Raus aus der Reaktionsspirale

Viele Menschen greifen schon morgens direkt nach dem Aufstehen zum Smartphone – und ständig im Verlaufe eines Tages. Dabei verschwimmt oftmals das Arbeits- und Privatleben. Diese ständige Erreichbarkeit hat ihren Preis. Gehen wir davon aus, Sie arbeiten gerade hoch konzentriert an einem Arbeitsprojekt. Erkenntnisse und Ideen sprießen und Sie gehen in der aktuellen Beschäftigung auf. Vermutlich befinden Sie sich in einem Flow-Zustand. Doch plötzlich sehen Sie aus dem Augenwinkel, dass Ihr Smartphone-Display aufleuchtet. Ihre Neugierde ist geweckt und nehmen ihr Smartphone nur wenige Minuten in die Hand, legen es zur Seite und … wo waren Sie noch gleich? Sie versuchen ihre Gedankengänge wieder zu sammeln: Jene Gedanken, die Sie hatten, bevor Sie herausgerissen wurden. Doch sie finden nur langsam den Weg ins Projekt zurück. Das Gefühl des Flow-Zustandes ist verflogen.

Ein Projekt rund um die kostenfreie Menthal-App der Universität in Bonn hat gezeigt, dass wir täglich um die 88-mal unseren Smartphone-Bildschirm aktivieren. Manchmal tun wir das nur kurz, um zu sehen, ob etwas Neues passiert ist. Viel öfter entsperren wir unser Smartphone, gehen in Interaktion damit und verweilen in der Online-Welt. Und diese 88 Aktivierungen passieren definitiv nicht ausschließlich abends in der Freizeit.

Wenig Ablenkung gleich mehr Effizienz

Unsere Antwort auf viele To-dos lautet kurioserweise oftmals, Multitaskings zu betreiben. Ironischerweise kann genau das Gegenteil sinnvoll sein. Unsere Aufmerksamkeit ist eine begrenzte und wertvolle Ressource. Vor allem, wenn uns viele Aufgaben begleiten, ist es wichtig, die eigene Aufmerksamkeit bewusst und achtsam einzusetzen. Was dabei unterstützen kann? Schritt für Schritt, eine Tätigkeit nach der anderen auszuführen und jegliche Ablenkung, und hierzu zählt auch das Smartphone, zu minimieren.

Als Personalverantwortliche können Sie die Firmenkultur mitgestalten und Bewusstsein für fokussiertes Arbeiten fördern. Sie können ein Umfeld schaffen, in dem digitale Medien bewusst und sinnvoll eingesetzt und nicht destruktiv vom fokussierten Arbeiten ablenken. Diese vier Empfehlungen können Ihre Teammitglieder beim fokussierten Arbeiten unterstützen:

Tipps für fokussiertes Arbeiten

Tägliche Fokusstunde einrichten
Oftmals kommen täglich viele verschiedene Aufgaben auf uns zu. Und obwohl wir den ganzen Tag beschäftigt sind, stellen wir uns beim Verlassen des Arbeitsplatzes die Frage: „Woran habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gearbeitet?“ Möglicherweise haben wir das Gefühl, wenig produktiv gewesen zu sein, weil wir tagsüber in einen Reaktionsmodus gefallen sind. Wir wurden von eigenen Projekten abgelenkt und haben stattdessen hauptsächlich auf E-Mails, Nachrichten und Anfragen anderer Personen reagiert.
Um sicherzustellen, dass Ihre wichtigen Projekte nicht untergehen, stellen Sie sich, noch bevor Sie Ihren E-Mail-Account oder Nachrichtendienst öffnen, eine einfache Frage: „Welche eine Tätigkeit hat heute Priorität?“ Definieren Sie diese eine Tätigkeit schriftlich und halten Sie auch ein Zeitfenster für die Bearbeitung dieser Aufgabe frei.
Vielleicht ist es Ihnen möglich eine Stunde dafür zu reservieren, aber auch 20 Minuten sind besser als nichts. Während dieses Zeitfensters schalten Sie jegliche Ablenkung aus. Fragen Sie sich: „Was genau will ich am Ende meiner Fokusstunde erreichen?“ Und widmen Sie sich ablenkungsfrei ausschließlich dieser einen Tätigkeit. Sie werden merken: Am Ende des Arbeitstages spüren Sie, dass Sie Ihre Projekte vorangetrieben haben.

Push-Nachrichten deaktivieren
Jedes Blinken, Piepsen oder Leuchten zieht Ihre Aufmerksamkeit von der gegenwärtigen Tätigkeit ab und lenkt sie auf die unerwartete Push-Nachricht. Genau das ist kontraproduktiv, wenn Sie sich auf eine Tätigkeit fokussieren möchten. Hinzu kommt, dass Sie danach sehr viel leichter in einen Reaktionsmodus fallen. Fragen Sie sich, ist es tatsächlich notwendig, dass Sie zu jeder Tageszeit unmittelbar über das Eintreffen von Neuigkeiten privater oder beruflicher Apps informiert werden? Hinterfragen Sie, welche Benachrichtigungen Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt beantworten können. Und deaktivieren Sie dann die Push-Nachrichten für möglichst viele Apps auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer.
So können Sie über den Zeitpunkt entscheiden, an dem Sie die Neuigkeiten überprüfen. Und das zeitliche Intervall kann auf Ihre persönlichen und beruflichen Bedürfnisse abgestimmt werden.

E-Mails gebündelt beantworten
E-Mails und Nachrichten könnten oftmals den ganzen Arbeitstag füllen. Anfragen, Rückmeldungen, Arbeitsaufträge oder einfache Information: All das wird fleißig über Ihren Account ausgetauscht. Schnell wird man in einen Reaktionsmodus katapultiert und beschäftigt sich den halben Tag mit dem Hin- und Herschicken digitaler Post. Wenn Sie selbstbestimmter und somit meistens auch produktiver mit Ihrer Arbeitszeit umgehen wollen, dann fragen Sie sich wieder: „Muss ich meine E-Mails umgehend beantworten?“
Natürlich gibt es Arbeitsbereiche, die eine sofortige Beantwortung verlangen. Ein Beispiel dafür kann die erste Anlaufstelle eines Kundendienstes sein. Aber wenn Sie E-Mails nicht umgehend beantworten müssen, planen Sie sich ein Zeitfenster ein, in dem Sie das gebündelt tun. In dieser Zeit konzentrieren Sie sich auf Ihre Nachrichten. Bestenfalls passiert mit jeder Nachricht etwas.
Ganz nach dem Motto: Alle E-Mails, deren Bearbeitung weniger als zwei Minuten bedarf, werden in dem Moment beantwortet oder gegebenenfalls gelöscht. Alle E-Mails, deren Bearbeitung länger dauert, werden verschoben und mit einem neuen Termin versehen. Versuchen Sie Ihr Postfach möglichst leer zu halten – auch das spart kognitive Ressourcen und erhöht unsere Produktivität.

Aus dem Blickfeld nehmen
Beliebte Ablenkungen, wie beispielsweise das Smartphone, laufend zu sehen und dennoch nicht hinzugreifen, erfordert viel Willenskraft. Vermutlich kennen Sie das aus anderen Lebensbereichen: Wie einfach fällt es Ihnen, der Versuchung von Schokolade zu widerstehen, wenn diese ständig direkt vor Ihren Augen liegt?
Wenn Sie fokussiert arbeiten möchten, dann nehmen Sie Ihr Smartphone aus dem Blickfeld und sorgen Sie dafür, dass es nicht jederzeit griffbereit ist: Lassen Sie es in der Tasche verschwinden oder verstecken Sie es in einer Schublade. Wenn Sie sich den Zugang erschweren, wird die Attraktion der digitalen Ablenkung zunehmend schwinden und das fokussierte Arbeiten wird Ihnen leichter gelingen.

Machen Sie sich bewusst, wie sehr Sie sich derzeit von digitalen Medien ablenken lassen. Stellen Sie sich Fragen, beispielsweise: Wie oft arbeite ich konzentriert? Wovon lasse ich mich leicht ablenken? Welche Rolle spielen dabei meine E-Mails oder Apps auf meinem Smartphone? Reflektieren Sie Ihre Muster und Gewohnheiten und fragen Sie sich, welche Maßnahmen für Ihren Fokus hilfreich wären. Dies ist ein guter Start für mehr Fokus im Arbeitsalltag.

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