4 HR-Aufgaben, die man problemlos automatisieren kann

28.05.2019  |  Hanno Renner
Handy mit Chatbot; Software-Lösungen können HR die Arbeit erleichtern
(c) gettyimages / NicoElNino

Bei welchen Prozessen im Personalwesen können Software-Lösungen Ihnen helfen? Das erklärt Hanno Renner, CEO von Personio.

Die Automatisierung von Prozessen hat bereits in vielen Branchen Einzug gehalten und zum Teil ganze Tätigkeitsfelder nachhaltig verändert. Auch das Personalwesen bleibt von dieser Entwicklung nicht unberührt. Personaler werden durch Software-Lösungen in ihrer täglichen Arbeit unterstützt, indem ihnen repetitive Aufgaben abgenommen werden. Aber welche Bereiche können in HR-Abteilungen in der Praxis tatsächlich automatisiert werden und welche faktischen Vorteile gehen mit einer solchen Automatisierung einher? Ein Überblick.

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1. Der Recruiting-Prozess

Die Suche nach geeigneten Mitarbeitern ist ein sehr zeitaufwendiges und damit auch kostspieliges Unterfangen für Unternehmen. Gleichzeitig ist dieser Teil des Human Resources Managements ein äußerst wichtiger: Ist es doch Ziel eines jeden Unternehmens, die besten Talente für sich zu gewinnen. Doch laut einer gemeinsamen Studie von Personio und Bitkom haben etwa zwei Drittel der Unternehmen Probleme, geeignete Mitarbeiter zu finden. Gleichzeitig setzen gerade einmal 16 Prozent aller Unternehmen im Bewerbermanagement auf unterstützende Software-Lösungen. Dabei lässt sich mittlerweile auch das Schalten von Stellenausschreibungen auf den gängigen Portalen automatisieren. Anzeigen müssen so nicht mehr einzeln angelegt werden, sondern können zentralisiert erstellt und auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig hochgeladen werden. Eine algorithmus-basierte Automatisierung des Recruiting-Prozesses kann schließlich helfen, exakt diejenigen Kandidaten mit dem eigenen Stellenprofil zu matchen, die die entsprechende Erfahrung und das Know-How mitbringen.

Und auch das jeweilige Bewerbermanagement, über das Einladungen zu Gesprächen beziehungsweise Absagen versendet werden, gehört zu den Prozessen, bei denen Software-Lösungen unterstützen können. Dabei gilt: Je persönlicher und individueller die Kommunikation mit Stelleninteressenten abläuft, desto besser. Tools, die den Namen des Bewerbers automatisch in die Anrede einfügen, helfen dabei – trotzdem sollten Recruiter nicht ausschließlich auf automatisch generierte Antwortschreiben zurückgreifen.

Insgesamt kann durch die Unterstützung von Software der gesamte Recruiting-Prozess einfacher und schneller gestaltet werden. Zum einen hilft die Software dabei, mehr Bewerber zu kontaktieren als dies ohne sie der Fall wäre. Zum anderen führt die Schnelligkeit des Prozesses dazu, dass weniger Bewerber vorher wieder abspringen.

2. Das On- und Offboarding von Mitarbeitern

Hat der Personaler den geeigneten Mitarbeiter für sein Unternehmen und die entsprechende Stelle gefunden, muss er sein Onboarding organisieren. Und das sollte sitzen, denn bereits in der Probezeit verlässt jeder fünfte Neustarter das Unternehmen wieder. Für Inhalt und Konzept braucht HR Zeit, doch meist stehen organisatorische Aufgaben im Weg. Dabei kann Onboarding (sowie Offboarding) heutzutage durch Automatisierungen weitestgehend abgedeckt werden.

Personalakten müssen nicht mehr mühsam und zeitaufwendig erstellt werden. Mit entsprechender Software genügt ein Klick, um Bewerberdaten in eine digitale Personalakte zu übertragen. Genauso können On- und Offboarding-Prozesse mit geringem Aufwand gestartet werden. Vorlagen für verschiedene Abteilungen helfen sicherzustellen, dass das Equipment am ersten Tag bereitsteht und auch Einführungstermine organisiert sind. Per Klick können die Aufgaben dann den entsprechenden Kollegen zugewiesen werden.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse in Unternehmen werden Personaler von starren, langwierigen administrativen To-dos befreit und können sich auf den elementaren zwischenmenschlichen Teil der Einarbeitung oder Verabschiedung des Mitarbeiters konzentrieren und so zusätzlich ganz entscheidend zum Employer Branding beitragen.

3. Die Lohnbuchhaltung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein sensibles Thema, das Personalern kontinuierlich Zeit raubt. Umso wichtiger also, dass die Abrechnungen auch immer korrekt sind. Auch hier hilft Automatisierung, denn der gesamte Prozess kann dadurch fehlerfrei und deutlich zeitsparender ablaufen, als dies bisher der Fall ist. Die Automatisierung umfasst die Sammlung aller Daten – über die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei Behörden, Sozialversicherungen und Krankenkassen bis hin zum fertigen Lohnzettel.

Entsprechende Programme prüfen dabei kontinuierlich und in Echtzeit alle Mitarbeiterdaten, erkennen Fehler in den Daten direkt und berichten diese sofort an den Personaler. Letztere sehen so jederzeit, welcher Mitarbeiter wie viel Lohn erhält, und sind in der Lage, die Abrechnungen mit nur einem Klick freizugeben. Die Lohnabrechnungen werden automatisch an Online-Finanzämter wie ELSTER oder Servicestellen wie der ITSG weitergeleitet.

4. Das Daily Business

Personaler holt schnell der Alltag ein, denn wiederkehrende Aufgaben sind nebenbei auch noch zu bewältigen. Dazu zählt auch die kontinuierliche Eingabe und Pflege der Stammdaten aller Mitarbeiter. Ob Adressänderungen, Krankheitsfälle oder Hochzeiten – alle Daten unterliegen der Verantwortung des HR-lers und müssen stets aktuell sein und den jeweiligen Behörden fortlaufend übermittelt werden. Hier ist ganz gleich, ob das Unternehmen 50 oder 500 Mitarbeiter zählt.

Diese Aufgaben kosten wertvolle Zeit. Laut einer Kienbaum-Studie aus dem Jahr 2017 verwenden Personaler 39 Prozent ihrer Arbeitszeit für administrative Aufgaben. Optimal wären 15 bis 25 Prozent. In Echtzeit ablaufende Automatisierungsprozesse können hier Abhilfe und Erleichterung schaffen. Mitarbeiter können sogar durch sogenannte Employee Self Services ihre Daten bei Bedarf selbst aktualisieren und tragen so einen Teil zur Entlastung ihrer Kollegen bei. Die Änderung der Daten werden dabei selbstständig vom System erkannt, in die Entgeltabrechnung übernommen und an die Behörden übertragen.

Fazit

Insgesamt eignen sich alle strukturierten und regelbasierten Prozesse in HR-Abteilungen für eine Automatisierung. Durch entsprechende Software-Lösungen können Unternehmen ihre HR-Abteilungen signifikant entlasten. Diese wiederum können sich stärker auf den zwischenmenschlichen Teil ihrer Arbeit konzentrieren. Das spart im Idealfall Zeit, Nerven und Kosten – und kann Unternehmen zusätzlich einen entscheidenden Vorteil im Kampf um neue Talente verschaffen.