Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs hat sich seit Pandemiebeginn in vielen Branchen etabliert. Arbeitnehmer haben hierdurch viel Flexibilität gewonnen. Remote Work kann die Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie verbessern. Ebenfalls kann die Arbeit im Homeoffice für Arbeitgeber Vorteile haben: Weniger Präsenz im Büro kann einen Grund für eingesparte Büroflächen und damit geringere Fixkosten darstellen. Schließlich werden Unternehmen, die nachhaltig arbeiten wollen, den Vorteil eingesparter Emissionen für den Fahrtweg wertschätzen.
Die Büropräsenz hat aber zweifelsfrei auch ihren Wert. Nicht nur die soziale Interaktion kann dort besser stattfinden. Auch für Beschäftigte kann sie Vorteile bieten, indem die Freizeit wieder räumlich von der Arbeit getrennt wird. Schließlich ist die Gewährleistung guter Arbeitsbedingungen – zum Beispiel eine gesundheitsfördernde Ausstattung oder die Beachtung der Arbeitszeiten – für Beschäftigte in Präsenz etwas leichter zu gewährleisten.
Zuletzt wollen Unternehmen die Präsenz ihrer Beschäftigten im Büro daher wieder erhöhen. In welchem Ausmaß das notwendig ist und wie Anreize geschaffen werden, ist eine personalpolitisch komplexe Frage. Aber auch rechtlich stellen sich verschiedene Fragen:
Weisungsrecht
Über das Weisungsrecht dürfen die Arbeitgeber den Arbeitsort nach billigem Ermessen näher bestimmen. Das umfasst im Grundsatz die Anordnung, im Büro zu arbeiten.
Eine Weisung zur Rückkehr ins Büro ist jedoch nicht zulässig, wenn ein anderer Arbeitsort vertraglich vereinbart ist. Bevor ein Arbeitgeber überlegt, ob beziehungsweise wie er seine Beschäftigten zurück ins Büro bringen kann, sollte er sich daher die möglicherweise abgeschlossenen Vereinbarungen über Homeoffice, Remote Work oder Ähnliches ansehen. Enthält eine – gegebenenfalls auch mündliche – Vereinbarung eine Zusage für die Nutzung des Homeoffice, ist eine Änderung des Arbeitsorts nur mit der Zustimmung der Beschäftigten oder in Ausübung eines möglicherweise vereinbarten Widerrufs möglich. Andernfalls darf eine Änderung nur über eine sogenannte Änderungskündigung erfolgen, wofür aber eine zwingende Notwendigkeit der Rückkehr ins Büro begründet werden muss.
Haben Arbeitgeber die Arbeit außerhalb des Büros dagegen nur geduldet oder im Rahmen ihres Weisungsrechts angewiesen, bleibt eine Änderung dieser Entscheidung möglich. Allein der Umstand, dass Beschäftigte über mehrere Jahre außerhalb des Büros tätig sein durften, hindert die Unternehmen daher nicht daran, die Präsenz im Büro anzuordnen.
Auch wenn keine Vereinbarung über die Nutzung des Homeoffice besteht, muss eine Weisung zur Rückkehr in das Büro nach „billigem Ermessen“ erfolgen. Dafür ist auf die persönlichen Belange der Beschäftigten Rücksicht zu
nehmen, wie beispielsweise Betreuungsmöglichkeiten und Erkrankungen. Insbesondere wenn eine Arbeit im Homeoffice für eine lange Zeit geduldet wurde, kann eine Ankündigungsfrist angezeigt sein. Eine Anweisung zur Rückkehr „von heute auf morgen“ kann im Einzelfall unbillig und darum rechtlich unzulässig sein. Ebenfalls ist zu erwägen, eine stufenweise Rückkehr vorzusehen. Rechtlich zwingend ist dies aber – vorbehaltlich besonderer Umstände des Einzelfalls – nicht.
Schließlich ist bei der Entscheidung, welche Beschäftigten künftig (wieder) in Präsenz arbeiten sollen, der Gleichbehandlungsgrundsatz zu berücksichtigen. Eine unterschiedliche Behandlung bei der Entscheidung über den Arbeitsort ist zwar nicht generell verboten. Es müssen aber sachliche Gründe vorliegen, die eine verstärkte Präsenz bestimmter Gruppen vor Ort rechtfertigen.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Besteht ein Betriebsrat, sind bei einer Rückkehr der Beschäftigten in das Büro seine Mitbestimmungsrechte zu wahren: Eine Änderung des Arbeitsorts kann insbesondere als Versetzung anzusehen sein und darum die Zustimmung des Betriebsrats nach Paragraf 99 Betriebsverfassungsgesetz erfordern. Das ist jedenfalls bei einer vom Arbeitgeber veranlassten Rückkehr „von null auf hundert“ der Fall. Nicht abschließend geklärt ist, wie eine geringfüge Erhöhung der Präsenz im Büro zu bewerten ist (beispielsweise von zwei auf vier Tage Präsenz in der Woche). Diese dürfte keine Versetzung darstellen, weil sich der Arbeitsort (teilweise im Betrieb und teilweise zu Hause) nicht verändert, sondern bloß die zeitliche Verteilung. Der Betriebsrat muss im Übrigen jedenfalls dann nicht angehört werden, wenn dem Arbeitnehmer die Wahl des Arbeitsortes freigestellt wird. Nur die Änderung des Arbeitsorts auf Veranlassung des Arbeitgebers ist zustimmungspflichtig.
Eine Änderung der Homeoffice-Regelung nicht nur für einzelne Beschäftigte unterliegt gemäß Paragraf 87 Absatz eins Nummer 14 Betriebsverfassungsgesetz dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Das Mitbestimmungsrecht
umfasst die Ausgestaltung von mobiler Arbeit, das heißt die Rahmenbedingungen wie Zustimmungsverfahren, Kostenpauschalen. Der Umfang der Homeoffice-Tätigkeit unterliegt hingegen nach der überwiegenden Auffassung
der juristischen Fachwelt als Organisationsentscheidung im Kernbereich der Unternehmerfreiheit nicht der Mitbestimmung. Darum ist die Entscheidung über das „Ob“ – also die Einführung oder Beendigung der Homeofficetätigkeit – nicht von einer Vereinbarung mit dem Betriebsrat abhängig. Dies hat insbesondere auch im April 2023 das Arbeitsgericht München entschieden: Der Betriebsrat eines großen Versicherungskonzerns scheiterte mit einer einstweiligen Verfügung gegen die Entscheidung des Arbeitgebers, ohne vorherige Beteiligung des Betriebsrats für die Belegschaftvier Präsenztage im Monat anzuordnen.
Berücksichtigung kollektiver Regelungen
Viele Unternehmen haben unter dem Eindruck der Pandemie Betriebsvereinbarungen – vereinzelt auch Tarifverträge – zu Homeoffice und Remote Work abgeschlossen. An die dortigen Vorgaben – zum Beispiel zu einer festgelegten Zahl an gestatteten Arbeitstagen im Homeoffice – sind die Arbeitgeber gebunden. Ein ersatzloses Streichen eines tarifvertraglich vereinbarten Rechts auf Homeoffice wäre nicht einseitig zulässig – dies können nur die Tarifvertragsparteien übereinstimmend regeln. Sofern der Tarifvertrag ein Kündigungsrecht vorsieht, kann der Arbeitgeber aber natürlich hiervon Gebrauch machen.
Auch Betriebsvereinbarungen sind für den Arbeitgeber verpflichtend. Eine Änderung der Regelung muss mit dem Betriebsrat vereinbart werden. Gelingt die Einigung nicht, muss der Arbeitgeber die sogenannte Einigungsstelle anrufen – ein paritätisch mit Arbeitgeber- und Betriebsratsvertretern besetztes Gremium unter dem Vorsitz einer unabhängigen Person. Sieht man die Grundentscheidung über die Gewährung von Homeoffice allerdings wie vorstehend beschrieben in der Entscheidungsfreiheit des Arbeitgebers, hat er jedenfalls die Möglichkeit, einseitig die vollständige Rückkehr der Beschäftigten in das Büro anzuordnen. Hierfür kann er eine bestehende Betriebsvereinbarung kündigen, die dann – unter Wahrung einer Kündigungsfrist von üblicherweise drei Monaten – für die Zukunft jeden Anspruch auf Homeoffice beseitigt.
In den meisten Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen wird allerdings ohnehin kein Anspruch begründet. Hier wird regelmäßig eine doppelte Freiwilligkeit zugrunde gelegt, sodass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer
der Ableistung der Arbeit im Homeoffice zustimmen müssen. Dann bedarf eine Änderung der Arbeitgeberentscheidung keiner Mitbestimmung. Zu beachten ist aber zumindest eine Unterrichtungspflicht, die Paragraf 90 Absatz eins Nummer vier Betriebsverfassungsgesetz über die Planung der Ausgestaltung der Arbeitsplätze vorsieht.
Handlungsempfehlung
Will ein Unternehmen seine Vorgaben zur Präsenzpflicht ändern, muss es zunächst die etwa bestehenden Vereinbarungen prüfen und bewerten, ob die arbeitgeberseitige Entscheidungsfreiheit eingeschränkt ist. Andernfalls besteht – in den Grenzen billigen Ermessens – Flexibilität. Ob die einseitige Anordnung der Rückkehr ins Büro als personalpolitisches Mittel sinnvoll ist, ist eine andere Frage. Alternativ sollten sich die Unternehmen fragen, ob Beschäftigte nicht auch über Anreize zu einer Rückkehr motiviert werden können. Zumal auch unter Beschäftigten ein Trend hin zu mehr Präsenz im Büro erkennbar ist – nur die Flexibilität möchten sie nicht aufgeben.
Weitere Beiträge zu dem Thema:
- Wie Datenschutz im Homeoffice gelingt
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Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe Flexibilität. Das Heft können Sie hier bestellen.
Christoph Seidler
