5 Tipps für erfolgreiches Onboarding

Tipps für erfolgreiches Preboarding und Onboarding.
© gettyimages / LightFieldStudios

Immer wieder kommt es vor, dass neue Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen. Richtiges Pre- und Onboarding kann das verhindern.

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiter rückt langsam näher und immer noch keine Nachricht von der neuen Arbeitsstelle – Nervosität und Unbehagen machen sich breit: „Wissen die überhaupt noch, dass ich schon bald komme?“ „Wann und wo soll ich eigentlich am ersten Tag erscheinen?“ Ein schlecht durchgeführtes Onboarding sät bereits vor dem Eintritt ins Unternehmen erste Zweifel, im schlimmsten Fall sagt der Kandidat wieder ab, bevor er seinen neuen Job überhaupt begonnen hat. Auch die Haufe Onboarding-Studie 2019 bestätigt diese Beobachtungen: Jedes dritte Unternehmen hat damit zu kämpfen, dass Bewerber bereits zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag wieder abspringen.

Haufe Onboarding Studie, Preboarding und Fluktuation
Quelle: Haufe Onboarding Studie 2019

In der zunehmend volatilen Arbeitswelt wird ein strukturiertes On- und Preboarding (direkt nach Vertragsunterschrift) immer wichtiger. Personaler und Führungskräfte unterschätzen dennoch häufig, wie wichtig der erste Eindruck und die soziale Integration sind. Denn von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf sowie der Unternehmens- und Willkommenskultur hängt schließlich auch ab, wie engagiert und motiviert sich ein neuer Mitarbeiter einarbeitet und ins Team integrieren wird. Gelingt dies, dann kann der neue Kollege in kürzerer Zeit einen echten Mehrwert für das Unternehmen generieren.

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Vor allem die stark umworbenen Young Professionals suchen nach Arbeitgebern, die zu ihren Wertvorstellungen und Arbeitsweisen passen. Das Problem: Die wenigsten Young Talents sind bereits mit dem geregelten Berufsalltag vertraut, sie brauchen Eingewöhnungszeit und Unterstützung. Um das Onboarding erfolgreich zu gestalten, sollte von Beginn an die soziale Integration ins Team gefördert werden. Es lohnt sich, Talents vor dem ersten Arbeitstag „Stück für Stück“ Informationen zum neuen Arbeitsleben zu übermitteln. Wichtig ist auch, Ihnen einen Paten, der bereits eine ähnliche Situation erlebt hat, zur Seite zu stellen. An diesen kann sich der neue Mitarbeiter dann mit Problemen wenden, die mit dem Eintritt ins Berufsleben einhergehen können.

Der verlorene Sohn: Reboarding

Aber nicht nur Young Professionals müssen mit gezielten Onboarding-Maßnahmen angesprochen und abgeholt werden. Viele Unternehmen schenken einer durchdachten Einarbeitung bei internen Stellenwechseln oder Wiedereinstieg nach der Elternzeit – kurz dem Reboarding – zu wenig Beachtung. Häufig setzen sie voraus, dass der Mitarbeiter das Unternehmen bereits kennt und ein strukturierter Onboarding-Prozess schlichtweg übertrieben oder überflüssig ist. Dies ist ein Fehler, denn bei einem missglückten Einarbeitungs- und Integrationsprozess sind die Kosten bei einer erforderlichen (Wieder-) Einstellung nicht geringer als bei einer Einstellung von Extern. Und der mögliche Imageschaden ist noch größer, da der Mitarbeiter bereits sehr gut im Unternehmen vernetzt ist und seine Enttäuschung ins Unternehmen trägt.

Was können Unternehmen tun, um Onboarding richtig umzusetzen

Zunächst ist es wichtig, die Dringlichkeit und Chance eines guten Onboardings zu verstehen. Laut der aktuellen Onboarding-Studie haben Personaler bisher unterschätzt, wie wichtig gutes Onboarding ist. Neben Infomaterialien und internen Schulungen können folgende Ideen helfen, neue Mitarbeiter sanft in den neuen Berufsalltag und die Unternehmenskultur einzugliedern:

1. Welcome Day

In größeren Unternehmen finden üblicherweise in den ersten Tagen Begrüßungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter statt, die ungefähr zeitgleich neu anfangen. An einem gemeinsamen „Welcome Day“ kann das Unternehmen allen Newbies die Firmenkultur, das Produktportfolio und abteilungsübergreifende Regelungen vorstellen. Somit fördert die Firma schon zu Beginn das Networking über Abteilungsgrenzen hinaus.

2. Onboardee-Networking-Circles

Die Einrichtung eines „Onboardee-Networking-Circles“ bietet eine gute Möglichkeit zur Vernetzung. Solche Netzwerke unter Neuankömmlingen halten sich oft sehr lange und bieten die Möglichkeit zu abteilungsübergreifendem Austausch.

3. Richtiges und regelmäßiges Feedback

In regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige Performance des Mitarbeiters. Hier vereinbart der Vorgesetzte gemeinsam mit dem Mitarbeiter Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Feedback sollte dabei als konstruktive Rückmeldung verstanden werden, die der neue Mitarbeiter vom Feedbackgeber zu seinem Verhalten und seinen Arbeitsergebnissen bekommt.

4. Bereichsübergreifend entwickelter Onboarding-Prozess

Um den neuen Mitarbeitern den Einstieg so leicht wie möglich zu machen, ist ein professioneller und strukturierter Onboarding-Prozess unabdingbar, der fest im Unternehmen verankert ist. Idealerweise entwickeln ihn Vertreter aller beteiligten Bereiche gemeinsam (zum Beispiel HR, Fachvorgesetzte, Teamkollegen, IT, Einkauf, Facility Management, Projektmitglieder und so weiter). So werden die Sichtweisen aller Beteiligten berücksichtigt und alle Aufgaben für eine begeisternde „Onboarding Journey“ des neuen Mitarbeiters können verteilt werden.

5. Digitales Onboarding: Nicht nur für „Digital Natives“

Die digitale Transformation hat längst auch HR erreicht. Unternehmen sollten gelungenes Mitarbeiter-Onboarding immer aus Sicht verschiedener Dimensionen betrachten: Aus dem Blickwinkel der Mitarbeiter, der Sicht der Organisation und einer möglichen technologischen Unterstützung. Damit jeder Beteiligte beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters weiß, wer was wann zu tun hat, ist es hilfreich, wenn eine Software die verschiedenen Prozesse digital anstößt und überwacht. Dies ist in vielen Unternehmen noch längst kein Standard. Nur 12 Prozent setzen bislang auf Software-Unterstützung. Die Vorteile einer digitalen Lösung liegen auf der Hand: Verschiedene Personen können die einzelnen Aufgabenpakete Schritt für Schritt abarbeiten und kontrollieren. Neben dieser Workflow-Unterstützung können relevante Informationen, Aufgaben oder News optimal zeitpunktgesteuert ausgespielt werden.

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