Papierkram lähmt die Motivation

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Unternehmensbürokratie ist oft nicht nur lästig, sie kostet auch eine Menge Geld. Nicht nur wegen der Unmengen an Papier, es ist auch die Mitarbeitermotivation, die unter den Prozessen leidet. Dies zeigt eine Studie, die auf dem Personalmanagementkongress exklusiv vorgestellt wurde.

Was ganz gern salopp unter dem Oberbegriff „Papierkram“ läuft, dürfte Deutschlands Wirtschaft um die 99 Milliarden Euro jährlich kosten. Immer komplexere Arbeitsabläufe, technische Widrigkeiten, schlechte Kommunikation – die deutschen Arbeitnehmer verbringen viel Zeit mit Aufgaben, die mit ihrem eigentlichen Job wenig zu tun haben. Das, und wie entscheidend dieser Stellhebel für moderne Unternehmen ist, zeigt die Work.Engaged-Studie.

300 Angestellte, HR-Professionals sowie Line-of-Business/Operations-Manager im Alter von 18 bis 65 Jahren (78 Prozent 25 bis 54 Jahre) waren es in Deutschland, die für die international angelegte Studie des Workforce Institute at Kronos zusammen mit Coleman Parkes Research Rede und Antwort standen. Die Führungsebene sei doch eh nur an Zahlen und weniger am Wohlergehen ihrer Mitarbeiter interessiert, man habe nicht wirklich das Gefühl, ein wertgeschätzter Teil des Unternehmens zu sein, und an der passenden IT hakt es obendrein. Das Ergebnis der Studie klingt nach Handlungsbedarf.

In der Zwickmühle

Dabei wäre es eine Win-Win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen, den Wert der Mitarbeiter zu erkennen. Doch bislang bleibt es meistens eher beim Lippenbekenntnis. Unternehmen wissen nicht, wie sie’s angehen und haben Systeme und Prozesse häufig noch gar nicht so aufgesetzt, dass Mitarbeiterengagement wirklich gelebt werden kann. Personal wird mit langwierigen manuellen Prozessen belastet und frustriert.

Fast die Hälfte der befragten Deutschen (49 Prozent) findet es schwierig, ihre täglichen Aufgaben in der Arbeit zu erledigen. Im Laufe eines durchschnittlichen Arbeitstags halten sie sieben bis acht Tätigkeiten von den eigentlichen Kernaufgaben ab. 58 Prozent würden sich gern in Sachen Administration entlasten, genauso viele plädieren für mehr Freiraum durch Automatisierung. Umso besser, wenn dann noch die Zuständigkeiten bei Team und Aufgabe geklärt sind (57 bzw. 55 Prozent).

„Kleinvieh macht …“

3,3 Wochenstunden verbringen Arbeitnehmer in Deutschland im Durchschnitt mit Tätigkeiten, die nicht zu ihren Kernaufgaben gehören, 2,8 Stunden davon mit Verwaltungstätigkeiten. Das sind immerhin sieben Prozent einer 40-Stunden-Woche. Geht man von einem durchschnittlichen deutschen Jahreseinkommen von 32.643 Euro (gemäß Statista 2015) aus, entspricht das jährlichen Opportunitätskosten in Höhe von 2.285 Euro allein für Administratives. Eine Stunde „Papierkram“ pro Mitarbeiter pro Woche weniger, sind gleichbedeutend mit 816 Euro bzw. 35,3 Milliarden Euro insgesamt.

Mitarbeiterzufriedenheit vs. Unternehmenskennzahlen

Keine Peanuts. Dabei schlägt der Verwaltungsaufwand nicht nur finanziell zu Buche, sondern zahlt eben auch negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein. Dennoch glaubt über die Hälfte aller Teilnehmer der Work.Engaged-Studie in Deutschland (54 Prozent), dass sich ihre CEOs am Ende doch nur für die Finanzen, nicht aber für die Mitarbeiter interessieren. 63 Prozent sind davon überzeugt, dass ihrem Management soweit alles egal ist, „so lange die Arbeit erledigt wird“.

„Die richtigen Dinge tun“

Fehlende Wertschätzung oder ein schlechtes Verhältnis zu ihrem Vorgesetzten sind allerdings für 60 Prozent der Work.Engaged-Befragten ein Kündigungsgrund. Vor dem Hintergrund ist es ein schwacher Trost, dass immerhin 42 Prozent der Manager unter den Teilnehmern der Studie ihre Mitarbeiter für einen durchaus wertvollen Unternehmensbestandteil (ganz vorn liegt das Produkt als Asset im Unternehmen). Bei den Personalern sind es nur drei von zehn. Für HR stehen Produkt und Kunde klar auf der Eins, danach kommen Finanzen und Marktreputation und dann, an fünfter Stelle, das Personal.

„Für die Personaler ist per se der Mitarbeiter die Nummer eins, denn ihm dient ja der gesamte Daseinszweck“, so Senior Consultant Matthias Malessa. Der frühere Adidas-Personalchef meint, die HRler seien aber auch etwas desillusioniert, weil gerade die (so genannten) Führungskräfte zwar oft mit dem Satz „people are our biggest asset“ brillierten, aber im täglichen Umgang das nicht als „Role Models“ umsetzten. „Führungskräfte delegieren gern die ‚People-Agenda‘ an HR und ‚managen‘ lieber, beschäftigen sich also lieber mit Dingen und Prozessen. Die eigentliche Aufgabe des ‚Führens‘, der aktiven und authentischen Umsetzung Emotionaler Intelligenz, erschließt sich vielen Führungskräften gerade in Deutschland oft noch nicht. (Führen: Die richtigen Dinge tun – Managen: die Dinge richtig tun).“ Zudem ist Human Resources genauso mit Verwaltungs- und Routineaufgaben überlastet.

Technologie als erster Schritt

Was tun – ohne gleich das Rad ganz neu erfinden zu müssen? Eine hervorragende Triebfeder, um nicht nur die Produktivität zu erhöhen, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter, kann Technologie sein – vorausgesetzt sie passt, wird richtig eingeführt und von den Kollegen auch angenommen. 81 Prozent der HR- bzw. Manager im Betrieb sehen ihre veralteten Systeme/Technologien durchaus als größte Herausforderung im Bereich Workforce Management. Und auch knapp zwei Drittel (62 Prozent) der befragten Arbeitsnehmer meinen, die richtige Technologie würde sich positiv in Motivation und Engagement niederschlagen. Gleichzeitig sind 64 Prozent der Befragten erst einmal sehr skeptisch gegenüber technologischen Neuerungen. Gut die Hälfte (53 Prozent) befinden nur automatisierte Systeme für gut und produktivitätssteigernd, die sich einfach und intuitiv bedienen lassen.

Geld ist nicht alles!

Es sind also mitnichten rein monetäre Anreize, die Personal motivieren und ans Unternehmen binden. Klar, Mitarbeiter wollen für gute Arbeit belohnt werden. Über die Hälfte (56 %) der deutschen Work.Engaged-Befragten geben z.B. an, dass Bonus- und Anreizsysteme dazu beitragen, ihre Produktivität zu steigern. Die Vergütung an sich steht jedoch ganz am Ende der Liste, wenn es um die Loyalität zum Unternehmen geht. 73 Prozent der Arbeitnehmer würden das Unternehmen wechseln, wenn Führung und Fokus fehlen, 65 Prozent, wenn es an Zukunftsperspektiven mangelt, und 64 Prozent bei unzureichenden Systemen. Die richtige Technologie steigert die Produktivität gleich in mehrfacher Hinsicht. Um die zwei Drittel meinen, sie könnten sich dann auf wichtige Aufgaben konzentrieren und wieder strategischer arbeiten. Mehr als die Hälfte (53 Prozent) fühlte sich so in ihrer Selbstbestimmung und Work-Life-Balance bestärkt und würde engagierter an die Arbeit gehen.

Die Studie Work.Engaged steht unter www.kronosglobal.de/workengaged zum Download bereit.