Datenschutz: Einwilligungen im Arbeitsverhältnis

Umgang mit Beschäftigtendaten

Deutschland ist für seine starken Arbeitnehmendenrechte bekannt: Kündigungsschutz, Mindesturlaub und festgelegte Ruhezeiten sind nur einige der Beispiele, die Arbeitnehmenden rechtlich den Rücken stärken.

Auch die informationelle Selbstbestimmung und Privatsphäre der Beschäftigten sind geschützt ­­­– durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz. Diese schreiben beispielsweise vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden nicht einfach so für Marketing-Fotos ablichten dürfen.

Was müssen Firmen daher im Umgang mit personenbezogenen Daten beachten? Können ihnen Einwilligungen im Arbeitsverhältnis weiterhelfen? Und in welchen Fällen ist die Zustimmung der Mitarbeitenden überhaupt notwendig?

Einwilligungen nach der Datenschutz-Grundverordnung

„Hiermit willige ich ein, dass meine Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden.“ Checkboxen mit dieser oder einer ähnlichen Formulierung finden sich auf so mancher Karriereseite. Damit wollen viele Unternehmen sichergehen, dass sie die Daten von Bewerbenden konform mit der Datenschutz-Grundverordnung verarbeiten werden. Doch Einwilligungen da einzuholen, wo es andere Rechtsgrundlagen zur Datenverarbeitung gibt, ist kontraproduktiv. Zum einen können Einwilligungen jederzeit widerrufen werden. Zum anderen stiften sie rechtlich Verwirrung.

Dienen Datenverarbeitungsvorgänge der Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags, sind sie rechtmäßig – eine Einwilligung der Mitarbeitenden ist nicht erforderlich. Der Bewerbungsprozess gilt als Anbahnung eines Arbeitsvertrags und erlaubt daher die Verarbeitung von Bewerberdaten. Doch Vorsicht: Dies gilt nur für personenbezogene Daten, die für den Bewerbungsprozess notwendig sind. Die Erhebung oder das aktive Abfragen von beispielsweise Familienstand, Alter oder Geschlecht widerspricht dem Prinzip der Datensparsamkeit, da diese Daten für die Entscheidung über eine Einstellung der Kandidatinnen oder Kandidaten nicht relevant sind.

Nach einer erfolgreichen Bewerbung und der anschließenden Anstellung sind weitere Informationen für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig, wie Kranken- und Sozialversicherungsdaten, Krankmeldungen zur Weitergabe an die Krankenkasse, die Bankverbindung für die Gehaltsüberweisung, Familienstand und Kinderanzahl sowie Kirchensteuermerkmale und Lohnsteuerklasse. Auch für die Verarbeitung dieser Daten ist keine Einwilligung erforderlich, da sie aus steuerrechtlichen Gründen erhoben und verarbeitet werden müssen.

In welchen Fällen benötigen Arbeitgeber eine Einwilligung?

Immer dann, wenn keine andere Rechtsgrundlage greift, ist eine Einwilligung zur Datenverarbeitung nötig. Ein typisches Beispiel ist die Verwendung von Fotos der Mitarbeitenden auf der Unternehmenswebsite oder für Marketing-Material wie Flyer oder Broschüren.

Auch der Überwachung von Arbeitslaptops oder Firmenhandys während der privaten Nutzung müssen Arbeitnehmende zustimmen. Das lässt sich allerdings vermeiden, indem die Verwendung von Firmen-Devices nur für berufliche Zwecke gestattet wird.

Eine weitere mögliche Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ist das berechtigte Interesse. Wird aufgrund dieser Rechtsgrundlage verarbeitet, muss immer eine Interessenabwägung durchgeführt und dokumentiert werden. Berechtigtes Interesse kann zum Beispiel an der Videoüberwachung bestimmter Bereiche im Betrieb oder am GPS-Tracking von Lieferfahrzeugen bestehen.

Wichtig ist: Die Einwilligung sollte auch bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten das letzte Mittel sein.

Einwilligungen müssen freiwillig sein

Werden die Einwilligungen unter Druck oder in einer Zwangssituation abgegeben, sind sie null und nichtig. In einem Arbeitsverhältnis stellt sich jedoch die Frage: Kann die Freiwilligkeit überhaupt gewährleistet werden, wenn für die Angestellten potenziell ihr Job auf dem Spiel stehen könnte?

Die Antwort lautet ja, wenn Arbeitgeber folgende Punkte beachten:

  1. Einwilligungen dürfen nicht an einen Arbeitsvertrag gekoppelt sein, auch nicht als Anhang. Sie müssen als eigenständiges, schriftliches und beidseitig unterschriebenes Dokument vorliegen.
  2. Die Einwilligung muss so formuliert sein, dass die Freiwilligkeit unverkennbar ist. Arbeitgeber sollten daher explizit darauf hinweisen, dass bei einem Widerruf oder einer Nicht-Einwilligung keine Nachteile zu befürchten sind.
  3. Die Freiwilligkeit sollte gelebte Realität im Unternehmen sein. Wenn Angestellte keine Einwilligung abgeben wollen oder diese nachträglich widerrufen, darf das auf keinen Fall negative Folgen haben. Sie dürfen niemals überredet oder anderweitig unter Druck gesetzt werden.

Verwendung von Mitarbeiterfotos auf der Website

Wenn Arbeitgeber Fotos von Mitarbeitenden nur auf der Team- oder Karriereseite des Unternehmens verwenden möchten, etwa im Stil von „Ihre Ansprechpartner bei der Firma …“, sind Einwilligungen ein verlässlicher Weg.

Wollen sie die Fotos jedoch auf verschieden Websites veröffentlichen, gerät das Einwilligungsmanagement schnell außer Kontrolle. Denn sollten Mitarbeitende ihr Einverständnis widerrufen, müssen sie genau nachvollziehen können, auf welchen Seiten sich die Fotos im Netz befinden und sie dort ersetzen oder löschen. Eine zuverlässige, konstant aktualisierte Dokumentation ist daher der Schlüssel zum rechtssicheren Handeln.

Manche Unternehmen arbeiten stattdessen mit sogenannten „Model-Release“-Verträgen, die den Beschäftigten ihre Fotos gegen einen Obolus abkaufen. Dann ist die Rechtsgrundlage keine Einwilligung mehr, sondern ein Vertrag.

Einwilligungen enden nicht mit dem Beschäftigungsverhältnis

Was passiert, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen? Einige erteilte Einwilligungen verlieren dann ihren Nutzen. Zum Beispiel wird die Firma keine Daten zum Standort des Firmenwagens der Personen mehr erheben oder deren Foto online auf der Team-Seite abbilden wollen.

Sobald der Zweck der Einwilligung entfällt, sollten Arbeitgeber die Datenverwendung einstellen. Das bedeutet, das Foto des (ehemaligen) Mitarbeitenden von der Website zu entfernen – auch ohne dessen gesonderte Aufforderung.

Prinzipiell gilt: Eine Einwilligung ist so lange gültig, bis sie widerrufen wird. Somit erlischt sie nicht in jedem Fall automatisch mit dem Beschäftigungsende. Im Jahr 2015 – vor Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung – entschied das Bundesarbeitsgericht sogar, dass ein Widerruf der Einwilligung mitunter nur mit einem plausiblen Grund gültig ist. Eine solche Auslegung der Einwilligung ist seit Gültigkeit der Datenschutz-Grundverordnung allerdings nicht mehr zu erwarten.

Fazit

Einwilligungen sind im Angestelltenverhältnis eine wacklige Angelegenheit. Sie müssen dokumentiert werden, korrekt formuliert und freiwillig sein. Zudem besteht bei Einwilligungen immer die Möglichkeit, dass Mitarbeitende diese widerrufen. Daher sollten Unternehmen genau prüfen, ob sie sich bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht auf eine andere Rechtsgrundlage stützen können.

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Malte Rowe

Malte Rowe

Senior Consultant Datenschutz
DataGuard
Malte Rowe ist zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV) und IT-Grundschutzpraktiker (BSI). Bei DataGuard hat er die Position des Senior Consultant Datenschutz inne.

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