Das hybride Büro: Chance und Herausforderung zugleich

Personalmanagement

Das hybride Büro bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Da für Mitarbeitende der Arbeitsweg öfter entfällt, bleibt ihnen zum Beispiel mehr Zeit, um Beruf und Familie miteinander zu vereinbaren. Arbeitgebende profitieren wiederum, weil weniger teure Bürofläche benötigt wird. Einer PwC-Studie zufolge lohnt sich das sogar schon ab einer Reduktion von nur acht Prozent. Kein Wunder also, dass laut einer Umfrage von IDC mehr als ein Drittel der Unternehmen zukünftig darauf setzen wollen. Doch das hybride Arbeitsmodell bringt auch einige Herausforderungen mit sich – und diese müssen unbedingt im Vorfeld beachtet werden, damit es in der Praxis auch wirklich funktionieren kann.

Neues Modell, neue Herausforderungen

Mit dem Einrichten der Homeoffice-Plätze und der Reduzierung der stationären Fläche ist die Umsetzung des hybriden Büros noch lange nicht getan. Da nicht mehr alle Mitarbeitenden einen festen, ihnen zugewiesenen Arbeitsplatz haben, kann das neue Modell nämlich schnell im Chaos enden. Die Verteilung manuell zu organisieren, wäre jedoch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. In der Folge könnte es zu Überbelegungen kommen oder aber der zugewiesene Schreibtisch entspricht nicht den individuellen Bedürfnissen des Mitarbeitenden. Im schlimmsten Fall resultieren beide Szenarien in einem hybriden Büro, in dem es nicht möglich ist, produktiv zu arbeiten – und das gilt es unter allen Umständen zu vermeiden.

Was es braucht, um die verfügbare Fläche smarter zu organisieren, ist ein zentrales System, mit dem sich Buchungsüberschneidungen genauso wie die Zuteilung unpassender Arbeitsplätze vollautomatisch verhindern lassen. Dabei kann es helfen, zahlreiche zusätzliche Faktoren wie die unterschiedlichen Ansprüche der Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Nehmen wir zum Beispiel an, eine Vertriebsmitarbeiterin benötigt am Vormittag ein Einzelbüro, weil sie ungestört eine Präsentation vorbereiten muss. Am Nachmittag soll sie diese im Abteilungsmeeting vortragen und braucht dementsprechend einen größeren Raum. Mithilfe eines zentralen Systems lässt sich all das effizient und ganz ohne Leerstände organisieren. Ähnliches gilt natürlich auch für Mitarbeitende, die auf einen barrierefreien Arbeitsplatz angewiesen sind. Manche benötigen aber auch nur ausnahmsweise ein Büro mit Drucker oder arbeiten einfach gerne an einem Schreibtisch mit Fenster.

Das hybride Büro in der Praxis

Ein Standort, an dem das bereits umgesetzt wurde, ist die Forschungseinrichtung CERN. Hier sind rund 10.000 Mitarbeitende und Gastwissensschaffende angestellt, die nur gelegentlich vor Ort sind. Dort haben sie die Möglichkeit, per App ihren Schreibtisch flexibel zu buchen und dabei auch Sonderwünsche wie beispielsweise einen Fensterplatz auszuwählen. Beim Betreten des Raumes werden sie automatisch eingecheckt. Geschieht dies nicht, wird der Raum wieder zur Buchung freigegeben, wodurch sich die Auslastung optimieren lässt. Mitarbeitende können außerdem einsehen, wer an diesem Tag an welchem Arbeitsplatz sitzt. Dieser Raumbezug erleichtert die Navigation vor Ort ungemein, sollte doch einmal der Bedarf für ein persönliches Gespräch bestehen.

Aber auch anderen – wie beispielsweise der HR-Abteilung – fällt es auf diese Weise leichter, die Auslastung im Auge zu behalten. Gerade hinsichtlich der anhaltenden Pandemie ist das äußerst wichtig. Diese hat dazu geführt, dass Unternehmen überhaupt erst dazu gezwungen waren, sich mit alternativen Modellen auseinanderzusetzen und macht auch weiterhin Kontaktbeschränkungen erforderlich. Deshalb gilt, die Mitarbeitenden, die nicht oder zumindest nicht immer ins Homeoffice ausgelagert werden können, vor Ort so zu verteilen, dass das Infektionsrisiko für sie möglichst gering ist. Zum einen lassen sich mit digitalen Hilfsmitteln jene Schreibtische identifizieren, die belegt werden können, um gleichzeitig die Abstandregelungen einzuhalten. Zum anderen kann die maximale zulässige Zahl an Mitarbeitenden, die je nach aktuellem Infektionsgeschehen variiert, besser geregelt werden. Ist diese erreicht, kann das System automatisch einen Riegel vorschieben, indem es keine weiteren Buchungen zulässt.

Großes Potenzial für mehr Nachhaltigkeit

Doch die Möglichkeiten gehen noch weit darüber hinaus: Gerade hinsichtlich des Klimawandels kann das digital organisierte, hybride Büro Unternehmen dabei unterstützen, Ressourcen einzusparen und sich dadurch dauerhaft nachhaltiger aufzustellen. Da der Arbeitsweg öfter entfällt, lässt sich der CO2-Ausstoß stark reduzieren. Laut eines Gutachtens des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft wären das bei nur einem Tag Homeoffice pro Woche schon 850 Millionen Kilogramm Kohlendioxid pro Jahr. Doch auch im Büro können Ressourcen und damit Kosten ganz unmittelbar eingespart werden: Mithilfe einer smarteren Organisation der Arbeitsplätze können Mitarbeitenden so verteilt werden, dass ganze Stockwerke oder Gebäudeabschnitte nicht belegt werden. So kann mehr Fläche freigehalten werden, die nicht beheizt werden muss – und Energie wird eingespart.

Auch externe Geodaten, die sich zum Beispiel auf Staus oder das Wetter beziehen, können berücksichtigt werden. So ist das System in der Lage, zu prognostizieren, ob eine größere Gruppe Mitarbeitender später eintreffen wird oder bei Schnee eher kurzfristig zuhause bleibt. Dadurch fällt es auch der Kantine leichter, ressourcenschonender zu planen. Ohne ein zentrales System müsste dafür gesorgt werden, dass für jede Eventualität genügend Lebensmittel verfügbar sind, was nicht selten dazu führt, dass große Mengen weggeworfen werden müssen. Wenn das Kantinenteam jedoch stets den Überblick darüber behalten kann, wie viele Mitarbeitende an diesem Tag vor Ort zu Mittag essen, können die entsprechenden Mengen vorbereitet werden.

Am Ende sollte es beim hybriden Büro immer darum gehen, den Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sie optimale Arbeitsbedingungen vorfinden und sich wohlfühlen. Nur so werden die optimalen Voraussetzungen für produktives und innovatives Arbeiten geschaffen.

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Jürgen Schomakers, Managing Partner bei Esri

Jürgen Schomakers

Jürgen Schomakers studierte Wirtschaftsgeographie mit dem Schwerpunkt Geoinformatik und arbeitet heute bei Esri, einem Produzenten von GIS-Software, Location Intelligence und Mapping. In seiner aktuellen Position als Managing Partner ist er vor allem für die technologische Strategie des Unternehmens verantwortlich und legt seinen Fokus auf interkulturelles Management, IT-Strategie für Unternehmen, Geschäftsumwandlung und Change Management.

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