„Für uns stand ein Einstellungsstopp nie zur Debatte“

Berliner Büro des Spielesoftwareunternehmens Wooga
© Wooga / Kay Herschelmann

HR-Chefin Lenka Kaciakova erklärt, wie und warum das Berliner Spielesoftwareunternehmen Wooga während der Krise sein Personalmanagement umgekrempelt hat.

Mit dem Beginn der Pandemie haben sich viele Unternehmen kurzfristig für Einstellungsstopps entschieden. Eine Sofortmaßnahme, die zur Sicherung bestehender Arbeitsplätze führen soll. Dieser Schritt erscheint zunächst logisch – doch wie nachhaltig ist dieses Vorgehen mit Blick in die Zukunft? Für uns stand ein Einstellungsstopp nie zur Debatte. Das liegt einerseits daran, dass wir in der glücklichen Lage sind, dass die Nutzerzahlen von Online Games aufgrund der Pandemie rasant steigen. Andererseits sind wir der Meinung, dass es auch unter herausfordernden Bedingungen förderlich für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist, wenn mindestens Schlüsselpositionen weiterhin forciert werden, die beispielsweise aufgrund eines branchenbedingten Fachkräftemangels, schwer zu besetzen sind.

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Herausforderungen im Recruiting während der Krise

Anfang des Jahres stand für unser Human Resources Management ein kontinuierliches und steigendes Personalwachstum im Fokus. Mit Beginn der Krise haben wir entschieden, dass das Geringhalten aller negativen Auswirkungen oberste Priorität hat. Deshalb haben wir unseren Fokus, als Reaktion auf die Grenzschließungen und Reisebeschränkungen, vom globalen auf den lokalen Arbeitsmarkt gelegt. Trotzdem standen wir vor der Herausforderung alle Prozesse innerhalb kurzer Zeit in funktionierende Remote-Maßnahmen zu übersetzen. Vom ersten Kennenlernen, bis hin zu unserem mehrstufigen Onboarding-Verfahren und der nachhaltigen Integration neuer Mitarbeiter. Deswegen ist es uns besonders wichtig, dass im Durchschnitt acht Mitarbeiter an den Interviews teilnehmen, um die Kandidaten von Beginn an besser kennenzulernen. Zudem haben dadurch auch die Bewerber die Chance, sich ein umfassendes Bild von ihren künftigen Kollegen beziehungsweise Teams zu machen. Das hat bisher gut funktioniert, denn wir haben nicht nur ein Drittel mehr Bewerbungen als im Jahr zuvor erhalten, sondern auch unsere ursprünglichen Recruiting-Ziele erreicht.

Bestehende Mitarbeiter stehen im Zentrum aller Bemühungen

Dennoch: Mit neuen Kollegen ist nichts gewonnen, wenn man die bestehenden Mitarbeiter auf dem Weg dorthin verliert. Deswegen haben unsere Angestellten während der Krise oberste Priorität. Bei über 250 Arbeitnehmern ist es jedoch keine leichte Aufgabe, allen gerecht zu werden. Ein Beispiel: Der Großteil unserer Angestellten stammt nicht aus Deutschland. Deshalb hatten einige die Sorge, dass sie in einem Land dessen Sprache sie nicht beherrschen, krank werden könnten. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, einen externen Beratungsservice zu beauftragen, der auf Fragen und Sorgen im Kontext zu Covid-19 spezialisiert ist. Dadurch haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit professionelle Beratungsleistungen jederzeit und vor allem anonym, in Anspruch zu nehmen. Die Mitarbeiter haben zudem ein Prozesshandbuch mit Handlungsempfehlen, internen Kontaktpersonen für spezifische Fragestellungen und Hilfsangeboten erhalten. Außerdem bieten wir seit Anfang an unterschiedliche digitale Kommunikationskanäle an: Von virtuellen Treffpunkten zum informellen und arbeitsgebundenen Austausch, bis hin zu virtuellen Coffee Dates, die das Miteinander stärken sollen und ausschließlich dem sozialen Austausch dienen. Als Soforthilfe haben wir allen Mitarbeitern ein Budget zur Verfügung gestellt, damit sie ihren Heimarbeitsplatz einrichten und somit besser von zuhause aus arbeiten können.

Zudem war uns sehr wichtig, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass sie – insbesondere dann, wenn sie auf anderen Ebenen stark gefordert werden – nicht ihr volles Arbeitspensum leisten müssen und trotzdem ihr volles Gehalt erhalten. Das war uns vor allem bei Eltern sehr wichtig, die aufgrund der Situation Gefahr laufen, schnell an ihre Belastungsgrenzen zu stoßen. Wir haben jedoch festgestellt, dass viele Mitarbeiter verunsichert sind, ob und inwiefern sie von dem Angebot tatsächlich Gebrauch machen können.

Aktive Entlastung der Mitarbeiter durch das Management

Wenn die Mitarbeiter zögern, ist es manchmal notwendig einzugreifen, um die Situation für alle zu verbessern. Wir haben uns dafür entschieden, alle anfallenden Aufgaben zu priorisieren, um die Teams zu entlasten. Dabei haben wir uns folgende Fragen gestellt: Welche Aufgaben müssen unmittelbar erledigt werden, um den Betrieb am Laufen zu halten? Welche Aufgaben können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden? Welche Aufgaben können erst einmal ganz pausiert werden? Dadurch wird der Workload deutlich reduziert, wodurch die Mitarbeiter unmittelbar entlastet werden.

In Krisen muss jedes Unternehmen seinen individuellen Weg finden, mit ungewissen Situationen umzugehen. Basierend auf unseren Erfahrungen ist es jedoch essenziell nicht nur darauf zu warten, dass Krisen vorübergehen, sondern Strategien zu entwickeln, mit ihnen umzugehen und sie proaktiv mitzugestalten. Besonders das HRM sollte während solcher Phasen noch sichtbarer und präsenter sein, in den Dialog mit den Mitarbeitern gehen und auch gezielt auf die Bedürfnisse und Sorgen dieser eingehen.

Außerdem hat sich für uns bestätigt, dass die Offenheit des Managements eine sehr wichtige Rolle spielt. Wir mussten zum Beispiel hin und wieder zugeben, dass wir nicht immer und sofort die richtige Lösung für jedes Problem parat haben. Unser Eindruck ist, dass wir durch den transparenten und ehrlichen Umgang das Vertrauen der Mitarbeiter in uns stärken konnten. Wenn wir nach fünf Monaten Bilanz ziehen, sind wir zufrieden: Die Fluktuation ist auf einem normalen Level und gleichzeitig ist es uns gelungen, trotz der herausfordernden Situation, neue Talente für das Unternehmen zu gewinnen.