10 Kriterien, die Sie beim Outsourcing beachten sollten

 | 
Methoden und Kriterien, um Outsourcing strukturiert anzugehen
© gettyimages / AndreyPopov

Wie findet man als Unternehmen den richtigen Outsourcing-Partner? Diese Tipps helfen bei der Auswahl.

Für Geschäftsbeziehungen gilt: Man möchte sicher sein, dass man den richtigen Partner wählt. Denn geschäftliche Partnerschaften sind in der Regel auf eine längere Zusammenarbeit ausgelegt.

Welche Aspekte sind also besonders relevant? Wie vergleichen und bewerten Sie, wenn es um die Wahl für den richtigen Outsourcing-Partner geht?

+++Sie bekommen von HR nicht genug? (heart) Dann melden Sie sich jetzt für unsere Newsletter an. Hier geht es zur Anmeldung!+++

Partnerkriterien – wer passt zu Ihnen?

Eine geeignete Methode, um die Basis einer Zusammenarbeit zu beleuchten, ist das sogenannte „Nutzwertverfahren“: Dabei fließen Merkmale nach einer von Ihnen selbst festgelegten Relevanz  in die Entscheidung ein. Die Partner-Kriterien, die berücksichtigt werden, sind dabei ganz individuell für Ihr Unternehmen ausgewählt: Sie legen sie fest und gewichten dann in Bezug auf die Gesamtheit aller Aspekte. Und klar: Die Summe der so prozentual gewichteten Kriterien muss 100% ergeben.

Für die Bewertung selbst können Sie durchaus Ihren subjektiven Eindruck zugrunde legen und den Anbieter etwa in Zehner-Schritten bewerten. Ein transparenterer Ansatz besteht in der Nutzung festen Punktwerte mit dokumentierten Kriterien – so wie hier dargestellt am Beispiel des Aspekts „Regionalität/Örtliche Nähe“:

Ein Partner vom Fach – inhaltliche Übereinstimmung

Zu den Partner-Kriterien gehört auch, fachliche und inhaltliche Fragen zu stellen, die Sie ebenfalls anhand passender Kriterien kategorisieren. Denn ein Dienstleister, der unter Partner-Aspekten passt, kann wegen fehlender fachlicher Kompetenz auf Ihrem gewünschten Gebiet trotzdem ungeeignet sein. Wenn Ihre fachlich-inhaltlichen Aspekte feststehen, unterteilen Sie diese in Pflicht-Kriterien und Kann-Kriterien:

Weil sich diese Punkte meistens auf gut überprüfbare und funktionale Sachverhalte beziehen, fällt Ihnen diese Einstufung vermutlich deutlich leichter, als die Bewertung der recht allgemeinen Partner-Aspekte.

Die 10 Kriterien, auf die es wirklich ankommt

Die folgenden Kriterien sollten Sie grundsätzlich in Ihren Vergleich und die Bewertungskriterien einfließen lassen, sobald Sie sich über die Vorteile, Modelle und Risiken des Outsourcings informiert haben:

1. Preis
Er bestimmt nicht nur, ob eine Partnerschaft überhaupt zustande kommt. Sondern auch, ob Kosten und Nutzen passen. Ideal ist eine Win-win-Situation für Unternehmer und Dienstleister, wenn auch aus prozessübergreifender Perspektive ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis entsteht.

2. Partner
Passt es auch menschlich? Dieser Punkt ist wichtig, weil Gespräche und Verhandlungen für Sie trotz fachlicher Expertise sonst schwierig werden können. Sind auf kaum einer Ebene Übereinstimmungen zu finden, macht das die Zusammenarbeit und Kommunikation schwieriger, und Komplikationen sind vorprogrammiert.

3. Profitieren von Skalen-/Mengeneffekten des Partners
Relevant ist auch ein gemeinsames Verständnis von Qualität und Risiko. Hier geht es nicht ohne verbindliche Aussagen: Qualität und Leistungen müssen genau beschrieben und eingehalten werden und sollten letztlich immer einer Überprüfung standhalten. Prozesse werden nicht einfach „gelebt“; sie sollten messbar sein und auch kontrolliert werden dürfen.

4. Prozesse
Keiner der beiden Partner sollte versuchen, sich zu verbiegen. Dafür muss ein fairer Ausgleich zwischen Ihren Standards und denen des potenziellen Dienstleisters gefunden werden. Grundsätzlich gilt auf beiden Seiten in Bezug auf Individualität: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

5. Projekte
Investieren Sie ausreichend Zeit in die Analyse und Planung der gemeinsamen Projekte. Eine Basis aus Transparenz und Verbindlichkeit stärkt die Zusammenarbeit und das Vertrauen, das von einem offenen Verantwortungsdialog flankiert werden sollte.

6. Unternehmen
Um einen realistischen Eindruck zu erhalten, kann vor der Zusammenarbeit ein Blick hinter die Kulissen hilfreich sein. Das ist vor allem über ehrliche Referenzen möglich, oder Sie fragen bisherige oder bestehende Partner, welche Erfahrung sie mit dem Unternehmen gemacht haben. Zusätzlich sollten Sie in den ersten Verhandlungen einen offenen Dialog ohne versteckte Agenda  führen.

7. Produkt
Eine genaue Prozess- und Aufgabenbeschreibung hilft bei der Aufwands- und Preiskalkulation bereits vor der Erstellung des Vertrages. Wenn es um Software geht, sollte auch die Anwenderfreundlichkeit für die Endnutzer ein Aspekt sein, der berücksichtigt wird.

8. Change
Als Hilfestellung kann es sich lohnen, den Outsourcing-Prozess durch ein professionelles Changemanagement begleiten zu lassen. Dabei unterstützen HR-Experten und Coaches bei speziellen Maßnahmen und flankierend zu Projekten. Somit erhalten beide Parteien einen neutralen Unterstützer, der über das fachliche Know-how verfügt.

9. Service
Es ist wichtig, dass die Geschäftspartner eine gemeinsame Service-Definition erarbeiten, das sogenannte Service Level Agreement. Dabei müssen Service-Erwartungen und -Möglichkeiten offen kommuniziert werden, um die Erwartungshaltung des anderen einschätzen und bedienen zu können.

10. Sicherheit
Beide Parteien sollten eine Risikoabschätzung machen und bei der Vertrags- und Prozessgestaltung berücksichtigen. Dafür ist es unerlässlich, die eigenen Sicherheitsbedürfnisse zu kennen und umzusetzen und bei dem Partner einzufordern. Durch gute Verträge können dafür Transparenz, Verbindlichkeit und Rechtssicherheit geschaffen werden.

Outsourcing sollte man nicht „nebenbei“ realisieren. Für Projekte und Aufgaben, die übergeben werden, müssen beide Parteien ausreichend Zeitfenster und Planungskapazitäten vorsehen. Transparenz auf der einen und Verbindlichkeit auf der anderen Seite tragen ebenso zum Gelingen bei wie ein ehrlicher, verantwortungsvoller Dialog – das hilft Ihnen, den richtigen Partner für den von Ihnen gewählten Bereich, wie etwa für die Personalabrechnung, zu wählen.