Ausgebremster Einkauf

Langfristige Personalsicherung und Sourcing, besonders bei externen Fachkräften, müssen Hand in Hand gehen. Dumm nur, wenn der Einkauf nicht mitreden darf.

Angesichts der sich immer stärker zuspitzenden demografischen Entwicklung gilt es mehr denn je, gute Fachkräfte zu halten und binden. Nicht nur bezogen auf festangestellte Mitarbeiter, auch die Externen gehören ins strategische Kalkül. Logisch also, dass HR und Einkauf bei der Entwicklung einer gemeinsamen Personal- und Sourcing-Strategie künftig an einen Tisch müssen. Schließlich hat der Einkauf häufig das Sagen, wenn es um die Beschaffung externer Ressourcen geht.

Denkste. Das Gegenteil ist der Fall. Das haben wir in unserer aktuellen Studie „Personalbedarfsplanung  und -beschaffung“ herausgefunden. Anstatt sich auf lange Sicht mit den Kollegen aus dem Einkauf zusammenzutun und gemeinsame Personalpläne zu entwickeln, tut die Mehrheit der befragten Personalleiter genau das nicht. Und die Verantwortlichen der einzelnen Fachbereiche sind da nicht viel besser. Wenn es um die doch so überlebenswichtige Entwicklung einer tragfähigen Personalstrategie geht, zeigen beide Bereiche dem Einkauf die kalte Schulter. 77 Prozent respektive 72 Prozent sehen sich klar in der Hauptverantwortung. Nur ein verschwindend geringer Teil will den Einkauf als gleichwertigen Partner im Planungsprozess dabeihaben.

Zu diesen ohnehin schon schwierigen Voraussetzungen für den Einkauf gesellen sich noch weitere Hürden auf dem Weg zur strategischen Personalplanung. Neben der Tatsache, dass er nicht ausreichend mitreden darf, verstricken sich die HR-Kollegen auch noch in Widersprüche. Denn obwohl 40 Prozent von ihnen ihren Pool an externen Mitarbeitern deutlich erweitern wollen, sehen sie die Beschaffung externer Fachkräfte nicht als strategisch an. Damit wird klar, warum die Einkaufskollegen bei der Ausarbeitung der Personalstrategie in ihren Augen nichts verloren haben. Eine mitunter folgeschwere Wahrnehmung. Denn zum einen laufen alle drei Bereiche damit Gefahr, Doppelarbeiten zu leisten. Und zum anderen werden schlicht wertvolle Kompetenzen des Einkaufs gar nicht abgerufen. Das Schlimme daran ist aber: Auf diese Weise entsteht keine realistische Personalplanung, die auch die Situation der Beschaffung von Externen abbildet.

Personal- wie auch Fachbereichsleiter scheinen in ihrer eigenen Welt zu leben und nach ihren eigenen Spielregeln vorzugehen. Und wehe dem, jemand macht ihnen dieses Terrain streitig. Von einer abteilungsübergreifenden Abstimmung und Kommunikation scheinen wir folglich noch Lichtjahre entfernt zu sein.

Es ist sehr merkwürdig, dass das derzeit wichtige Thema „Personalbeschaffungs-Strategie“ so zwischen den Abteilungsfronten zerrieben wird. Sei es in der mangelnden Kommunikation, der unterschiedlichen Wahrnehmung von strategischer Personalsicherung oder dem unabgestimmten Handeln nach eigenem Ermessen. Viel geht zu Lasten des Einkaufs.

Dabei kommen externe Fachkräfte heute in einem signifikanten Anteil in Unternehmen zum Einsatz, so dass ihre Arbeit in jedem Fall auf die strategische Personalagenda gehört. Was HR-Verantwortliche und Fachbereichsleiter hier unterschätzen: Der Einkauf hat in der Regel den besten Überblick darüber, mit welchem Dienstleister welche Konditionen bestehen, welche Leistungen zentral eingekauft werden können und wie sich veränderte Kompetenzen auf das Anforderungsmanagement niederschlagen.

Aber das wollen viele Personaler nicht sehen. Sie möchten viel lieber die alleinige Hoheit über die Personalplanung haben und sich dabei keineswegs von Einkäufern in die Karten schauen lassen. Der könnte ja beispielsweise die zu hohen Kosten für die Rekrutierung und die benutzten Kanäle offenlegen. So wird dem Einkauf die Basis entzogen, wirksame Einkaufsprozesse und zielführende Verhandlungen mit Dienstleistern zu führen.

Um die Situation schnellstmöglich zu ändern, bleibt dem Einkauf also nur die „Flucht nach vorn“. Er muss sich beim Top-Management Gehör verschaffen und über die hohe Relevanz der Beschaffung externer Fachkräfte sowie seine eigenen Rolle bei der Personalsicherung definieren. Das geht zwar nicht von heute auf morgen, aber die Zeit spielt für ihn.

Denn je höher die Relevanz externer Fachkräfte, desto größer wird der Handlungsdruck für HR und Fachbereich. Dann klappt es auch irgendwann mit der fachbereichsübergreifenden Personalplanung.