Miete, technischer Infrastruktur, Reinigung und Energie möglich.
Vollständiger DSGVO Datenschutz, Schutz der Privatsphäre und Datensicherheit
FlexWhere ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert und der zugehörige Provider sogar nach ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018. Die Datencenter befinden sich in Deutschland und Irland. Zudem ist die FlexWhere-App nur auf gesicherten Geräten lauffähig.
Integration mit Outlook und andere Integrationen
Ein wichtiges Merkmal der Raumverwaltungssoftware ist die Integration von Outlook.
Integrationsmöglichkeiten von anderer Software sind ein weiterer Vorteil von FlexWhere Raummanagement-Software. Die Integration ermöglicht es, Daten und Informationen in Echtzeit auszutauschen und so die Effizienz und Produktivität zu steigern. Mögliche Integrationen sind beispielsweise die Verknüpfung mit Gebäudemanagementsystemen, die Integration von IoT-Sensoren oder die Verknüpfung mit Buchhaltungs- und HR-Systemen.
Sofort selbst kostenlos ausprobieren?
Erleben Sie den Komfort von FlexWhere, dem ultimativen Raumbuchungstool: Fordern Fordern Sie eine kostenlose Demo an oder starten Sie eine kostenlose Testversion.
