Home Office – Auch Flexibilität braucht Regeln

Die Nachfrage nach flexibleren Arbeitsplätzen und damit auch Home-Office-Regelungen boomt. Die Tätigkeit am heimischen Schreibtisch wirft jedoch eine Reihe von arbeitsrechtlichen Fragen auf. Diese sollten berücksichtigt werden, um zu vermeiden, dass aus der gewünschten Flexibilität eine Kostenfalle oder ein starres Korsett wird.

Wie so oft im Arbeitsrecht ist auch für die Tätigkeit im Home Office – der Telearbeit – Dreh- und Angelpunkt, dass die Parteien klare vertragliche Regelungen treffen. Nur so kann die gewünschte Flexibilität für beide Seiten dauerhaft funktionieren. Nicht selten ist in Arbeitsverträgen das Thema Home Office aber nur in einem kurzen Satz unter der Überschrift „Arbeitsort“ geregelt. Potenzielle Konflikte sind in diesem Fall zumindest bei häufiger oder dauerhafter Telearbeit vorprogrammiert, da betriebliche Interessen des Arbeitgebers und private Interessen des Arbeitnehmers nicht stets in Einklang stehen.

Zunächst sollte vertraglich vereinbart werden, in welchem Umfang und unter welchen Voraussetzungen Telearbeit geleistet werden kann. Wenn es feste Home-Office-Tage gibt oder wenn die Tätigkeit dauerhaft aus dem Home Office erfolgt, sollte geregelt werden, unter welchen Voraussetzungen und mit welcher Ankündigungsfrist der Arbeitgeber ausnahmsweise die Anwesenheit im Betrieb, beispielsweise für Meetings, verlangen kann. Auch wenn es keine feste Regelung gibt, sondern spontane Telearbeit erlaubt ist, sollten grundsätzliche Regelungen erwogen werden, zum Beispiel ob man eine Erlaubnis des Vorgesetzten benötigt oder ob bestimmte Ankündigungsfristen einzuhalten sind.

Ein weiteres Minenfeld ist das Thema Arbeitszeit. Zu klären ist das Thema Zeiterfassung – kann der Mitarbeiter an der betrieblichen Zeiterfassung teilnehmen oder muss er seine Arbeitszeit anderweitig dokumentieren? Wie stellt der Arbeitgeber sicher, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird? Dieses gilt nämlich auch für Telearbeit. Zum anderen wird es häufig Kernarbeitszeiten im Betrieb geben, zu denen auch der Home Office-Mitarbeiter für Kollegen und Kunden greifbar sein sollte.

Auch das Thema Arbeitsschutz macht nicht an der Schwelle des Home Office halt. Der Arbeitgeber muss daher sicherstellen, dass er seinen diesbezüglichen Verpflichtungen Folge leisten kann. Nötig sind Vereinbarungen über ein Zugangsrecht des Arbeitgebers zum heimischen Arbeitsplatz. Diese sollten die Voraussetzungen für den Zutritt zur Wohnung des Mitarbeiters klar regeln, z.B. auch Ankündigungsfristen oder Zeitkorridore für den Zutritt.

Ein vertragliches Zugangsrecht des Arbeitgebers und des betrieblichen Datenschutzbeauftragten hat auch Bedeutung, wenn der Mitarbeiter im Home Office personenbezogene Daten verarbeitet. Hier muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass diese Daten dem Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechend geschützt werden und muss sich zu diesem Zweck entsprechende Kontrollmöglichkeiten vorbehalten.

Nicht nur Daten nach dem BDSG aber auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die der Mitarbeiter mit nach Hause nimmt, gilt es zu schützen. Hierzu kann beispielsweise geregelt werden, ob eine Genehmigung für die Mitnahme bestimmter Unterlagen nach Hause nötig ist. Insbesondere bei regelmäßiger oder dauerhafter Home Office-Tätigkeit sollten außerdem Regelungen zur Sicherung des Arbeitsplatzes getroffen werden, um den Zugriff unbefugter Dritter zu verhindern, zum Beispiel durch das Erfordernis eines abschließbaren Arbeitszimmers oder abschließbarer Schränke.

Ebenfalls zu regeln ist, welche Arbeitsmittel der Arbeitgeber stellt. Bei spontaner Telearbeit dürften ohnehin zur Verfügung gestellte Laptops, Smartphones etc. für die Tätigkeit am heimischen Schreibtisch hinreichend sein. Bei regelmäßiger Tätigkeit mag sich jedoch die Überlassung weiterer Arbeitsmittel wie beispielsweise Drucker, Büromöbel und so weiter anbieten. In diesem Falle sollte detailliert festgehalten werden, welche Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt wurden. Außerdem sollte eine Verpflichtung zur unverzüglichen Rückgabe auf Verlangen des Arbeitgebers sowie der Ausschluss eines Zurückbehaltungsrechts des Mitarbeiters vereinbart werden. Sofern die überlassen Arbeitsmittel beschädigt werden, gelten die allgemeinen Haftungsgrundsätze.

Schließlich ist es sinnvoll, Regelungen zu etwaigem Aufwendungsersatz zu treffen. Ob eine Kostenerstattung entsprechend § 670 BGB erforderlich ist, richtet sich letztlich nach zeitlichem und räumlichem Umfang der Tätigkeit. Bei gelegentlicher Home Office-Tätigkeit dürfte eine Regelung hierzu nicht erforderlich sein, wohingegen ein Außendienstmitarbeiter, der stets im Home Office arbeitet und z.B. Stauraum für Materialien benötigt, einen Ausgleich wird verlangen können. Die Zahlung von Pauschalen ist möglich, allerdings ist klar zu regeln, was erfasst sein soll.

Beim Thema Kostenersatz sollte übrigens auch das Thema Fahrtkosten bedacht werden, um böse Überraschungen zu vermeiden – wie werden Fahrtkosten für erforderliche Anwesenheiten im Betrieb behandelt? Handelt es sich um Dienstreisen?

Wenn die Telearbeit in der Praxis nicht funktioniert, muss der Arbeitgeber Möglichkeiten haben, diese zu beenden. Wenn die Telearbeit vertraglich geregelt wurde, erfordert die Beendigung eine Änderungsvereinbarung, eine Änderungskündigung oder den vertraglichen Vorbehalt einer einseitigen Änderung durch den Arbeitgeber. Gemäß einem aktuellen Urteil des Landesarbeitsgericht Düsseldorf vom September 2014 (Az. 12 Sa 505/14) muss ein solcher vertraglicher Vorbehalt auch den Interessen des Mitarbeiters angemessen Rechnung tragen und ist sonst unwirksam. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Beendigung von Telearbeit in der Regel eine Versetzung darstellt, die der Zustimmung des Betriebsrats bedarf.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass das Thema Home Office auch ansonsten eine Reihe von Anknüpfungspunkten für die betriebliche Mitbestimmung bietet. Gibt es einen Betriebsrat, ist daher eine Betriebsvereinbarung in der Regel rechtlich geboten und auch sinnvoll.