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Das Managen von Bewerberinnen und Bewerbern sollte heute zur Kernkompetenz einer jeden Personalabteilung gehören. Und dabei geht es in Zeiten des Fachkräftemangels längst nicht mehr nur um die Verwaltung der Daten, sondern auch darum, überhaupt an die relevanten Kandidatinnen und Kandidaten zu kommen und diese zu einer Bewerbung zu bewegen.
Die Zeiten, in denen Unternehmen einfach nur Bewerberinnen und Bewerber verwalten, sind Vergangenheit. Statt eines Arbeitgebermarktes befinden wir uns in einem Bewerbermarkt. Das spiegelt sich auch in Bewerbermanagementsystemen (BMS) wider. „Prinzipiell managet eine Bewerbermanagement-Software erst einmal nur Bewerber. Wir verfolgen aber einen breiteren Ansatz: Wir bieten nicht nur ein Bewerbermanagement-System, sondern ein Bewerbergewinnungs-System“, sagt Daniel Strizeski, Account Manager SaaS des Software-Dienstleisters softgarden e-recruiting GmbH. Ziel sei es, mit dem System sowohl potenzielle Kandidaten anzusprechen, sie zu einer Bewerbung zu bewegen und dann im System auch zu verwalten. Ein Ansatz, den auch die Personio GmbH verfolgt. Kathrin Kirchler, dortige Senior PR-Managerin, erklärt: „Ein digitales Bewerbermanagement-Tool spart HR-Teams nicht nur Zeit und Geld. Es hilft ihnen auch, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten zu finden.“ Inklusive einem Employer Branding-Effekt aufgrund des zeitgemäßen Auftritts sowie gut durchdachter Prozesse. Matthias Frisch, Vorstand der HR4YOU AG, fügt an: „Ein professionelles und transparentes Auftreten gegenüber den Bewerbern ist ein Vorteil einer Bewerbermanagementlösung.“ Ebenso die Faktoren Zeitersparnis und Prozesssicherheit. Ganz auf die zielgerichtete Ansprache konzentriert sich der One-Click-Recruiter der Jobcluster Deutschland GmbH, der sich über entsprechende Schnittstellen mit den gängigen Bewerbermanagement-Systemen verbinden lässt. Alexander Baumann, Geschäftsführer des Unternehmens, sagt: „Wir richten uns mit unserem Ansatz nach außen und automatisieren nahezu alle Kanäle inklusive Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Funktionalitäten bis hin zum zukünftigen Programmatic Recruiting.“
Auswahlkriterien für eine digitale Bewerbermanagement-Lösung
Doch vor dem Hintergrund dieser Vorteile einfach irgendein BMS anzuschaffen, ist zu kurz gedacht. Unternehmen sollten sich zum Beispiel im Vorfeld die Frage beantworten: Suchen wir eine digitale Gesamtlösung für den HR-Bereich oder eine Stand-alone-Lösung? Eindeutig lässt sich diese Frage nicht beantworten. Die Anforderungen an die Software sollten sich prinzipiell an der Unternehmenswirklichkeit ausrichten lassen. In vielen Lösungen sind daher einfach zu handhabende Konfiguratoren integriert, über die sich Workflows und Prozesse anpassen lassen. Kathrin Kirchler von Personio plädiert aufgrund unterbrechungsfreier Prozesse ganz klar für eine Gesamtlösung, die auch andere HR-Bereiche einschließt. Sie hebt dabei aber hervor, dass All-in-one nicht mit einer Verneinung integrativer Lösungen gleichzusetzen sei. Vielmehr würde Personio den Kunden mittlerweile über 100 Integrationen für spezialisiertere Angebote anbieten. Auch Daniel Strizeski von softgarden empfiehlt ab einer gewissen Unternehmensgröße mit entsprechender Personalsuche spezialisierte Einzellösungen. Ebenso für Alexander Baumann von Jobcluster und Matthias Frisch von HR4YOU sind integrative Lösungen doch ein wesentliches Merkmal der Digitalisierung. Außerdem erklärt Baumann: „Dieses Modell führt auch zu Kostenvorteilen für die Kunden, die Lösungen eventuell nur on demand buchen. Es macht totalen Sinn, sich anzuschauen, was exakt gebraucht wird.“ Dass es sich um eine Cloud-Lösung handeln sollte, darüber herrscht bei allen befragten Software-Entwicklern Einigkeit. So bleiben Unternehmen flexibel, sparen Hardware- und Wartungskosten und kaufen sich Datenschutz direkt mit ein.
Die Ansprache von Bewerberinnen und Bewerbern
Viele Bewerbermanagementlösungen bieten die Möglichkeit, das System direkt an die eigene Karrierewebsite anzudocken und eine Verbindung mit zahlreichen Online-Jobbörsen herzustellen. Kathrin Kirchler von Personio zählt die Vorteile solcher Connections auf: „Stellenausschreibungen werden auf der eigenen Karriereseite und mit wenigen Klicks auf einer Vielzahl von Jobportalen abgebildet. Eingehende Bewerbungen landen anschließend direkt in der Software, von wo aus die Personalerinnen und Personaler mit den Bewerberinnen und Bewerbern sowie anderen Beteiligten, bspw. Führungskräften, kommunizieren.“ Die dabei generierten Daten lassen sich dann wiederum für Prozessoptimierungen intelligent miteinander verknüpfen. Daniel Strizeski von softgarden sagt: „Mit einer digitalen Bewerbermanagementlösung wissen Sie, wie viele Bewerbungen Sie erhalten haben, wie lange die Stellenbesetzung gedauert hat und welche Kosten dafür angefallen sind.“ Mit all diesen Daten könnten Kunden außerdem ständig und in Echtzeit ihren Bewerbungsprozess optimieren, erklärt Alexander Baumann von Jobcluster. Und ergänzt: „Wir können jede Datenquelle zu den von uns erhobenen Daten hinzupacken, die der Kunde als relevant für sich erachtet. Es stellt für uns kein Problem dar, Fremddaten mit unseren zu verweben.“
Kommen die Bewerbungen dann rein, beginnen die ursprünglichen Vorteile eines BMS ihre Wirkung zu entfalten: leichtere Abstimmungsmöglichkeiten zwischen allen am Bewerbungsprozess Beteiligten, die Nutzung automatisierter Prozesse, Soll-Ist-Abgleiche, vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten. Das spart Kosten, Zeit und personelle Ressourcen. Gleiches kommt durch Schnittstellen zu Onboarding- und Payroll-Systemen zum Tragen. Oder über eine Anbindung an die digitale Personalakte.
Wie kann das Vergleichsportal HRNeeds Sie bei der Suche nach einer passenden Softwarelösung für das Bewerbermanagement unterstützen?
HRNeeds gleicht die spezifischen Unternehmensanforderungen mit den einzelnen Softwarelösungen ab und erstellt für Unternehmen kostenlos und unverbindlich eine Liste passender Systeme – inklusive aller Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung. „Nach unseren langjährigen Erfahrungen steckt der Fehler oft im Detail. Aufgrund der komplexen Situation bemerken viele Firmen erst in der Einführungsphase, dass die gewählte Softwarelösung die Anforderungen nur teilweise oder gar nicht abdecken kann“, weiß Claus Nielsen, Geschäftsführer vom Vergleichsportal HRNeeds.
Auf Wunsch hilft und berät HRNeeds Sie auch bei der endgültigen Entscheidungsfindung, sodass Sie sicher sein können, dass die gewählte Softwarelösung auch zu Ihren Anforderungen passt.
Weitere Informationen unter: https://www.hrneeds.de/hr-software/bewerbermanagement
