Wie KMU die Digitalisierung für das Recruiting nutzen

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Frau nutzt Tablet in Fahrradwerkstatt: Digitalisierung auch in KMUs.
(c) gettyimages / dragana991

Die Ressourcen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) sind oft begrenzt. Umso wichtiger ist eine gut überlegte Auswahl der Recruiting-Kanäle.

Die Marktanforderungen werden immer dynamischer, die Kunden und Mitarbeiter immer sprunghafter. Unternehmen ringen mehr denn je um Aufmerksamkeit und Unterscheidungsmerkmale bei ihren zukünftigen Mitarbeitern. Die richtigen Recruiting-Prozesse spielen eine zunehmend wichtige Rolle: Im Kampf um Talente müssen kleine und mittlere Unternehmen wissen, wie sie ihre Mitarbeiter der Zukunft erreichen, über welche Kanäle sie kommunizieren und welche Werte diesen wichtig sind. Dabei kommen sie an digitalen Recruiting-Lösungen nicht mehr vorbei.

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Evolution des Recruitings

Es gibt vier Evolutionsstufen des digitalen Recruitings, die sich zeitlich unterteilen lassen: Zwischen 1996 und 2000 kommen die ersten Online-Jobbörsen auf. Seitdem ist die Anzahl von Stellenanzeigen in Printmedien extrem gesunken. Auch heute spielen Online-Jobbörsen eine wichtige Rolle für Unternehmen und Bewerber. Zwischen 2004 und 2013 teilt sich der Markt in passive und aktive Jobsuche auf. Während Bewerber auf den Online-Jobbörsen aktiv suchen, lassen sich Kandidaten über die Business-Netzwerke wie Xing oder LinkedIn von Headhuntern ansprechen.

Zwischen 2014 und 2016 erscheinen Arbeitgeberbewertungsportale wie kununu, die Bewerbern einen ungetrübten Blick in die wirkliche Welt des potentiellen Arbeitgebers bieten. Das führt zu einem stärkeren Bewusstsein der Unternehmen, in ihre Arbeitgebermarke zu investieren. Employer Branding ist heute ein wichtiger Bereich der Unternehmenskommunikation. Seit 2017 rückt die Automatisierung des Recruiting-Prozesses immer stärker in den Fokus: Chatbots, One-Click-Bewerbungen, Sourcing- und Recruiting-Software nehmen Personalverantwortlichen Zeit und Kostenaufwand ab.

Was bedeutet das konkret für KMU?

Kleine und mittlere Unternehmen operieren in der Regel mit begrenzten Ressourcen: Zeit, Budget, Mitarbeiter. Kein Wunder, dass für viele KMU-Verantwortliche die Digitalisierung erst einmal als Ressourcen-Fresser daherkommt. Allerdings sollten sie ihr digitales Recruiting als eine Investition in die Zukunft betrachten. Laut einer Studie des Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) sind vor allem KMU von Fachkräftemangel betroffen. Im „War for Talents“ geht es also einerseits darum, als attraktiver Arbeitgeber gesehen zu werden. Nur so haben KMU eine Chance, gut ausgebildete Leute einzustellen und langfristig an ihr Unternehmen zu binden.

Das bedeutet für KMU, kontinuierlich an ihrem äußeren Erscheinungsbild zu arbeiten. Eine zeitgemäße, mobilfähige Webseite mit leicht auffindbarer Karrieresektion, eine einzelne Karrierewebseite, hochwertige Unternehmensfotos für die jeweiligen Kanäle und Ansprechpartner für Rückfragen sind das Mindestmaß. Für ein authentisches Arbeitgeber-Image sollten KMU auch ihre Mitarbeiter in die Bewerberkommunikation einbinden. Mitarbeiter, die glaubwürdig über ihren Job und das Unternehmen berichten, bilden oftmals den ausschlaggebenden Punkt für eine Bewerbung. Das Web lebt heute von Bewertungen und Erfahrungsberichten anderer. Nicht nur auf Produkt- oder Serviceebene, sondern eben auch auf Job-Ebene.

Hands on: Sourcing und Recruiting

Andererseits reicht es nicht aus, nur in die Arbeitgebermarke zu investieren. Verantwortliche sollten auch aktiv potentielle Kandidaten ansprechen. KMU wissen, welche Mitarbeiter sie in Zukunft brauchen und was diese mitbringen sollten. Jetzt sollten sie sich fragen, wo diese Leute online unterwegs sind. Das ist natürlich von Profil zu Profil unterschiedlich. In der Regel lässt sich aber sagen: Jobsuchende sind nicht nur auf einem Kanal unterwegs. Von daher sollten auch KMU mehrere Kanäle besetzen und bespielen. Dazu gehören Online-Jobbörsen, Soziale Medien wie Facebook und Instagram, Karriere-Netzwerke wie LinkedIn und Xing sowie mobile Apps wie Truffls.

Sind die relevanten Kanäle identifiziert, sollten die Personalbeschaffungsmaßnahmen geklärt werden. Dabei unterscheidet man Recruiting und Active Sourcing. Unter Recruiting versteht man die klassischen Stellenanzeigen, die auf jedem Kanal gestreut werden können. Active Sourcing beschreibt die aktive Ansprache von Unternehmensseite und findet überwiegend in den sozialen Medien und den Karriere-Netzwerken statt. Bei Xing und LinkedIn können Unternehmen ihre Wunschkandidaten nach demografischen Merkmalen filtern: Alter, Region, Ausbildungsgrad, berufliche Erfahrung. Das garantiert eine sehr gezielte Ansprache. Active Sourcing ist enorm wichtig für die Kandidatensuche, denn: 80 Prozent aller wechselwilligen Kandidaten sucht nicht aktiv nach einem Job.

Software oder mehr Kooperation?

Ein weiterer Schritt ist der Einsatz von Recruiting-Software. Hier sollten sich KMU professionell beraten lassen, da der Markt voll von Angeboten ist. Software ist im Vergleich zu den anderen Kanälen zwar teuer, kann aber langfristig viel Kosten einsparen und Prozesse extrem verschlanken. Es muss aber auch nicht gleich die kostenaufwändige IT-Lösung sein. Oftmals reicht es schon, wenn die internen Recruiting-Prozesse einmal beleuchtet und optimiert werden. Beispielsweise, indem Fachabteilungen enger mit den HR-Verantwortlichen zusammenarbeiten und gemeinsam Stellenbeschreibungen entwickeln sowie das Kandidaten-Feedback aufteilen.

Denn: Bewerber wollen einen schnellen Einstellungsprozess. Vom Erstkontakt bis zur Unterschrift sollten nicht mehr als vier Wochen vergehen. In manchen Unternehmen dauert die Zeit von Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift zum Teil nur noch drei bis fünf Tage. Geschwindigkeit und Transparenz sind also entscheidend für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess. Wer zu lange Reaktionszeiten hat, verliert gute Kandidaten.

Fazit: Kandidaten kennen und selbst aktiv sein!

Digitales Recruiting ist vielfältig. Dass Personalanschaffung heute online stattfindet, muss jedem KMU-Verantwortlichen klar sein. KMU sollten die Kanäle kennen, auf denen potentielle Bewerber unterwegs sind. Ein positives Erscheinungsbild, mobilfähige Webseiten und Active Sourcing spielen eine wichtige Rolle. Wie weit der Digitalisierungsgrad darüber hinaus gehen soll, hängt von den Ressourcen der jeweiligen KMU ab. Da die Tools der Personalbeschaffung zunehmen, sollten Verantwortliche den Nutzen einer HR-Software und anderer IT-Lösungen zumindest prüfen.