Willkommen im Unternehmen

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Mit dem Human Resources Excellence Award 2014 sind zahlreiche herausragende HR-Projekte ausgezeichnet worden. Einige wollen wir Ihnen hier vorstellen. Dieses Mal ist es der Onboarding-Prozess von Netpioneer.

Mit seinem Onboarding-Prozess will der Informationstechnologie-Dienstleister Netpioneer seinen neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen erleichtern und sie noch vor dem ersten Arbeitstag an das Unternehmen binden. Für diesen Prozess ist die Karlsruher Firma in der Kategorie Benefits und Incentives KMU ausgezeichnet worden.

Können Sie kurz Ihr Projekt beschreiben?
Anfang 2013 haben wir bei Netpioneer einen umfassenden Onboarding-Prozess implementiert, den wir permanent weiterentwickeln. Alle Maßnahmen zielen darauf ab, zukünftige Mitarbeiter bereits ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung ins Unternehmen zu integrieren – nicht erst ab dem ersten Arbeitstag. Es geht darum, die neuen Mitarbeiter mit Netpioneer, der Unternehmenskultur und den zukünftigen Kollegen vertraut zu machen und von Beginn an Transparenz zu schaffen. Dafür setzen wir eine Reihe unterschiedlicher Maßnahmen ein:

So bekommen neue Mitarbeiter wöchentlich von der Personalabteilung eine handgeschriebene Countdown-Karte nach Hause geschickt und sie erhalten einen Kalender mit Gutscheinen von Geschäften und Dienstleistern in der Nähe der neuen Arbeitsstätte. Je nach Berufsgruppe verschicken wir ein passendes Fachbuch und jeder bekommt eine sogenannte Mitarbeiterfibel, mit einem Grußwort unseres Geschäftsführers und grundlegenden Informationen über das Unternehmen und unsere Sozialleistungen.

Schon vor dem ersten Arbeitstag erhält jeder zukünftige Mitarbeiter einen detaillierten Einarbeitungsplan für die ersten beiden Tage, die durchorganisiert sind: Eine persönliche Vorstellung des Unternehmens und unserer Werte durch den Geschäftsführer; das Kennenlernen der Kollegen; das Vertrautmachen mit Arbeitsplatz und -umgebung sowie mit Aspekten der Qualitätssicherung et cetera.

Sobald ein Mitarbeiter bei uns startet, gibt es weitere Incentives und Benefits, zum Beispiel das Netpioneer-Bingo am ersten Arbeitstag, um die Kollegen besser kennenzulernen. Zukünftige Mitarbeiter laden wir vor ihrem ersten Arbeitstag zu Firmenfeiern, Events sowie gegebenenfalls zu Schulungen und Weiterbildungen ein.

Was ist aus Ihrer Sicht das Besondere daran?
Für uns als IT-Dienstleister sind Mitarbeiter der größte Unternehmenswert. Unser Anliegen ist daher, ihnen die Wertschätzung und Aufmerksamkeit entgegenzubringen, die sie verdient haben – und das bereits vor dem ersten Arbeitstag. Üblicherweise endet mit der Vertragsunterzeichnung der Bewerbungsprozess – und dann geschieht erst einmal nichts, bis schließlich mit dem ersten Arbeitstag die Einarbeitung und der Integrationsprozess beginnen. Bei uns dagegen beginnt die Unternehmensbindung bereits ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung. Dadurch erreichen wir, dass unsere zukünftigen Mitarbeiter das Unternehmen und ihre neuen Kollegen schon vor dem ersten Arbeitstag kennenlernen. So können wir auch ein Gefühl dafür entwickeln, in welches Projekt-Team unsere zukünftigen Kollegen am besten passen könnten.

Das erste Feedbackgespräch mit Teamleitung und Personalvorstand findet zudem bereits nach zwei Wochen statt. So kann man sich frühzeitig über erste Eindrücke und Erwartungen austauschen.

Worin hat sich vor allem der Erfolg des Projektes gezeigt?
Der Erfolg zeigt sich anhand einer ganzen Reihe von Faktoren: Unsere Fluktuationsquote liegt derzeit bei lediglich fünf Prozent – gerade für die IT-Branche ein hervorragender Wert. Ebenso mussten wir im vergangenen Jahr auch im – oftmals kritischen – Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und Unternehmenseintritt keine Kündigung verzeichnen. Indem neue Kollegen schon vor ihrem ersten Arbeitstag mit Netpioneer vertraut gemacht und früh geschult werden, profitieren wir zudem auch davon, dass sich der Umfang nicht fakturierbarer Zeit in der Anfangsphase spürbar verringert hat.

Darüber hinaus zeigt sich in den regelmäßigen halbjährlichen Personalgesprächen, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter sehr hoch ist. Das äußert sich auch insofern, als dass 13 von 20 neuen Kollegen, die wir im Jahr 2014 eingestellt haben, durch die Empfehlungen unserer Mitarbeiter zu Netpioneer gekommen sind. Und ein schöneres Kompliment kann es für ein Unternehmen kaum geben, als wenn Mitarbeiter in dieser Form Werbung für die eigene Firma machen.