Bewusstsein stärken

Die Fürsorgepflicht für Expatriates sollte im Unternehmen breit verankert sein. Zehn Best Practices, die die Risiken für Arbeitgeber und Mitarbeiter minimieren.

Zu den großen Herausforderungen im Management von Mitarbeiteraufenthalten im Ausland zählt, das Fürsorgebewusstsein nicht in einer Abteilung abzuladen, sondern im Unternehmen breit zu verankern. Jeder muss sich als mitverantwortlich verstehen – von der Geschäftsführung über die Bereiche Sicherheit, Risikomanagement, Reise und Medizin bis hin zu Human Resources.

Dass dies bisher nicht der Fall ist, zeigt eine Studie von International SOS. Verantwortliche aus 628 weltweit tätigen Unternehmen wurden für die Studie zu internationaler Reisetätigkeit und Herausforderungen für Mitarbeiter befragt. Im Vergleich zeigt sich ein überraschendes Ergebnis: In Deutschland befindet sich HR nicht unter den fünf betrieblichen Einheiten, die am häufigsten für das Management von Reiserisiken und die Einhaltung der Fürsorgepflicht verantwortlich sind. Stattdessen kümmern sich die Bereiche Compensation & Benefit, Arbeitsmedizin, Sicherheitsmanagement, Reisemanagement und die erste Führungsebene.

Dabei ist niemand im Unternehmen so nah am Mitarbeiter wie die HR. In der Entscheidung für einen Auslandsaufenthalt spielt die Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit vor Ort eine wichtige Rolle, gerade wenn die Familie mitkommt. Personaler sollten die Mitarbeiter bei diesem Karriereweg richtig beraten können, auch um Ängste zu nehmen. Die Verantwortung im Risikomanagement für Auslandsentsendungen sollte HR daher stärker einfordern und mit am Tisch sitzen, wenn Abteilungen wie Reise und Sicherheit dazu verhandeln.

In der Theorie gut, in der Praxis noch Nachholbedarf

Laut der Studie verhalten sich deutsche Unternehmen in der Erstellung von Verfahren zur Fürsorgepflicht vorbildlich. In der praktischen Umsetzung der Richtlinien hapert es jedoch. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter auf Auslandsaufenthalte besser vorbereiten und auch vor Ort aktiv schützen.Das heißt einerseits das richtige Training, um für Gesundheits- und Sicherheitsrisiken zu sensibilisieren. Andererseits bedeutet das, ein Krisenmanagement für den Notfall zu etablieren – ob Erkrankung, Unfall oder politische Unruhen. Mitarbeiter und Arbeitgeber erfahren meist erst im Schadensfall, inwiefern die Versicherung im Ausland greift.

Vorsorge kostengünstiger als Notfall

Aber nicht allein zum Wohl der Mitarbeiter ist es wichtig, dass der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht wahrnimmt. Aktive Fürsorge ist zudem kostengünstiger als Krisenmanagement im Ernstfall. Man spricht hierbei vom „Return on Prevention“. Jeder Euro, den ein Unternehmen in betriebliche Präventionsarbeit zum Schutz der Mitarbeiter investiert, zahlt sich aus. Konkret heißt das: Indem Mitarbeiter gesund bleiben oder Personalausfälle schneller behoben werden, wird die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens nicht unterbrochen und es gibt geringere Verluste.

Risiken minimieren

Aus den Ergebnissen der Studie, aber auch aus den aktuellen Lücken in der Fürsorgepflicht, wurden zehn Best Practices abgeleitet. Wer diese anwendet, reduziert Risiken für reisende Mitarbeiter und den Arbeitgeber:

1. Bewusstsein auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite unter anderem für die Fürsorgepflicht steigern
2. Mit allen Beteiligten planen. In Deutschland heißt das, die HR-Abteilungen stärker einbeziehen.
3. Richtlinien und Verfahren erweitern. Zum Beispiel eine „Mir geht es gut-Richtlinie“ einführen, bei der Mitarbeiter nach der Reise melden, dass alles in Ordnung ist.
4. Due Diligence prüfen. Das heißt, jeder Arbeitgeber sollte regelmäßig prüfen, ob die Fürsorgepflicht eingehalten wird.
5. Kommunizieren, bilden und schulen. Zum Beispiel Mitarbeiter durch Schulungen vorbereiten.
6. Vor jeder Reise Risiken einschätzen. Zum Beispiel speziell nach Zielland reisespezifische Informationen anbieten.
7. Reiseverlauf der Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen. Zum Beispiel durch Travel-Tracker-Systeme, die Reisende orten.
8. Notfallsystem für Mitarbeitende implementieren. Das heißt Krisenmanagementkonzepte entwickeln und an verschiedenen Notfällen üben.
9. Zusätzliche Managementkontrollen einrichten. Zum Beispiel regelmäßige Treffen der zuständigen Abteilungen, um Veränderungen zu besprechen.
10. Abstimmung der Anbieter sicherstellen. Zum Beispiel Einführen eines Managementkonzepts welches verschiedene Travel-Risk-Szenarien berücksichtigt.