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Remote Work ist im Jahr 2020 sicherlich einer der HR-Trends schlechthin. Was aufgrund der Corona-Krise großflächig als Notlösung begann, hat sich mittlerweile in der Praxis bewährt und dürfte Mitarbeitern wie Unternehmen langfristig betrachtet große Vorteile bieten. Doch bevor Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein können, bedarf es einer entsprechenden Infrastruktur.
Remote Work planen: Das ist im Vorfeld zu überlegen
Die technische Infrastruktur stellt die Basis für den Erfolg von Remote Work und allgemein New-Work-Arbeitsmodellen dar. Aus diesem Grund ist eine gründliche Vorbereitung unabdingbar. Dabei sollten unter anderem die folgenden Fragen geklärt werden:
- Arbeiten bereits Mitarbeiter remote? Wie unterscheidet sich deren Infrastruktur vom Arbeiten im Büro?
- Mit wie vielen Remote-Mitarbeitern wird langfristig geplant?
- Reicht die Kapazität für Bandbreite, Netzwerk und VPN aus?
Darüber hinaus steht auch noch die Analyse des Ist-Zustandes an. Nur, wenn aktuelle Daten zur Kerninfrastruktur sowie der Systemkapazität vorliegen, kann letztlich fundiert geplant werden.
Die richtige Infrastruktur aufbauen: So wird Remote Work effektiv
Der Aufbau der richtigen Infrastruktur lässt sich anhand verschiedener Punkte angehen:
1. Arbeitsabläufe der Mitarbeiter sinnvoll nachbilden
Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Arbeitsabläufe und nutzt im Betrieb entsprechende Tools, um seine Ergebnisse zu erzielen. Nur wenn sich diese Realität auch im Homeoffice adäquat abbilden lässt, wird ein potentieller Leistungsabfall verhindert. Ein gutes Beispiel ist das Brainstormen während der Kaffeepause oder in Flurgesprächen. Nur durch reinen E-Mail-Verkehr erfolgt ist diese Betriebsrealität schwer nachzustellen. Kommunikationstools wie Slack oder Teams bieten hingegen die Möglichkeit für einen schnellen Austausch.
2. Projektmanagementsysteme sind Pflicht
Nur wenn die Arbeit an Projekten entsprechend organisiert wird, können alle Beteiligten sinnvoll ihren Beitrag leisten. Gerade für Remote Work sind Projektmanagementsysteme unabdingbar. Hier lassen sich Verantwortlichkeiten festlegen oder Deadlines setzen, damit jeder seine Aufgaben genau kennt. Je nach Bedarf lassen sich entsprechende Systeme durch Zusatzfunktionen erweitern, die einzelne Projekte oder Arbeitsweisen erfordern.
Wichtig: In Gesprächen mit den entsprechenden Mitarbeitern erfahren HR-Manager schnell und unkompliziert, welche Tools für eine sinnvolle Projektarbeit im Homeoffice erforderlich sind.
3. Anmeldung möglichst unkompliziert gestalten
Die Anmeldung sollte remote so unkompliziert wie möglich ausfallen. Umständliche Prozeduren mit verschiedenen Passwörtern sorgen für Frust bei den Mitarbeitern. Zusätzlich können Sicherheitsprobleme entstehen, wenn die Passwörter deshalb lokal abgespeichert oder aufgeschrieben werden. Die Lösung: Single-Sign-on-Anmeldungen für alle Accounts, ohne dass dafür Anmeldedaten eingegeben werden müssen.
Sicherheit bei Remote Work: Das A und O
Ob nun Systemsicherheit oder Datenschutz – ohne entsprechende Sicherheitsmaßnahmen lässt sich Remote Work nicht sinnvoll implementieren. Im Homeoffice verwenden Mitarbeiter nicht selten auch ihre eigenen Endgeräte (BYOD-Ansatz). Um hier allen Compliance-Vorschriften gerecht zu werden, sollten folgende Tools zum Einsatz kommen:
- Endpoint-Management-Tool: So werden alle Endgeräte zentral verwaltet, was Datenlecks effektiv verhindert.
- Security Information und Event Lösung (SIEM): Lückenlose Überwachung, um verdächtige Aktivitäten von außen aufzuspüren und Schaden abzuwenden.
- Identity und Access Management (IAM): Mitarbeiter können ihre Identität nachwiesen und so problemlos auch remote Datenzugriff erhalten.
Zusätzlich ist es sinnvoll, die Mitarbeiter in den Kiosk-Modus (ein spezieller Modus, in dem die Rechte des Benutzers eingeschränkt sind) zu schalten, um die Installation neuer Tools oder die Änderung von Systemeinstellungen zu verhindern. Mitarbeiter sollten zudem auf die besonderen Sicherheitsrisiken beim remote Arbeiten aufmerksam gemacht werden. Durch Kenntnis der Risiken können diese vorausschauend handeln, um Ausfälle zu vermeiden. Sollte es dennoch dazu kommen, stehen vor allem folgende Fragen im Raum: Existiert ein Notfallplan, falls es zu Ausfällen kommen sollte und sind die Mitarbeiter dementsprechend informiert und geschult, um danach handeln zu können?
Remote Work: Mit der richtigen Infrastruktur ein Gewinn!
Remote Work kann sich für alle Beteiligten als großer Gewinn erweisen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Zeit besser einzuteilen und sparen sich lange Arbeitswege. Zufriedenere Mitarbeiter erzielen langfristig wiederum bessere Ergebnisse. Der Erfolg von Remote-Lösungen im Unternehmen steht und fällt jedoch mit der richtigen Infrastruktur. Durch sorgfältige Planung und konsequente Umsetzung der Maßnahmen lassen sich am Ende optimale Voraussetzungen schaffen.
